GM-DocuStream · Software zur Auftragserfassung

Transportaufträge lesen, prüfen und im TMS anlegen.

GM-DocuStream liest Auftragsmails, PDF-Anhänge und Excel-Tabellen aus, prüft jede Angabe gegen Ihre Stammdaten und bereitet den Auftrag in Ihrem Speditionsprogramm vor. Ihr Disponent prüft und gibt mit einem Klick frei. Unter 20 Sekunden pro Auftrag.

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DSGVO-konformHosting in DeutschlandIm Einsatz bei 50+ Speditionen

Live-PipelineIn Betrieb

Posteingang

parse

Extrahierte Felder

date✓

pickup✓

dropoff✓

load✓

ref✓

write

SpeditionsprogrammCarLo

order

Date

From

To

Cargo

Ref

An TMS senden

Der Ablauf

Fünf Schritte zwischen Posteingang und TMS-Auftrag.

So verarbeitet GM-DocuStream einen Auftrag. Bis zur Freigabe läuft alles automatisch, die Freigabe selbst bleibt beim Disponenten.

01 · Eingang

Die Auftragsmail kommt an.

Sie leiten Ihre Auftragsmails an ein Postfach von GM-DocuStream weiter oder laden Aufträge im Dashboard hoch. Zugriff auf Ihr Postfach braucht die Software nicht, an Ihrem Mailsystem ändert sich nichts. Die Software erkennt, ob eine E-Mail einen Auftrag enthält, und trennt Anhänge, in denen mehrere Aufträge stecken.

02 · Lesen

Die KI liest das Dokument, ohne Vorlage je Kunde.

E-Mail-Text, PDF, Excel, Word oder Screenshot: Erkannt werden Lade- und Entladestelle, Termine und Zeitfenster, Mengen, Gewichte, Referenzen und Hinweise, unabhängig davon, wo sie im Dokument stehen.

03 · Prüfen

Jedes Feld wird gegen Ihre Stammdaten geprüft.

Kunden, Adressen und Artikel werden Ihren Stammdaten zugeordnet; eindeutige Treffer automatisch, unsichere stehen zur Überprüfung mit Vorschlägen. Fehlende Pflichtfelder und Dubletten werden markiert, bevor etwas weitergeht.

04 · Freigabe

Der Disponent prüft und gibt frei.

Im Dashboard steht der vorbereitete Auftrag neben dem Originaldokument. Der Disponent korrigiert bei Bedarf und gibt mit einem Klick frei, auf Wunsch im Vier-Augen-Prinzip. Nichts geht ungeprüft ins TMS.

05 · Anlegen

Der Auftrag steht im Speditionsprogramm.

Die Übergabe läuft über die Schnittstelle Ihres TMS: direkt per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei, die Ihr System vom SFTP-Server von GM-DocuStream abholt. E-Mail und PDF werden dem Auftrag angehängt. Jeder Schritt wird mit Zeitstempel protokolliert.

Aus der Praxis

Hansetank Spedition GmbH und Hansefrigo Spedition GmbH: rund 20 Stunden pro Woche weniger Erfassung.

Die beiden Hamburger Speditionen erfassen ihre Aufträge mit GM-DocuStream in SpediPro. Die Disposition spart nach eigener Angabe rund 20 Stunden pro Woche, die vorher in das Abtippen von Auftragsmails gingen. Ein Referenzgespräch vermitteln wir auf Anfrage.

~20 Std.

pro Woche weniger manuelle Erfassung, nach Angabe des Kunden

SpediPro

Anbindung über REST-API, Auftrag als JSON inklusive Dokumentenupload

Was die Software liest

Jedes Format, in dem Ihre Kunden Aufträge schicken.

Es gibt keine Vorlagen, die Sie pflegen müssen. Ein neues Layout eines Kunden wird gelesen wie das bekannte.

Dateien

Freitext in der E-Mail
PDF, auch gescannt oder als Foto
Excel und CSV, auch mit mehreren Aufträgen je Datei
Word-Dokumente
Screenshots, etwa aus Kundenportalen

Wege

Weiterleitung Ihrer Auftragsmails an ein Postfach von GM-DocuStream
Manueller Upload im Dashboard
Upload-Ordner und SFTP

Integration

Kompatibel mit praktisch jedem Speditionsprogramm.

Für neun Systeme gibt es fertige Anbindungen. Alle anderen binden wir über ihre Import-Schnittstelle oder API an: GM-DocuStream erzeugt den Auftrag genau in dem Format, das Ihr TMS erwartet. Kein zweites System, kein Export nach Excel.

IntegrationGM-DocuStream

+ 20 weitere Systeme auf Anfrage. Jedes Speditionsprogramm mit Import-Schnittstelle oder API lässt sich anbinden. Ihr TMS ist nicht dabei?

Übergabe ins TMS

API, XML, JSON oder CSV. Ihr TMS entscheidet, welcher Weg.

Wir bauen keine Sonderlösung, sondern nutzen den Weg, den Ihr Speditionsprogramm ohnehin vorsieht. Auch Fortras 100 / BORD512, wenn ein System nur das einliest. Jeder Auftrag trägt Zeitstempel, Quelle und Freigabe.

Direkt

API

Bietet Ihr TMS eine API, wird der Auftrag direkt angelegt, inklusive Dokumentenupload, wo die API das vorsieht.

Datei

XML / JSON

GM-DocuStream erzeugt die Auftragsdatei genau in der Struktur, die Ihr TMS importiert, Feld für Feld nach Ihrem Schema.

Datei

CSV

Für Systeme mit Tabellenimport: eine Zeile je Auftrag oder Position, Spalten nach Ihrer Vorgabe.

Standardweg

SFTP-Server

GM-DocuStream stellt einen SFTP-Server bereit, von dem Ihr TMS die fertigen Auftragsdateien abholt. Der bewährte Weg, wenn keine API genutzt wird.

Nachvollziehbar

Dokumente und Audit-Trail

E-Mail und PDF werden dem Auftrag angehängt und in Ihr TMS mitgeliefert. Wer den Auftrag wann freigegeben oder geändert hat, bleibt protokolliert.

Sicherheit & Betrieb

Gehostet in Deutschland. Nachvollziehbar bis zum einzelnen Auftrag.

Was mit Ihren Dokumenten passiert, ist jederzeit nachvollziehbar: wo sie liegen, welche Modelle sie lesen, wer einen Auftrag freigegeben hat. E-Mail und PDF werden dem Auftrag angehängt und in Ihr TMS mitgeliefert.

Hosting

Rechenzentrum in Deutschland

Gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, entwickelt und betreut von MHV Systems in Walldorf.

Verschlüsselung

TLS und AES-256

Verschlüsselt bei der Übertragung (TLS) und bei der Speicherung (AES-256).

KI-Modelle

Modelle wählbar

Eigenes Modell von MHV Systems oder ein Anbieter nach Ihren Vorgaben, auf Wunsch ausschließlich europäische. Ein Wechsel nur mit Ihrem Einverständnis.

Mandanten

Getrennt geführt

Mehrere Niederlassungen oder Mandanten laufen getrennt, mit eigenen Postfächern, Stammdaten und TMS-Anbindung.

Technik und Datenschutz im Detail Abrechnung nach Verarbeitungsvolumen (DocuStream-Token), nicht pro Arbeitsplatz. Preise ansehen

Einführung

Express in einer Woche. Standard in maximal sechs.

Für ausgewählte Speditionsprogramme ist GM-DocuStream in einer Woche produktiv. Für alle anderen dauert die Einführung maximal sechs Wochen, inklusive Einlernphase mit Ihren echten Dokumenten und Schulung der Disponenten.

Sie brauchen dafür kein neues System und keinen Entwickler. Eine Weiterleitung Ihrer Auftragsmails, Ihre Stammdaten und den Zugang zur TMS-Schnittstelle: mehr nicht.

So läuft die Einführung Preise ansehen

< 20 s

pro Auftrag, vom Posteingang bis zum fertig vorbereiteten TMS-Auftrag

1 Klick

Freigabe durch den Disponenten. Die Kontrolle bleibt bei Ihrem Team.

1 Woche

Express-Einführung für ausgewählte TMS, sonst bis zu sechs Wochen

50+

Speditionen arbeiten täglich mit GM-DocuStream

Häufige Fragen

Was Disponenten vor dem ersten Test wissen wollen.

Sechs Fragen zur Software selbst. Fragen zu Preisen und zur Einführung beantworten die jeweiligen Seiten.

Welche Angaben erkennt GM-DocuStream in einem Auftrag?

Alles, was Ihr TMS für einen Auftrag braucht: Absender und Empfänger, Lade- und Lieferstellen mit Adresse, Termine und Zeitfenster, Mengen, Gewichte und Packstücke, Referenznummern sowie Besonderheiten wie Temperatur oder Gefahrgut. Welche Felder Pflicht sind, legen Sie fest.

Was passiert, wenn ein Kunde ein neues Layout schickt?

Die Software liest inhaltlich, nicht nach Position auf der Seite. Ein neues PDF-Layout oder eine andere Excel-Struktur wird in der Regel direkt gelesen. Kundenspezifische Regeln, etwa eine Referenz, die immer ins Bemerkungsfeld gehört, richten wir in der Einlernphase mit Ihnen ein.

Was passiert bei unklaren oder fehlenden Angaben?

Der Auftrag wird nicht still durchgewinkt. Fehlende Pflichtfelder und unsichere Stammdaten-Zuordnungen werden im Dashboard markiert, den Auftrag selbst prüft der Disponent neben dem Originaldokument. Er ergänzt oder korrigiert und gibt dann frei. Erst danach entsteht der Auftrag im TMS.

Eine E-Mail enthält mehrere Aufträge oder eine PDF mit vielen Positionen. Geht das?

Ja. Die E-Mail bleibt ein Vorgang im Dashboard, die enthaltenen Aufträge prüft der Disponent in einer Maske nacheinander. Im TMS wird jeder Auftrag einzeln angelegt, so wie Ihr System es erwartet.

Wie kommt der Auftrag in unser Speditionsprogramm?

Über die Schnittstelle Ihres TMS: direkt per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei, die Ihr System vom SFTP-Server von GM-DocuStream abholt. Für neun Systeme gibt es fertige Anbindungen. Praktisch jedes andere Speditionsprogramm mit Import-Schnittstelle oder API lässt sich anbinden.

Wo liegen unsere Daten und welche KI-Modelle lesen sie?

Gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung. Welche KI-Modelle Ihre Dokumente lesen, legen wir gemeinsam fest: das eigene Modell von MHV Systems oder ein Anbieter nach Ihren Vorgaben, auf Wunsch ausschließlich europäische. Ein Wechsel passiert nur mit Ihrem Einverständnis.

Live-Demo

15 Minuten. GM-DocuStream an Ihren eigenen Aufträgen.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom Posteingang bis zum fertigen Auftrag in Ihrem TMS, gern an einer Auftragsmail, die Sie uns vorab schicken.

15 Minuten, per Microsoft Teams
Kostenlos und unverbindlich
Wenn Sie möchten, zeigen wir die Erfassung an Ihren eigenen Auftragsmails

Kalender lädt nicht? Termin direkt bei Calendly wählen

oderinfo@mhv.systems+49 6227 69 88 69 0