DER PROZESS: AUTOMATISIERTE AUFTRAGSERFASSUNG SCHRITT FÜR SCHRITT
GM-DocuStream automatisiert Ihre Auftragserfassung exakt dort, wo sie beginnt: direkt in Ihrem Posteingang. Basierend auf dem E-Mail-First-Prinzip werden eingehende Dokumente ohne manuelles Eingreifen erkannt, per KI extrahiert und nahtlos an Ihr TMS übergeben. Das Ergebnis ist ein fehlerfreier, revisionssicherer Workflow – vom ersten Dokumenteneingang bis zur fertigen Tour im System.
Ohne starre Vorlagen analysiert unsere KI Feld für Feld, validiert die Inhalte gegen Ihre Stammdaten und strukturiert die Daten genau nach Ihren Vorgaben (z. B. Referenznummern, Zeitfenster oder Gewichte). Am Ende steht die automatisierte Übergabe via API, XML oder Fortras/BORD512-Schnittstelle – lückenlos dokumentiert durch einen lückenlosen Audit-Trail.
Automatisierte Weiterleitung an GM-DocuStream. Dank des Hands-off-Processing-Ansatzes ist keine Änderung an Ihren bisherigen Prozessen oder Mailsystemen notwendig.
Unsere spezialisierte KI erkennt und klassifiziert PDFs, Excel-Listen, Word-Dateien, Screenshots oder reinen E-Mail-Text. Die Erkennung erfolgt dabei vollständig layout-unabhängig.
Intelligentes Mapping auf Ihre kundenspezifischen Felder. Die Daten werden sofort gegen Ihre Stammdaten geprüft, um Tippfehler oder Dubletten bereits vor der Erfassung auszuschließen
Ihre Disponenten behalten die volle Kontrolle im modernen Dashboard. Mit einer 1-Klick-Bestätigung werden die geprüften Daten freigegeben – optional gesichert durch Plausibilitätschecks oder 4-Augen-Prinzip.
Automatisierter Upload via API, XML, CSV oder SFTP direkt in Ihr Zielsystem (z. B. CarLo, WinSped, M-Ware). Jeder Vorgang ist durch den integrierten Audit-Trail revisionssicher dokumentiert.
Vollautomatische Erkennung und Klassifikation eingehender Dokumente direkt aus den weitergeleiteten E-Mails. Dank des Hands-off-Processing-Ansatzes ist kein manuelles Vorsortieren Ihrer Auftragsdokumente nötig.
Unsere KI erfasst Daten kontextbasiert, unabhängig von ihrer Position auf dem Dokument. Ob unstrukturierter Freitext, komplexe Tabellen oder Screenshots – das System benötigt keine starren Templates und lernt durch Nachtraining stetig dazu.
Präzise Extraktion und Zuweisung aller relevanten Felder (z. B. Relation, Gewicht, Avis-Zeiten). Die integrierte Plausibilitätsprüfung und der Abgleich gegen Ihre Stammdaten garantieren eine fehlerfreie Datenqualität vor der Übergabe.
Maximale Transparenz durch lückenlose Protokollierung. Jede Aktion – von der Erfassungszeit bis zur Freigabe – wird manipulationssicher dokumentiert, wodurch der gesamte Prozess jederzeit auditierbar und revisionssicher bleibt.
Strukturierte Datenübergabe in Formaten wie XML, JSON (API) oder Fortras/BORD512. GM-DocuStream fügt sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft ein, egal ob modernes TMS wie WinSped oder bewährte Systeme mit dedizierten Schnittstellen.
Während Ihre Disposition wie gewohnt arbeitet, laufen im Hintergrund dutzende hochspezialisierte Prozesse ab – vollautomatisch, in Sekundenschnelle und absolut präzise.
GM-DocuStream setzt auf das E-Mail-First-Prinzip: Jede eingehende Nachricht wird sofort analysiert, Anhänge werden extrahiert und Inhalte wie Adressen, Referenzen oder Gewichte durch unser Deep Learning Modell erkannt.
Das System führt eine automatische Validierung gegen Ihre Stammdaten durch, erkennt Dubletten und sorgt für eine konsistente Datenbasis.
Alles erfolgt lückenlos dokumentiert, DSGVO-konform in Deutschland gehostet und ohne dass Ihr Team den gewohnten Workflow ändern muss. Sie sehen nur das fertige Ergebnis: Validierte Aufträge, die korrekt in Ihrem TMS landen – ohne manuelles Abtippen, ohne Rückfragen und ohne den typischen Erfassungsstress.
GM-DocuStream fügt sich als intelligentes Bindeglied nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein. Vergessen Sie zeitaufwendiges manuelles Mapping oder das Erstellen starrer Vorlagen für jeden Kunden. Nach der KI-gestützten Prüfung werden die Daten per mit nur einem Klick direkt in Ihr TMS übertragen – absolut sicher, ohne Medienbruch und ohne, dass Sie Ihre Prozesse umstellen müssen.
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Ob Branchenriesen wie CarLo, WinSped, M-Ware und Komalog oder spezialisierte Lösungen wie Dr. Malek, SAP, Microsoft Dynamics und NAV/BC: Die Anbindung erfolgt direkt via API, SFTP oder dedizierten Connector. Wir nutzen vorhandene Schnittstellen, damit Ihre Daten ohne Copy-&-Paste dort landen, wo sie gebraucht werden.
GM-DocuStream verarbeitet, was Ihre Kunden schicken:
Dateien: E‑Mail, PDF, XLS/XLSX, DOCX, DOC, CSV, XML/JSON und viele mehr.
Kanäle: Weitergeleitete E‑Mails, Upload-Ordner, Gateways, Portale und manueller Upload im Dashboard
Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Systemen benötigt GM-DocuStream keine Konfiguration von Kunden-Layouts. Unsere KI versteht Dokumente wie ein Mensch: Sie erkennt wechselnde Layouts und Formate automatisch und lernt mit jedem Auftrag dazu. Das garantiert Ihnen höchste Erkennungsquoten bei minimalem Einrichtungsaufwand.
Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung.
Wir bieten keine generische Dokumenten-Automatisierung, sondern eine tief auf die Logistik spezialisierte Lösung. GM-DocuStream automatisiert den Auftragseingang end-to-end und arbeitet vollständig layout-unabhängig – starre Templates oder manuelles Mapping gehören der Vergangenheit an. Unsere KI extrahiert Daten aus PDFs, Word, Excel oder E-Mails, führt ein intelligentes Fuzzy Matching gegen Ihre Stammdaten durch und hebt unsichere Stellen durch einen Confidence Score hervor. Sie behalten durch das Human-in-the-Loop-Prinzip die volle Kontrolle und bestätigen Aufträge mit nur einem Klick im Dashboard. Die Lösung ist 100 % DSGVO-konform, wird in Deutschland gehostet und ist für extrem hohe Volumina skalierbar.
Ja. Wir unterstützen alle marktführenden Systeme wie CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog, SpediPro und viele weitere. Die Anbindung erfolgt über die jeweils offiziellen Schnittstellen der Anbieter – meist über standardisierte XML- oder JSON-Formate, bei Systemen wie SpediPro auch über moderne API-Schnittstellen. Während die Integration in der Regel innerhalb von 6 Wochen erfolgt, bieten wir für ausgewählte Partnersysteme einen Express-Start in nur einer Woche an.
Unsere Logistik-KI liest E-Mails und Anhänge sekundenschnell aus und identifiziert automatisch alle relevanten Felder wie Auftragsnummern, Lade-/Lieferorte, Gewichte oder Referenzen. Jede Information wird gegen Ihre Stammdaten validiert, wodurch Tippfehler oder Lücken sofort erkannt werden. Die Extraktion dauert meist nur 10 bis 20 Sekunden, sodass der fertige Vorschlag fast unmittelbar nach E-Mail-Eingang zur Prüfung bereitsteht.
Nein. GM-DocuStream ist eine Plug-&-Play-Lösung, die Ihre vorhandene IT-Infrastruktur ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Wir bringen die Daten automatisiert dorthin, wo bisher manuell getippt wurde. Es ist keine Systemmigration und kein Eingriff in Ihre internen Serverstrukturen nötig.
Absolut. Wir richten GM-DocuStream projektindividuell ein und bilden Ihre spezifischen Regeln, Felder und Workflows ab. Durch eine flexible Fallback-Logik und individuelles Feldmapping stellen wir sicher, dass sich die Software an Ihren Speditionsalltag anpasst und nicht umgekehrt.
Nein, eine aufwendige Template-Pflege entfällt komplett, da unsere KI Dokumente flexibel erkennt. In der Einrichtungsgebühr ist bereits eine umfassende Disponenten-Schulung enthalten. Damit der Start reibungslos gelingt, ist am ersten Einsatztag ein Experte von MHV Systems vor Ort, begleitet Ihr Team aktiv im Tagesgeschäft und beantwortet alle Fragen direkt am Arbeitsplatz.
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