AUFTRÄGE AUTOMATISCH ERFASSEN: VOM POSTEINGANG DIREKT INS TMS
Jeden Tag trudeln Aufträge per E-Mail bei Ihnen ein – mit PDFs, Excel-Listen, Screenshots oder Freitext. Und jeden Tag tippen Mitarbeiter Adressen, Referenzen und Positionen händisch ins System. Copy – Paste – Tippen – Prüfen. Immer wieder. Für jeden Auftrag.
Diese manuelle Auftragserfassung kostet 5–8 Minuten pro Auftrag, erzeugt Fehler, bremst die Disposition – und skaliert nicht. Denn mit jedem zusätzlichen Auftrag wächst auch der Aufwand.
Mehr Geschäft bedeutet aktuell nur mehr Stress. Das Problem: Während das TMS (hoffentlich) modern aussieht, ist der Eingangskanal der größte analoge Flaschenhals in Ihrer Prozesskette – und der Ursprung von Rückfragen, Verzögerungen und steigenden Kosten. Hier beginnt die Ineffizienz – bei der Erfassung, nicht im TMS.
Das Beste: GM-DocuStream funktioniert mit jedem Transport-Management-System. Ob moderne Plattformen wie CarLo oder ältere Systeme mit Fortras100-Schnittstelle – wir integrieren die automatisierte Auftragserfassung nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur.
5–8 Minuten manuelles Abtippen pro Auftrag. Und die Inbox wird trotzdem immer voller.
Zahlendreher, falsche Adressen, fehlende Daten. Die Folgen der händischen Erfassung: Rückfragen, Korrekturen, Stornos.
Mehr Aufträge? Mehr Aufwand. Ohne Automatisierung wächst der Stress in der Disposition linear mit jedem neuen Geschäft.
Informationen von der E-Mail ins TMS zu übertragen, ist technisch überholt. Jeder manuelle Übertragungsschritt ist eine potenzielle Fehlerquelle, die Ihre Datenqualität verschlechtert und Nacharbeiten provoziert.
E-Mail-Eingang → KI-Analyse → TMS-Transfer. In durchschnittlich nur 15 Sekunden verarbeitet GM-DocuStream den Auftrag – inklusive automatischer Prüfung gegen Ihre Stammdaten, Dubletten-Check und Plausibilitäts-Validierung.
GM-DocuStream überwacht Ihr zentrales Postfach. Eingehende Aufträge (PDF, Excel, E-Mail-Text oder sogar Screenshots) werden vollautomatisch erkannt. Das System ist unabhängig von Ihrem Mailsystem und benötigt keine aufwendige Konfiguration.
Hochmoderne KI-Technologie extrahiert alle relevanten Felder – von Absenderadressen über Referenznummern bis hin zu einzelnen Positionen. Unmittelbar danach erfolgt der Abgleich mit Ihren Stammdaten sowie eine logische Prüfung, um Fehler vorab auszuschließen.
Die geprüften Daten erscheinen übersichtlich in Ihrem Dashboard. Mit nur einem Klick geben Sie den Auftrag frei, der sofort per Schnittstelle in Ihrem TMS (z. B. CarLo, WinSped, M-Ware oder Komalog) angelegt wird.
.png)
GM-DocuStream fügt sich als intelligentes Bindeglied nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein. Vergessen Sie zeitaufwendiges manuelles Mapping oder das Erstellen starrer Vorlagen für jeden Kunden. Nach der KI-gestützten Prüfung werden die Daten per mit nur einem Klick direkt in Ihr TMS übertragen – absolut sicher, ohne Medienbruch und ohne, dass Sie Ihre Prozesse umstellen müssen.
.svg)
Ob Branchenriesen wie CarLo, WinSped, M-Ware und Komalog oder spezialisierte Lösungen wie Dr. Malek, SAP, Microsoft Dynamics und NAV/BC: Die Anbindung erfolgt direkt via API, SFTP oder dedizierten Connector. Wir nutzen vorhandene Schnittstellen, damit Ihre Daten ohne Copy-&-Paste dort landen, wo sie gebraucht werden.
GM-DocuStream verarbeitet, was Ihre Kunden schicken:
Dateien: E‑Mail, PDF, XLS/XLSX, DOCX, DOC, CSV, XML/JSON und viele mehr.
Kanäle: Weitergeleitete E‑Mails, Upload-Ordner, Gateways, Portale und manueller Upload im Dashboard
Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Systemen benötigt GM-DocuStream keine Konfiguration von Kunden-Layouts. Unsere KI versteht Dokumente wie ein Mensch: Sie erkennt wechselnde Layouts und Formate automatisch und lernt mit jedem Auftrag dazu. Das garantiert Ihnen höchste Erkennungsquoten bei minimalem Einrichtungsaufwand.
Ein mittelständischer Logistiker aus dem Großraum Hamburg verarbeitet täglich rund 250–320 Aufträge. Früher war dies ein massiver Flaschenhals: 6–8 Minuten Erfassungszeit pro Auftrag führten zu ständigem Zeitdruck, Tippfehlern bei Adressen und einer verzögerten Tourenplanung.
Heute mit GM-DocuStream: Die manuelle Erfassungszeit wurde um über 85 % reduziert. Aufträge fließen in Sekunden als validierte Datensätze direkt ins TMS. Das Ergebnis: Die Fehlerquote wurde nahezu eliminiert und das Team spart wöchentlich über 60 Stunden, die nun produktiv in die aktive Disposition fließen.
Überzeugen Sie sich selbst: Wir bieten auf Wunsch detaillierte Referenzgespräche mit unseren Kunden an. Gerne stellen wir Ihnen eine passende Auswahl an Speditionen zur Verfügung, die bereits erfolgreich mit GM-DocuStream arbeiten und ihre Erfahrungen zu ROI und Prozessstabilität mit Ihnen teilen.
Aufträgewerden zuverlässig & revisionssicher verarbeitet.
inkl. Prüfung, Validierung & 1‑Klick‑Freigabe.
Die Einführung von GM-DocuStream folgt einem bewährten Prozess, der exakt auf Ihre bestehende IT-Umgebung und Ihr spezifisches TMS zugeschnitten wird. Während die vollständige Anbindung in der Regel innerhalb von 6 Wochen erfolgt, ermöglichen wir für eine Auswahl an TMS-Anbietern einen Express-Start in nur einer Woche. So transformieren wir Ihre manuellen Abläufe in einen digitalen Workflow, bei dem Ihre Disponenten entlastet werden und gleichzeitig die volle Kontrolle behalten.
Wir starten mit einer detaillierten Analyse Ihrer aktuellen Prozesse. Gemeinsam definieren wir die relevanten Dokumenttypen (PDF, Mail, Excel, Freitext) und die benötigten Datenfelder für Ihr TMS. Ziel ist ein klares Verständnis Ihrer Anforderungen, damit die KI-Extraktion punktgenau in Ihre bestehende Systemlandschaft greift.
Unsere Experten konfigurieren das GM-DocuStream System und trainieren das KI-Modell auf Ihre spezifischen Auftragslayouts. Wir richten die intelligente Referenz-Logik zur Stammdaten-Validierung ein, damit Kunden-, Fracht- und Materialnummern automatisch erkannt und Ihrem TMS-Standard entsprechend zugeordnet werden.
In einer geschützten Umgebung prüfen wir die Erkennungsgenauigkeit mit Ihren Realdokumenten. Ihre Disponenten erhalten Zugriff auf das intuitive Dashboard und lernen, wie sie extrahierte Daten mit nur einer 1-Klick-Bestätigung prüfen und für den Import freigeben. Dieses Feedback nutzen wir für das finale Feintuning der Extraktionslogik.
Nach erfolgreicher Testphase aktivieren wir die produktive Schnittstelle. Ob per API, SFTP oder Dateidrop – die freigegebenen Auftragsdaten fließen ab sofort strukturiert und in Echtzeit in Ihr TMS. Ab diesem Moment entfällt die manuelle Tipparbeit vollständig, und Ihr Team gewinnt täglich Stunden für die operative Tourenplanung zurück.
Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung.
Wir bieten keine generische Dokumenten-Automatisierung, sondern eine tief auf die Logistik spezialisierte Lösung. GM-DocuStream automatisiert den Auftragseingang end-to-end und arbeitet vollständig layout-unabhängig – starre Templates oder manuelles Mapping gehören der Vergangenheit an. Unsere KI extrahiert Daten aus PDFs, Word, Excel oder E-Mails, führt ein intelligentes Fuzzy Matching gegen Ihre Stammdaten durch und hebt unsichere Stellen durch einen Confidence Score hervor. Sie behalten durch das Human-in-the-Loop-Prinzip die volle Kontrolle und bestätigen Aufträge mit nur einem Klick im Dashboard. Die Lösung ist 100 % DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet und ist für extrem hohe Volumina skalierbar.
Ja. Wir unterstützen alle marktführenden Systeme wie CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog, SpediPro und viele weitere. Die Anbindung erfolgt über die jeweils offiziellen Schnittstellen der Anbieter – meist über standardisierte XML- oder JSON-Formate, bei Systemen wie SpediPro auch über moderne API-Schnittstellen. Während die Integration in der Regel innerhalb von 6 Wochen erfolgt, bieten wir für ausgewählte Partnersysteme einen Express-Start in nur einer Woche an.
Unsere Logistik-KI liest E-Mails und Anhänge sekundenschnell aus und identifiziert automatisch alle relevanten Felder wie Auftragsnummern, Lade-/Lieferorte, Gewichte oder Referenzen. Jede Information wird gegen Ihre Stammdaten validiert, wodurch Tippfehler oder Lücken sofort erkannt werden. Die Extraktion dauert meist nur 10 bis 20 Sekunden, sodass der fertige Vorschlag fast unmittelbar nach E-Mail-Eingang zur Prüfung bereitsteht.
Nein. GM-DocuStream ist eine Plug-&-Play-Lösung, die Ihre vorhandene IT-Infrastruktur ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Wir bringen die Daten automatisiert dorthin, wo bisher manuell getippt wurde. Es ist keine Systemmigration und kein Eingriff in Ihre internen Serverstrukturen nötig.
Absolut. Wir richten GM-DocuStream projektindividuell ein und bilden Ihre spezifischen Regeln, Felder und Workflows ab. Durch eine flexible Fallback-Logik und individuelles Feldmapping stellen wir sicher, dass sich die Software an Ihren Speditionsalltag anpasst und nicht umgekehrt.
Nein, eine aufwendige Template-Pflege entfällt komplett, da unsere KI Dokumente flexibel erkennt. In der Einrichtungsgebühr ist bereits eine umfassende Disponenten-Schulung enthalten. Damit der Start reibungslos gelingt, ist am ersten Einsatztag ein Experte von MHV Systems vor Ort, begleitet Ihr Team aktiv im Tagesgeschäft und beantwortet alle Fragen direkt am Arbeitsplatz.
.svg){kind=icon}
.svg){kind=icon}
