AUFTRAGSERFASSUNG AUTOMATISIEREN – OHNE ZUSÄTZLICHES PERSONAL

Weniger Dateneingabe. Mehr Zeit für Disposition.

Statt Transportaufträge manuell aus E-Mails, PDFs oder Excel-Dateien in Ihr TMS zu übertragen, übernimmt GM-DocuStream die zeitaufwendige Datenerfassung für Sie. Die KI liest eingehende Aufträge aus, gleicht Stammdaten automatisch ab und bereitet die Daten für CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog und weitere Systeme vor.
Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch die Ergebnisse und können sich wieder auf Tourenplanung, Kundenservice und operative Entscheidungen konzentrieren.

Weniger Abtippen. Mehr Wertschöpfung.

Jede Minute manueller Dateneingabe fehlt bei der Disposition. GM-DocuStream übernimmt die Erfassung von Auftragsdaten und reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 90 %.

Wächst mit Ihrem Auftragsvolumen.

Ob 20 oder 2.000 Dokumente pro Tag: Die Erfassungsqualität bleibt konstant. Neue Kundenlayouts, zusätzliche Auftragsmengen oder saisonale Peaks führen nicht automatisch zu mehr Personalaufwand.

So funktioniert die KI-Auftragserfassung

Ein Mann mit grünlicher Weste und beigefarbener Mütze steht in einem Lagerhaus und hält ein Tablet in den Händen.

AUFTRAGSERFASSUNG AUTOMATISIEREN – OHNE PROZESSBRUCH

E-Mail rein. Auftrag bereit zur Freigabe.

Transportaufträge kommen weiterhin per E-Mail, PDF, Excel-Datei oder Freitext bei Ihnen an. GM-DocuStream liest die Dokumente automatisch aus, erkennt relevante Auftragsdaten und bereitet den Vorgang für die Freigabe vor. Ihr Team prüft nur noch das Ergebnis und bestätigt den Auftrag mit einem Klick.

Keine Umstellung Ihrer Prozesse

Ihre Auftraggeber arbeiten weiter wie gewohnt. Aufträge kommen per E-Mail, PDF oder Excel-Datei. GM-DocuStream greift direkt dort ein, wo der Prozess heute beginnt – im Posteingang.

Ihr Disponent behält die Kontrolle

Alle erkannten Daten werden übersichtlich im Dashboard dargestellt. Adressen, Referenzen, Gewichte und weitere Auftragsdaten können geprüft, korrigiert und anschließend freigegeben werden.

Direkte Übergabe an Ihr TMS

Nach der Freigabe werden die Auftragsdaten strukturiert für CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog und weitere Systeme bereitgestellt. Manuelles Abtippen und Copy-&-Paste entfallen vollständig.

Live-Demo anfordern

GM-DocuStream Benutzeroberfläche der Dokumentenverwaltung mit einer Liste von PDF-Dateien, deren Dateigröße, Status, Hochgeladen von und Erstellungsdatum in einer Tabelle.

SCHNELL EINGEFÜHRT. PERSÖNLICH BEGLEITET.

Von den ersten Testaufträgen bis zum Go-Live – wir begleiten Sie persönlich.

Die meisten Speditionen gehen zunächst davon aus, dass die Einführung einer KI-Lösung ein großes IT-Projekt ist. In der Praxis ist häufig das Gegenteil der Fall: GM-DocuStream ist in vielen Fällen innerhalb von weniger als zwei Wochen produktiv einsatzbereit. Für die Einführung benötigen Sie weder ein eigenes Entwicklerteam noch umfangreiche IT-Ressourcen. Wir übernehmen die technische Einrichtung, begleiten die Testphase und unterstützen Ihr Team bis zum erfolgreichen Go-Live.
‍
✓ Produktivstart im Regelfall in weniger als 2 Wochen
✓ Keine eigene IT-Abteilung erforderlich
✓ Persönlicher Ansprechpartner während des gesamten Projekts
✓ Schulung inklusive

Analyse Ihrer Aufträge & Prozesse

Gemeinsam prüfen wir typische E-Mails, PDFs, Excel-Dateien und Freitextaufträge aus Ihrem Tagesgeschäft. So stellen wir sicher, dass GM-DocuStream exakt auf Ihre Anforderungen und Ihr TMS abgestimmt wird.

Einrichtung & Anbindung

Die Einführung erfolgt mit minimalem Aufwand auf Ihrer Seite. Während wir die technische Einrichtung und Anbindung übernehmen, benötigen wir von Ihnen meist nur einige Beispielaufträge sowie einen Ansprechpartner für organisatorische Rückfragen.Die Einführung erfolgt mit minimalem Aufwand auf Ihrer Seite. Während wir die technische Einrichtung und Anbindung übernehmen, benötigen wir von Ihnen meist nur einige Beispielaufträge sowie einen Ansprechpartner für organisatorische Rückfragen.

Testphase mit echten Dokumenten

Wir testen GM-DocuStream mit Ihren realen Aufträgen. Ihre Disponenten prüfen die Ergebnisse direkt im Dashboard und geben Feedback. So entsteht Schritt für Schritt ein System, das zu Ihren Abläufen passt.

Go-Live & persönliche Betreuung

Nach erfolgreicher Testphase startet der Produktivbetrieb. Auch danach stehen wir Ihnen persönlich zur Seite und unterstützen bei Fragen, neuen Dokumenttypen oder Prozessanpassungen.

BRANCHENEXPERTISE TRIFFT TECHNOLOGISCHE INNOVATION

Warum sich Logistikunternehmen für MHV Systems entscheiden.

Ausschließlich für Logistik entwickelt

Während viele Anbieter generische OCR- oder KI-Lösungen anbieten, wurde GM-DocuStream speziell für Speditionen, Transporteure und Logistikunternehmen entwickelt. Deshalb versteht das System die Prozesse hinter den Dokumenten – nicht nur den Text darauf.

100 % Made in Germany – Maximale Datenhoheit

Entwicklung, Hosting und Support erfolgen vollständig in Deutschland – ohne Outsourcing oder Kontrollverlust. Das garantiert Ihnen höchste Qualitätsstandards, volle DSGVO-Konformität sowie Hosting in deutschen Rechenzentren für maximale Sicherheit Ihrer sensiblen Auftragsdaten.

Mit Ihrem Unternehmen skalierbar

Ob 20 oder 2.000 Aufträge pro Tag – GM-DocuStream wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Dokumenttypen, zusätzliche Standorte oder steigende Volumina lassen sich ohne Prozessbruch integrieren.

Mann in kariertem Hemd sitzt am Schreibtisch und schaut gelangweilt auf einen Computerbildschirm, im Hintergrund steht ein blauer LKW.

Arbeitsplatz mit verstreuten Finanzberichten, Diagrammen, Stiften, Laptop, Kaffeetasse und einer kleinen Pflanze auf einem Holztisch.

WENIGER TIPPARBEIT. MEHR ZEIT FÜR WERTSCHÖPFUNG.

Ihre Disponenten wurden für Disposition eingestellt. Nicht zum Abtippen von Aufträgen.

Täglich verbringen Disponenten wertvolle Arbeitszeit mit dem Öffnen von E-Mails, dem Suchen relevanter Informationen und der manuellen Eingabe von Auftragsdaten. Diese Zeit fehlt dort, wo echte Wertschöpfung entsteht: in der Tourenplanung, Kundenbetreuung und operativen Steuerung.
‍
GM-DocuStream übernimmt die Datenerfassung, während Ihr Team die Kontrolle behält.

Bis zu 90 % weniger Erfassungsaufwand

E-Mails, PDFs, Excel-Dateien und Freitextaufträge werden automatisch ausgelesen und für die Freigabe vorbereitet. Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch das Ergebnis statt jeden Auftrag manuell zu erfassen.

Weniger Rückfragen & höhere Datenqualität

Adressdaten, Referenzen und Stammdaten werden automatisch validiert. Fehlerhafte oder unvollständige Informationen werden frühzeitig erkannt, bevor sie in Ihrem TMS landen.

Mehr Aufträge ohne zusätzliches Personal

Steigende Sendungsmengen bedeuten nicht automatisch steigenden Verwaltungsaufwand. Mit GM-DocuStream verarbeitet Ihr Team deutlich mehr Aufträge mit derselben Mannschaft.

Viele Kunden erreichen ihren ROI bereits innerhalb der ersten Monate durch eingesparte Erfassungszeit und reduzierte Fehlerkosten.

Mehr über Nutzen und Kosteneinsparung erfahren

Viele Anbieter liefern Software. Wir begleiten die Einführung, den Go-Live und den laufenden Betrieb persönlich.

Langfristig entlasten statt kurzfristig digitalisieren.

Persönlicher Ansprechpartner statt Ticketsystem

Sie sprechen nicht mit wechselnden Hotlines oder anonymen Support-Teams. Vom Onboarding bis zum laufenden Betrieb haben Sie feste Ansprechpartner, die Ihre Prozesse und Anforderungen kennen.

Wachsen ohne zusätzliche Sachbearbeiter

Wachsen Sie digital, nicht personell. Unsere Lösung hilft Ihnen, steigende Auftragsvolumina mit der bestehenden Mannschaft zu bewältigen, indem sie manuelle Routineaufgaben vollständig eliminiert. So verschlanken wir Ihre Prozesse und schaffen echte Wettbewerbsvorteile.

Hosting in Deutschland. Volle Datenkontrolle.

Verlassen Sie sich auf hochstabile Systeme, die speziell für die Hochfrequenz-Logistik entwickelt wurden. Durch das Hosting in Deutschland und eine Architektur „Made in Germany“ garantieren wir höchste Datensicherheit und volle DSGVO-Konformität.

Planbare Kosten statt starrer Pakete

Unsere Tarife enthalten bereits großzügige DST-Kontingente für die tägliche Verarbeitung Ihrer Dokumente. So wissen Sie jederzeit, welche Kosten entstehen. Bei Wachstum skalieren Sie flexibel mit transparenten Übernutzungsregeln.

KLARHEIT FÜR ENTSCHEIDER – VON DER DISPO BIS ZUR IT

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Wie viel Zeit sparen unsere Disponenten tatsächlich?

Die meisten Speditionen nutzen GM-DocuStream, um den manuellen Aufwand bei der Auftragserfassung deutlich zu reduzieren. E-Mails, PDFs, Excel-Dateien und Freitextaufträge werden automatisch ausgelesen und für die Freigabe vorbereitet. Statt Aufträge manuell abzutippen, prüfen Ihre Mitarbeiter nur noch die vorgeschlagenen Daten. Dadurch reduzieren viele Kunden ihren Erfassungsaufwand um bis zu 90 %.

Funktioniert GM-DocuStream mit CarLo, WinSped, M-Ware oder unserem TMS?

Ja. GM-DocuStream wurde speziell für die Transport- und Logistikbranche entwickelt und unterstützt marktführende Systeme wie CarLo, WinSped, Dr. Malek, Komalog, SpediPro und viele weitere. Die Anbindung erfolgt über bestehende Schnittstellen, sodass Ihre Mitarbeiter weiterhin im gewohnten TMS arbeiten können.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM-DocuStream ergänzt Ihre bestehende Softwarelandschaft. Ihr TMS bleibt unverändert im Einsatz. Die Lösung automatisiert lediglich den Schritt zwischen Auftragseingang und Auftragserfassung und übergibt die Daten anschließend strukturiert an Ihr bestehendes System.

Wie läuft die Auftragserfassung mit KI konkret ab?

Eingehende E-Mails und Dokumente werden erkannt und analysiert. Die KI extrahiert relevante Informationen wie Lade- und Entladestellen, Referenzen, Gewichte, Termine oder Ansprechpartner. Anschließend werden die Daten gegen Ihre Stammdaten geprüft und für die Freigabe vorbereitet. Ihre Disponenten kontrollieren das Ergebnis und bestätigen den Auftrag mit einem Klick.

Benötigen wir Templates oder feste Dokumentenvorlagen?

Nein. GM-DocuStream arbeitet layoutunabhängig. Die KI erkennt Informationen unabhängig davon, ob Aufträge als PDF, Excel-Datei, Word-Dokument oder direkt im E-Mail-Text eingehen. Neue Kunden oder veränderte Dokumentlayouts erfordern in der Regel keine aufwendige Template-Pflege.

Benötigen wir ein eigenes IT-Team?

Nein. Für die Einführung ist kein eigenes Entwicklerteam erforderlich. In vielen Projekten genügt ein Ansprechpartner aus dem Unternehmen oder ein externer IT-Dienstleister. Die technische Einrichtung, Anbindung und Konfiguration übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen.

Wie lange dauert die Einführung?

Die meisten Projekte sind innerhalb von weniger als zwei Wochen produktiv einsatzbereit. Abhängig vom TMS, den gewünschten Integrationen und den individuellen Anforderungen kann die Einführungszeit variieren. Während des gesamten Projekts begleitet Sie ein persönlicher Ansprechpartner von MHV Systems.

Können wir die Daten vor dem Import kontrollieren?

Ja. GM-DocuStream arbeitet nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip. Ihre Mitarbeiter behalten jederzeit die Kontrolle und können Daten vor der Übergabe ins TMS prüfen, anpassen und freigeben. Die Software unterstützt Ihre Disponenten – sie ersetzt sie nicht.

Für welche Speditionen eignet sich GM-DocuStream?

GM-DocuStream eignet sich besonders für Transport- und Logistikunternehmen, die regelmäßig Aufträge per E-Mail, PDF, Excel oder Freitext erhalten und ihren manuellen Erfassungsaufwand reduzieren möchten. Typische Kunden verarbeiten zwischen einigen hundert und mehreren tausend Dokumenten pro Monat.

Auftragserfassung automatisieren – ohne Ihre Prozesse umzustellen.