GM-DOCUSTREAM · AUTOMATISIERTE STAMMDATEN-VALIDIERUNG

Stammdaten automatisch zuordnen – ohne Dubletten.

GM-DocuStream gleicht erkannte Kunden, Partner und Adressen in Echtzeit gegen Ihre bestehenden Stammdaten ab, vereinheitlicht unterschiedliche Schreibweisen und normalisiert alle relevanten Felder. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass jeder extrahierte Auftrag ohne Medienbrüche direkt in Ihr TMS passt. Notwendige Korrekturen oder die gezielte Neuanlage von Datensätzen erfolgen dabei stets kontrolliert und transparent über Ihr zentrales Dashboard.

Kontinuierlicher Stammdaten-Sync aus Ihrem TMS
Für eine fehlerfreie Automatisierung binden wir Ihr führendes System direkt per SFTP oder API an. Durch diesen ständigen Abgleich Ihrer Kunden- und Frachtstammdaten arbeitet die KI immer auf Basis Ihrer aktuellsten Informationen, wodurch manuelle Fehlzuordnungen und Dubletten effektiv verhindert werden.

Gezielte Kontrolle und kontrollierte Freigabe
Trotz hoher Automatisierungsgrade behalten Ihre Disponenten im Dashboard die volle Entscheidungsgewalt. Jede Zuordnung kann geprüft und mit nur einem Klick bestätigt werden. Sollte ein Datensatz tatsächlich neu sein, lässt er sich gezielt anlegen, wodurch die Konsistenz Ihrer Datenbank langfristig gesichert bleibt.

Erfahren sie mehr über die Validierung

Unscharfer Computerbildschirm mit Programmiercode, klar sichtbar durch die Gläser einer Brille.

[data-wf-bgvideo-fallback-img] { display: none; } @media (prefers-reduced-motion: reduce) { [data-wf-bgvideo-fallback-img] { position: absolute; z-index: -100; display: inline-block; height: 100%; width: 100%; object-fit: cover; } }

Drei Lagerarbeiter in Arbeitskleidung besprechen sich neben Regalen mit Kartons und Kanistern in einem Lager.

Luftaufnahme eines beleuchteten Frachtterminals mit bunten Containern und Kränen bei Nacht am Wasser.

STAMMDATEN IM ALLTAG

Ein Name, viele Schreibweisen – ein Auftrag, ein Stammdatentreffer.

Auftragsmails entsprechen in der Praxis selten exakt den im TMS hinterlegten Stammdaten. Ob „Hamburger Spedi“, „Hamburger Spedition GmbH“ oder Abkürzungen bei Straßennamen – GM-DocuStream gleicht eingelesene Werte intelligent ab und führt alle Varianten sicher auf den richtigen Datensatz zurück. Dieser automatisierte Abgleich verhindert Fehler, beschleunigt die Prozesse und schafft eine konsistente Datenbasis für Ihre gesamte Disposition.

Intelligente Variantenerkennung und Dublettenprüfung
Das System erkennt Schreibweisen, Sonderzeichen sowie verschiedene Rechtsformzusätze automatisch und führt diese Informationen eigenständig zusammen. Durch die präzise Zuordnung auf bestehende Kunden und Adressen wird die Anlage von Dubletten im TMS konsequent vermieden. Ihre Disponenten behalten dabei jederzeit den Überblick und können die aufbereiteten Daten vor der endgültigen Freigabe prüfen.

Automatische Ergänzung von Pflichtfeldern
GM-DocuStream nutzt die vorhandene Stammdaten-Logik, um extrahierte Informationen im Hintergrund zu vervollständigen. Wichtige Daten wie Kundennummern, spezifische Referenzen oder die USt-ID werden automatisch ergänzt, damit der Auftrag vollständig und TMS-konform übergeben werden kann. Statt mühsamer manueller Eingaben lassen sich Stammdaten so direkt aus dem System übernehmen

Höchste Aktualität durch kontinuierliche Synchronisation
Damit die KI jederzeit mit dem neuesten Stand arbeitet, erfolgt die Anbindung an Ihr TMS direkt per SFTP oder API. Durch regelmäßige Exporte, beispielsweise im täglichen Rhythmus, fließen Änderungen an Ihren Stammdaten unmittelbar in GM-DocuStream ein. So ist sichergestellt, dass die Validierung immer auf Basis Ihrer aktuellsten Systemdaten erfolgt.

So sichern wir Ihre Datenqualität

PIPELINE: STAMMDATEN → MATCHING → VALIDIERUNG → EXPORT

Vier Schritte zur sauberen Stammdaten-Zuordnung.

GM-DocuStream nutzt Ihre via SFTP oder API importierten Stammdaten, um jedes eingehende Dokument intelligent abzugleichen. Das System stellt sicher, dass ausschließlich geprüfte und angereicherte Werte an Ihr TMS übergeben werden, was die Datenqualität in Ihrem Kernsystem nachhaltig sichert.

Datenbasis & kontinuierliche Aktualisierung

Die Grundlage des Prozesses bildet der regelmäßige Import Ihrer Kunden- und Adressdaten sowie spezifischer Referenzen und Nummernkreise direkt aus Ihrem TMS. Diese Anbindung erfolgt über gesicherte SFTP- oder API-Schnittstellen und kann beispielsweise im täglichen Rhythmus automatisiert werden. Die Architektur ist dabei vollständig versioniert und mandantenfähig ausgelegt, sodass Ihre Disponenten an jedem Standort stets auf dem aktuellsten Datenstand arbeiten.

Intelligentes Matching & Normalisierung

Dank einer leistungsfähigen Matchcode-Logik und Fuzzy-Matching-Algorithmen erkennt das System Zusammenhänge zwischen verschiedenen Schreibweisen und Abkürzungen. So wird beispielsweise die Bezeichnung „Hamburger Spedi“ automatisch mit dem korrekten Stammdatensatz der „Hamburger Spedition GmbH“ verknüpft. Das System normalisiert dabei Sonderzeichen sowie Endungen und liefert für jedes Feld ein geranktes Ergebnis mit der höchsten Trefferwahrscheinlichkeit.

Automatisierte Validierung & Datenanreicherung

Im dritten Schritt führt GM-DocuStream umfassende Pflichtfeld-, Dubletten- und Plausibilitätschecks durch. Das System gleicht die erkannten Daten nicht nur ab, sondern reichert diese aktiv mit fehlenden Informationen wie Kundennummern, USt-IDs, Debitoren-IDs sowie korrekten Länder- und PLZ-Formaten aus Ihren Stammdaten an. Diese Anreicherung erfolgt regelbasiert und individuell pro Mandant, um einen reibungslosen Import in Ihr Zielsystem zu gewährleisten

Fachliche Bestätigung & Revisionssichere Übergabe

Bevor die Daten final exportiert werden, erfolgt die Freigabe durch eine intuitive 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Eventuelle Korrekturen durch den Disponenten fließen dabei sofort in den Datensatz ein. Die anschließende Übergabe an das TMS via API, SFTP oder Connector erfolgt somit ohne Dublettenrisiko und wird durch einen lückenlosen Audit-Trail für jeden einzelnen Verarbeitungsschritt dokumentiert.

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Stammdaten-Sync 24/7 (SFTP/API)

Kunden, Adressen, Debitoren/Kreditoren, Artikel – täglich oder stündlich synchronisiert. Voll- oder Delta-Export, mandantenfähig und versioniert. So basiert jedes Matching stets auf dem aktuellen Stand.

Fuzzy-Matching & Normalisierung

KI erkennt Schreibweisen und Abkürzungen („Hamburger Spedi“ ↔ „Hamburger Spedition GmbH“), vereinheitlicht Zusätze (GmbH/AG), Groß/Klein-Schreibung und Sonderzeichen. Pro Feld wird das beste Match mit Confidence-Score vorgeschlagen.

Validierung gegen Regeln & Nummernkreise

Pflichtfelder, USt-ID/GLN-Checks, PLZ-/Länderformate und Dublettenprüfung. Fehlende Kundennummern werden aus Stammdaten ergänzt. Unsichere Werte werden markiert – zur 1-Klick-Bestätigung statt „blind“ zu übernehmen.

Governance, Audit & Neuanlage

Alle Zuordnungen sind revisionssicher protokolliert (Zeitstempel, Nutzer, vorher/nachher). Neue Partner/Adressen können direkt aus dem Auftrag angelegt werden – mit Freigabe-Workflow. KPIs & Exporte sorgen für Transparenz und Planbarkeit.

DATENQUALITÄT & LOGIK

Häufig gestellte Fragen zur Stammdaten-Validierung.

In diesem Bereich erfahren Sie alles darüber, wie GM-DocuStream Ihre Stammdaten sauber hält, Dubletten im Keim erstickt und dafür sorgt, dass jeder Auftrag ohne mühsames Nacharbeiten direkt in Ihr TMS fließen kann. Wir zeigen Ihnen, wie unsere KI mit verschiedenen Schreibweisen umgeht und wie Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Wie erkennt das System meine Kunden, wenn die Schreibweise im Auftrag vom TMS abweicht?

Unsere Lösung nutzt intelligentes Fuzzy-Matching und eine spezielle Matchcode-Logik, um Zusammenhänge zwischen verschiedenen Bezeichnungen zu verstehen. Selbst wenn ein Kunde in der E-Mail Abkürzungen nutzt oder die Rechtsform weglässt, erkennt die KI den richtigen Datensatz in Ihren Stammdaten und ordnet den Auftrag korrekt zu.

Wie kommen meine aktuellen Stammdaten in das System von GM-DocuStream?

Für einen reibungslosen Abgleich binden wir Ihr führendes System direkt per SFTP oder API an. Ihre Kunden- und Adressdaten werden so regelmäßig – auf Wunsch beispielsweise täglich – synchronisiert, damit die KI immer auf Basis Ihrer aktuellsten Informationen arbeitet.

Verhindert das System aktiv, dass Dubletten in meinem TMS angelegt werden?

Ja, das ist einer der Kernvorteile unserer Validierung: Die KI prüft extrahierte Daten immer gegen Ihre vorhandenen Bestände, anstatt neue Datensätze blind anzulegen. Sollte ein Auftraggeber tatsächlich noch nicht im System vorhanden sein, wird dies im Dashboard markiert, sodass Ihr Team die Neuanlage gezielt steuern kann.

Welche Daten werden bei der Validierung automatisch angereichert?

Sobald die KI einen Auftrag erfolgreich einem Stammdatensatz zugeordnet hat, reichert sie das Dokument automatisch mit hinterlegten Informationen wie Kundennummern, Debitoren-IDs oder der Umsatzsteuer-Identnummer (USt-ID) an. Dies stellt sicher, dass alle für Ihr TMS notwendigen Pflichtfelder korrekt befüllt sind, bevor die Daten übertragen werden.

Was passiert, wenn die KI einen Stammdatensatz nicht eindeutig zuordnen kann?

Sicherheit geht vor Automatisierung: Kann ein Wert nicht zweifelsfrei zugeordnet werden, markiert GM-DocuStream diesen im Dashboard farblich. Ihr Disponent behält so die volle Kontrolle, kann den Vorschlag prüfen, gegebenenfalls korrigieren und erst durch eine bewusste 1-Klick-Bestätigung für den Export freigeben.

Kann ich mich mit einem Ihrer Bestandskunden über deren Praxiserfahrungen austauschen?

Absolut. Wir legen großen Wert auf Transparenz und den fachlichen Austausch innerhalb der Logistikbranche. Unsere Kunden berichten regelmäßig von einer Zeitersparnis von über 25 Stunden pro Woche und einer massiven Entlastung der Disposition. Sehr gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage den Kontakt für ein direktes Referenzgespräch zur Verfügung.