Dokumentenmanagement (DM) bezeichnet die Verwaltung und Organisation elektronischer Dokumente mithilfe von Datenbanken. Auch ursprünglich in Papierform vorliegende Unterlagen können durch Scannen in elektronische Speicher übertragen werden. Im Englischen wird oft von „document management“ gesprochen, wobei der Fokus stärker auf Dateiformaten, Check-in- und Check-out-Funktionen sowie versionierter und revisionssicherer Ablage liegt. Ein wichtiges Ziel ist die strukturierte Verwaltung und Ablage aller Informationen, damit sie schnell und einfach wiedergefunden und für Geschäftsprozesse genutzt werden können. DM-Software – auch DMS (Document Management System) genannt – ermöglicht dabei die effiziente Organisation verschiedener Datenquellen, etwa E-Mails, Geschäftsbriefe oder digitale Personalakten.
Ein Dokumentenmanagementsystem führt Informationen aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zusammen und macht sie zentral verfügbar. Typische Einsatzbereiche sind:
Dokumentenmanagementsysteme sind mehr als bloße Ablagen. Sie decken den gesamten lebenszyklusorientierten Prozess für verschiedene Dokumententypen (Formulare, Bescheinigungen etc.) ab und unterstützen:
Scanvorgänge integrieren analog vorliegende Dokumente, indem diese digitalisiert, indexiert und häufig per Barcode oder OCR-Technologie in das System eingepflegt werden. Dadurch lässt sich zum Beispiel eine revisionssichere Ablage realisieren, etwa für E-Mails direkt aus einem Mail-Programm wie Outlook. Viele DMS bieten zudem Funktionen zur Dokumentenerstellung und zum Export in gängige Formate (z. B. PDF). So entstehen einheitliche Prozesse für Erstellung, Speicherung, Verteilung und Freigabe von Dokumenten.
Im betrieblichen Alltag ist das DMS oft eng mit Bereichen wie Controlling, Finanzen, Vertrieb oder Einkauf verzahnt. Verträge, Produktionsschritte und Kosten können digital abgebildet, Freigabe- und Folgeprozesse automatisch angestoßen und Aufgaben an zuständige Mitarbeiter verteilt werden. Über Rollen- und Berechtigungskonzepte lassen sich Datenschutzanforderungen, etwa im Kontext der DSGVO, umsetzen. Gleichzeitig werden Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten durch das System unterstützt, da Fristen und Termine automatisiert verwaltet werden können. Zentrales Element ist die elektronische Akte, in der alle relevanten Dokumente an einer Stelle gebündelt sind. Diese Struktur erlaubt das schnelle Auffinden, Bearbeiten und Archivieren wichtiger Informationen.
Unter einem Dokument versteht man einen Informationsträger, in dem ein bestimmter Gedanke oder Inhalt schriftlich festgehalten wird. In einer erweiterten Bedeutung gehören dazu auch Fotografien, Grafiken, Tabellen, Videos oder Tonaufnahmen. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, diese Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg aktuell, zugänglich und sinnvoll strukturiert vorzuhalten.
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