Funktionen · GM-DocuStream
Sechs Funktionen, die zusammen aus einer Auftragsmail einen geprüften Auftrag im TMS machen. Auf dieser Seite steht, wie jede davon arbeitet, was Ihre Disponenten davon sehen und wo die Grenzen liegen.
Eingang und Routing
GM-DocuStream greift nicht auf Ihr Postfach zu. Auftragsmails werden an ein Postfach von GM-DocuStream weitergeleitet oder im Dashboard hochgeladen. So landet nur im System, was ein Auftrag ist.
Weiterleitung
Der Disponent leitet die Auftragsmail ungeöffnet weiter, als Einzelmail oder als Sammelweiterleitung. Rückfragen, Werbung und interne Mails bleiben, wo sie sind.
Routing
Hinterlegte Regeln steuern, welche Verarbeitung ein Dokument bekommt: je Auftraggeber, Dokumenttyp oder Mandant. So laufen Sonderfälle einzelner Kunden automatisch richtig.
Status
Jeder Vorgang zeigt, wo er steht: wartet, in Verarbeitung, offen zur Prüfung, freigegeben. Die Original-E-Mail bleibt mit dem Vorgang verknüpft, auch bei hohem Volumen.
Lesen ohne Vorlage
Es gibt keine Vorlage je Kunde, die gepflegt werden muss. Ein neues Layout wird gelesen wie das bekannte. E-Mail-Text und Anhänge werden als eine Einheit betrachtet.
Formate
Digitale und gescannte PDFs, Excel- und CSV-Listen, Word-Dateien, Freitext in der E-Mail und Screenshots, etwa aus Kundenportalen.
Felder
Lade- und Entladestelle, Termine und Zeitfenster, Mengen, Gewichte, Packstücke, Referenzen, Temperatur- und Gefahrgutangaben. Welche Felder Pflicht sind, legen Sie fest.
Kontext
Steht ein Avis-Hinweis oder eine geänderte Zeit nur im E-Mail-Text, fließt sie in den Auftrag ein. Beim Prüfen liegt das Originaldokument direkt neben dem vorbereiteten Auftrag.
Prüfen und Validieren
Jedes erkannte Feld wird normalisiert, gegen Ihre Stammdaten abgeglichen und auf Vollständigkeit geprüft. Fehlende Pflichtfelder und doppelte Aufträge werden markiert, nicht still übernommen.
Normalisierung
Datums- und Zahlenformate, Einheiten, Länderkürzel und Adressbestandteile werden vereinheitlicht, etwa „Str.“ zu „Straße“, bevor geprüft wird.
Pflichtfelder
Welche Felder ein Auftrag braucht, ist je Auftraggeber und TMS hinterlegt. Fehlt eines, wird der Auftrag als offen markiert, bis der Disponent es ergänzt hat.
Dubletten
Schickt ein Kunde denselben Auftrag zweimal, erkennt das System das über Referenznummern, Vorgangs-IDs und Zeitfenster, markiert die Dublette und blockiert die zweite Anlage.
04 / 06 · Freigabe und Klärfälle
Im Dashboard steht der vorbereitete Auftrag neben dem Originaldokument. Der Disponent liest ihn gegen, korrigiert bei Bedarf und gibt mit einem Klick frei. Eine Markierung je Feld gibt es bewusst nicht: In der Praxis wäre das zu viel und würde die Prüfung verlangsamen.
Markiert wird dort, wo es zählt: bei der Zuordnung zu Ihren Stammdaten. Ist ein Kunde oder eine Adresse eindeutig erkannt, wird der Stammdatensatz automatisch gewählt. Ist die Zuordnung nicht sicher, steht „Überprüfung“ mit Vorschlägen aus Ihren Stammdaten, und der Disponent wählt aus. Fehlende Pflichtfelder und Dubletten werden ebenfalls markiert. Erst nach der Freigabe entsteht der Auftrag im TMS.
Freigabe durch den Disponenten, auf Wunsch im Vier-Augen-Prinzip
Aufträge, die ohne Freigabe in Ihr TMS gelangen
KI-Modelle
Welche KI-Modelle Ihre Dokumente lesen, legen wir gemeinsam fest: das eigene Modell von MHV Systems, ein europäischer Anbieter oder ein anderes Modell nach Ihren Vorgaben. Ihre Sonderregeln liegen in der Konfiguration von GM-DocuStream, nicht im Modell.
Auswahl
MHV Systems betreibt ein eigenes, für Logistikdokumente entwickeltes Modell. Daneben können Modelle externer Anbieter eingesetzt werden, auf Wunsch ausschließlich europäische. Datenschutzvorgaben, Erkennungsqualität und Kosten entscheiden.
Wechsel
Wird ein besseres Modell verfügbar, schlagen wir den Wechsel vor und setzen ihn erst nach Ihrer Zustimmung um, weil das datenschutzrechtlich relevant ist. Dashboard, Prüfung, Freigabe und Schnittstelle bleiben dabei unverändert.
Regeln
Welche Referenz in welches Feld gehört, welche Pflichtfelder ein Auftraggeber hat, wie Mengen umgerechnet werden: Das steht in Ihrer Konfiguration und gilt unabhängig vom Modell.
Übergabe und Audit-Trail
Nach der Freigabe stellt GM-DocuStream den Auftrag über die Schnittstelle Ihres Speditionsprogramms bereit. Die Original-E-Mail und das ausgelesene PDF werden mitgeliefert, und jeder Schritt davor ist protokolliert.
Schnittstellen
Der bewährte Weg: GM-DocuStream stellt einen SFTP-Server bereit, von dem Ihr TMS die fertigen Aufträge als XML, JSON oder CSV abholt. Bietet Ihr System eine API, wird der Auftrag direkt angelegt. Für neun Systeme gibt es fertige Anbindungen.
Dokumente
Die ursprüngliche E-Mail-Datei und das ausgelesene Dokument werden dem Auftrag angehängt und in die Dokumentenverwaltung Ihres TMS übergeben. Kein Dokument geht verloren, jede Angabe lässt sich am Original nachvollziehen.
Audit-Trail
Eingang, Erkennung, jede Korrektur und die Freigabe werden mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert. Der Verlauf ist je Auftrag einsehbar.
Zwei Funktionen im Detail
Häufige Fragen
Was Disponenten und IT-Leiter zur Arbeitsweise wissen wollen.
Nein. Sie leiten Auftragsmails an ein Postfach weiter, das GM-DocuStream bereitstellt, oder laden Aufträge im Dashboard hoch. Zugriff auf Ihr eigenes Postfach braucht die Software nicht.
Weil Ihre Disponenten entscheiden, was weitergeleitet wird, kommen solche Mails in der Regel gar nicht an. Landet doch einmal etwas ohne Auftrag im System, bleibt es als „Offen“ stehen und wird nicht ins TMS übergeben.
Gescannte PDFs und Fotos werden per Texterkennung gelesen. Der Disponent prüft das Ergebnis neben dem Original, bevor er freigibt; bei der Stammdaten-Zuordnung zeigt das Dashboard an, wo eine Überprüfung nötig ist.
Ja. Wenn ein Auftrag nicht wie erwartet gelesen wurde, lässt er sich im Dashboard erneut verarbeiten. Korrekturen werden protokolliert, das Original bleibt unverändert.
Ja. Jede Korrektur und jede Freigabe wird mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert. Der Verlauf ist pro Auftrag einsehbar.
Das legen wir gemeinsam fest: das eigene Modell von MHV Systems oder ein Anbieter nach Ihren Vorgaben, auf Wunsch ausschließlich europäische. Ein späterer Wechsel passiert nur mit Ihrem Einverständnis. GM-DocuStream selbst wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet.
Live-Demo
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Posteingang bis zum fertigen Auftrag in Ihrem TMS, gern an einer Auftragsmail, die Sie uns vorab schicken.
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