Funktion · Stammdatenlogik

Ein Kunde, viele Schreibweisen, ein Stammdatensatz.

Auftragsmails schreiben Firmen, Adressen und Referenzen selten so, wie sie in Ihrem TMS stehen. GM-DocuStream ordnet jede erkannte Angabe Ihren bestehenden Stammdaten zu und ergänzt fehlende Pflichtfelder daraus. Ist eine Zuordnung nicht sicher, steht sie zur Überprüfung. Angelegt wird nichts an Ihrem TMS vorbei, so entstehen keine Dubletten.

Live-Demo buchen Alle Funktionen 15 Minuten · kostenlos · unverbindlich

Stammdaten aus Ihrem TMSKeine DublettenIhr TMS bleibt führend

So kommt es in der Auftragsmail an

Hamburger Spedi, Stahltwiete 23, HH E-Mail-Text HAMBURGER SPEDITION GMBH & CO. KG PDF, Kopfzeile Hamb. Spedition, 22761 Hamburg Excel-Liste

↓

Hamburger Spedition GmbH & Co. KG Stahltwiete 23 · 22761 Hamburg · DE Kundennr. K-10482 · Debitor D-10482 · USt-ID ergänzt

So läuft der Abgleich

Vier Schritte von der Schreibweise im Auftrag zum Datensatz im TMS.

Grundlage sind immer Ihre eigenen Stammdaten. GM-DocuStream baut keine zweite Kundendatenbank auf.

01 · Import

Ihre Stammdaten kommen aus dem TMS.

Kunden, Adressen, Debitoren und Kreditoren, Artikel und Nummernkreise werden per SFTP oder API aus Ihrem Speditionsprogramm übernommen, als Voll- oder Delta-Export, auf Wunsch täglich. Jeder Mandant hat seine eigenen Stammdaten.

02 · Zuordnung

Schreibweisen werden auf den richtigen Datensatz geführt.

Abkürzungen, fehlende Rechtsformen, Sonderzeichen, Groß- und Kleinschreibung: Das Matching erkennt Varianten und liefert je Angabe den wahrscheinlichsten Treffer. Ist er eindeutig, wird der Stammdatensatz automatisch gewählt.

03 · Ergänzung

Pflichtfelder werden aus den Stammdaten gefüllt.

Kundennummer, Debitoren-ID, USt-ID, Standardadressen, Länder- und PLZ-Format: Was im Auftrag fehlt, aber im Stammdatensatz steht, wird ergänzt. Regelbasiert und je Mandant konfiguriert.

04 · Überprüfung

Unsichere Zuordnungen entscheidet der Disponent.

Ist die Zuordnung nicht sicher oder gibt es keinen passenden Datensatz, steht die Angabe im Dashboard auf „Überprüfung“, mit Vorschlägen aus Ihren Stammdaten. Der Disponent wählt den richtigen Datensatz aus. Einen neuen Kunden legen Sie wie gewohnt in Ihrem TMS an; GM-DocuStream legt keine Stammdaten an Ihrem System vorbei an. Jede Zuordnung ist protokolliert.

Umfang

Was zugeordnet wird, und was ergänzt wird.

Zugeordnet gegen Ihre Stammdaten

Auftraggeber, Absender und Empfänger mit Rechtsform und Schreibvarianten
Lade- und Entladestellen, auch wenn nur Name und Ort im Auftrag stehen
Adressen: Straße, Hausnummer, PLZ und Ort getrennt und normalisiert
Artikel und Packmittel, soweit im TMS gepflegt
Referenznummern gegen Nummernkreise und Formate

Ergänzt aus dem Stammdatensatz

Kundennummer, Debitoren- und Kreditoren-ID
USt-ID und weitere Pflichtfelder Ihres TMS
Länderkürzel und PLZ-Format nach Zielsystem
Hinterlegte Standardwerte je Auftraggeber, etwa feste Abladestellen oder Hinweise

Prüfung und Dubletten

Warum das wichtig ist

Eine Dublette im TMS kostet mehr als ein abgetippter Auftrag.

Doppelte Kunden und Adressen verfälschen Auswertungen, Abrechnung und Touren. Deshalb ordnet GM-DocuStream immer gegen Ihren Bestand zu und legt selbst keine Stammdaten an. Was nicht sicher zugeordnet werden kann, entscheidet der Disponent; ein wirklich neuer Kunde wird dort angelegt, wo er hingehört, in Ihrem TMS.

0

Stammdaten, die GM-DocuStream an Ihrem TMS vorbei anlegt

1 Quelle

Ihre Stammdaten im TMS bleiben das führende System

Häufige Fragen

Fragen zur Stammdatenlogik.

Wie kommen unsere Stammdaten in GM-DocuStream?

Per SFTP oder API aus Ihrem TMS, als Voll- oder Delta-Export, auf Wunsch täglich. Änderungen in Ihren Stammdaten stehen damit zeitnah für die Zuordnung bereit. Ihr TMS bleibt das führende System.

Was passiert, wenn ein Kunde eine Abkürzung oder die falsche Rechtsform schreibt?

Das Matching erkennt Varianten wie „Hamburger Spedi“ oder „Hamburger Spedition“ ohne Rechtsform und führt sie auf den hinterlegten Datensatz zurück. Ist der Treffer eindeutig, wird er automatisch gewählt; sonst steht er zur Überprüfung, und der Disponent wählt aus den Vorschlägen.

Legt die Software neue Kunden automatisch an?

Nein. GM-DocuStream legt keine Stammdaten in Ihrem TMS an. Findet sich kein passender Datensatz, wird das im Dashboard markiert, und Sie legen den Kunden wie gewohnt in Ihrem Speditionsprogramm an. Nach dem nächsten Stammdaten-Abgleich wird er automatisch zugeordnet.

Welche Felder werden aus den Stammdaten ergänzt?

Alles, was Ihr TMS für die Anlage braucht und im Stammdatensatz steht: Kundennummer, Debitoren- oder Kreditoren-ID, USt-ID, Länder- und PLZ-Format sowie hinterlegte Standardwerte je Auftraggeber.

Funktioniert das mit mehreren Mandanten oder Niederlassungen?

Ja. Jeder Mandant hat eigene Stammdaten und eigene Regeln für Zuordnung und Ergänzung. Die Zuordnung läuft immer gegen den Bestand des jeweiligen Mandanten.

Live-Demo

15 Minuten. Die Zuordnung an Ihren eigenen Kunden.

Bringen Sie eine Auftragsmail mit, bei der die Schreibweise vom TMS abweicht. Wir zeigen, wie GM-DocuStream sie zuordnet und was ergänzt wird.

15 Minuten, per Microsoft Teams
Kostenlos und unverbindlich
Wenn Sie möchten, zeigen wir die Erfassung an Ihren eigenen Auftragsmails

Kalender lädt nicht? Termin direkt bei Calendly wählen

oderinfo@mhv.systems+49 6227 69 88 69 0