KI-Auftragserfassung für Speditionen · entwickelt in Walldorf

Aus E-Mails werden TMS-Aufträge.

MHV Systems entwickelt GM-DocuStream. Die Software liest eingehende Transportaufträge aus, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und legt sie in Ihrem Speditionsprogramm an. Ihre Disposition prüft und gibt frei.

Live-Demo buchen Einsparpotenzial berechnen 15 Minuten · kostenlos · unverbindlich

DSGVO-konformHosting in DeutschlandIm Einsatz bei 50+ Speditionen

Live-PipelineIn Betrieb

Posteingang

parse

Extrahierte Felder

date✓

pickup✓

dropoff✓

load✓

ref✓

write

SpeditionsprogrammCarLo

order

Date

From

To

Cargo

Ref

An TMS senden

Diese Speditionen erfassen ihre Aufträge mit GM-DocuStream

Ein typischer Vormittag

06:00

Das Postfach gibt den Takt vor.

Manuelle Erfassung bestimmt den gesamten Dispositionstag: Formate müssen sortiert werden, Aufträge stauen sich, und kleine Fehler werden später teuer.

Mehr Aufträge sollten mehr Geschäft bedeuten. Nicht mehr Tipparbeit.

06:00

Jeder Auftrag kommt anders an.

Als PDF-Anhang, als Excel-Tabelle oder als Freitext in der E-Mail. Alles muss sortiert werden, bevor die Erfassung beginnt.

3 Formate

08:30

Der Rückstau wird zur Priorität.

47 Aufträge warten bereits, während die Dispo eigentlich Touren planen sollte.

47 offen

09:00

Die Morgenspitze vervielfacht jeden Handgriff.

Das Dreifache des normalen Volumens trifft innerhalb einer Stunde ein.

3× Volumen

11:40

Ein kleiner Fehler ist oft schon im Prozess.

Falsches Gewicht, vertauschte PLZ oder fehlende Referenz werden zu spät bemerkt.

Fehler erkannt

Was die Software übernimmt

Lesen, prüfen, anlegen. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.

Unterschiedliche Dateiformate, kundenspezifische Regeln, Stammdatenprüfung und die Übergabe an Ihr Speditionsprogramm laufen in einem Prozess.

Erkennung

Jedes Auftragsformat im Griff

Neue Aufträge werden automatisch erkannt, ob als E-Mail, PDF oder Excel-Datei.

Genauigkeit

Geprüft, bevor etwas eingetragen wird

Adressen, Waren, Mengen und Referenzen werden gegen Ihre Stammdaten geprüft.

Integration

Für Ihr TMS gebaut

Saubere Auftragsdaten landen in CarLo, WinSped, M3, SpediPro und weiteren Systemen.

Freigabe

Jeder Auftrag wird vom Disponenten geprüft

Die Software bereitet den Auftrag vollständig vor, Ihr Disponent prüft und gibt frei. So bleibt die Kontrolle bei Ihrem Team.

Kontrolle

Fehlende Pflichtfelder werden markiert

Fehlt eine Angabe oder passt ein Wert nicht zu den Stammdaten, sieht der Disponent es sofort. Die letzte Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.

Integrationen

Für das Speditionsprogramm gebaut, das Sie schon haben.

Wir verwenden die Standardschnittstellen Ihrer bisherigen Software. Jede Anbindung hat eine eigene Seite mit den technischen Details.

IntegrationGM-DocuStream

Fortras 100 / BORD512 + 20 weitere Systeme auf Anfrage. Ihr TMS ist nicht dabei?

Ihre Zahlen

Was kostet Sie die manuelle Auftragserfassung wirklich?

Vier Werte eingeben, das Ergebnis aktualisiert sich sofort. Rechnen Sie kurz selbst, ob sich Automatisierung bei Ihrem Volumen lohnt.

EingabeIn Betrieb

Aufträge pro TagÜber alle Postfächer

Minuten pro Auftrag (manuell)Ø Erfassungsdauer

Arbeitstage pro MonatDispo-Betrieb

Personalkosten pro Stunde (€)Inkl. Lohnnebenkosten

Tarif wählen

Starter499 €/Mo≈ 800 Aufträge/Mo Professional699 €/Mo≈ 2.000 Aufträge/Mo Business1.399 €/Mo≈ 5.000 Aufträge/Mo

Angegeben sind die laufenden monatlichen Kosten. Je nach Speditionsprogramm kommt einmalig eine Einrichtungsgebühr hinzu.

Ihr Ergebnis pro Monat

Manuelle Kosten heute–Versteckte Prozesskosten · – Stunden

Kosten mit GM-DocuStream–Restaufwand Personal + Tarif + ggf. Übernutzung

Netto-Ersparnis–Pro Jahr ≈ –

Amortisation–Arbeitstage bis Break-even

Eigenes Einsparpotenzial in 15 Minuten prüfen kostenlos · unverbindlich

Entwickelt in Walldorf

Im Einsatz bei über 50 Speditionen.

Darstellung schematisch.

Zeitersparnis90%

Weniger Aufwand bei der Erfassung

Ø Monatseinsparung5.000€

Pro Dispo-Team

Aufträge / Monat120k+

Über alle Kunden verarbeitet

Speditionen50+

Setzen GM-DocuStream ein

Durchschnittswerte aus Kundenprojekten von MHV Systems. Die tatsächliche Einsparung hängt von Auftragsvolumen, Dokumentqualität, Speditionsprogramm und Abläufen ab und ist keine Zusage für Ihren Betrieb.

Schneller Selbstcheck

Passt GM-DocuStream zu Ihrer Spedition?

Die Software ist am stärksten, wenn täglich viele Aufträge per E-Mail, PDF oder Excel eintreffen und Ihre Dispo diese Daten heute noch manuell ins TMS überträgt.

Passt gut, wenn …

Sie viele Aufträge per E-Mail, PDF oder Excel erhalten.
Ihre Dispo Daten manuell ins Speditionsprogramm tippt.
Sie Ihr bestehendes TMS behalten möchten.

Eher nicht, wenn …

Sie nur wenige Aufträge pro Woche erfassen.
Ihre Kunden bereits vollständig strukturierte Daten liefern.
Sie derzeit kein Speditionsprogramm im Einsatz haben.

Passt? Dann Termin aussuchenWenn nicht, sagen wir es Ihnen im Gespräch offen.

Unternehmen

Ein Hersteller aus Walldorf. Kein Ticketsystem.

MHV Systems GmbH entwickelt, hostet und betreut GM-DocuStream vollständig in Deutschland. Vom ersten Gespräch bis in den laufenden Betrieb haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihr Projekt kennt.

Entwickelt und betrieben in Walldorf bei Heidelberg, mitten in einer der wichtigsten Logistikregionen Deutschlands.

Sie sind TMS-Hersteller oder Berater? Wir integrieren über Standardschnittstellen und arbeiten mit Partnern zusammen. Kontakt aufnehmen

Einführung in 4 Schritten

Woche 1

Kickoff & Analyse

Dokumenttypen und TMS-Anforderungen gemeinsam definieren.

Woche 2–3

Setup & Einlernphase

Die Software wird auf Ihre Dokumentlayouts, Stammdaten und Regeln eingerichtet. In dieser Phase arbeiten wir aktiv mit: Sonderfälle, kundenspezifische Vorgaben und die Feinheiten Ihrer Abläufe fließen ein, bis die Erkennung zuverlässig sitzt.

Vor Ort

Testphase

Live-Test mit echten Dokumenten, inklusive Schulung der Disponenten.

Go-Live

Produktivbetrieb

Kein manuelles Abtippen mehr. Die Freigabe bleibt im Prozess.

Start in einer Woche für ausgewählte TMS. Standard-Einführung: maximal sechs Wochen.

Häufige Fragen

Antworten für Dispo, Geschäftsführung und IT.

Die Fragen, die wir am häufigsten von Disponenten und Geschäftsführern hören.

Was macht GM-DocuStream anders als andere Programme?

Die meisten Tools lesen nur Daten aus und exportieren sie in Excel. GM-DocuStream legt den Auftrag direkt in Ihrem Speditionsprogramm an. Keine Nacharbeit, kein Kopieren, keine Zwischenlösung.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Die Software liest E-Mails und Anhänge per KI aus und prüft alle Werte gegen Ihre Stammdaten. Adressen, Mengen, Lade- und Lieferorte werden kontrolliert, bevor etwas eingetragen wird.

Warum gibt es eine Einlernphase, wenn die KI ohnehin liest?

Die KI liest von Anfang an. In der Einlernphase geht es um das, was in keinem Standard steht: Regeln einzelner Kunden, Besonderheiten Ihrer Stammdaten, Sonderfälle in Ihren Abläufen. Wir begleiten die ersten Wochen aktiv, prüfen Ergebnisse gemeinsam mit Ihrer Dispo und passen die Konfiguration an, bis die Aufträge so im System landen, wie Ihr Team sie braucht.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM-DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden dort eingetragen, wo Sie bisher manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Regeln, Felder und Schnittstellen werden auf Ihr Tagesgeschäft eingerichtet.

Kann das System mit unserem Wachstum mithalten?

Ja. Ob 20 Aufträge am Tag oder mehrere Tausend, die Verarbeitung skaliert mit.

Wie lange dauert die Einführung?

Für ausgewählte Speditionsprogramme ist der Start in einer Woche möglich. Die Standard-Einführung dauert maximal sechs Wochen, inklusive Schulung.

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15 Minuten. Ein klares Bild Ihres Einsparpotenzials.

Wir zeigen Ihnen am Beispiel Ihrer eigenen Aufträge, wie viel Zeit GM-DocuStream pro Tag einspart.

15 Minuten, per Microsoft Teams
Kostenlos und unverbindlich
Wenn Sie möchten, zeigen wir die Erfassung an Ihren eigenen Auftragsmails

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oderinfo@mhv.systems+49 6227 69 88 69 0