Technik · Datenflüsse

E-Mails & PDFs rein – sauber, einmalig, nachvollziehbar raus.

Q: Wie genau wird verhindert, dass eine E-Mail zweimal verarbeitet wird?

Jedes Dokument erhält einen eindeutigen Inhalts-Hash. Identische Fingerabdrücke werden sofort als Duplikat erkannt.

Q: Ist die Reihenfolge der eingegangenen Aufträge nachvollziehbar?

Ja, das System nutzt Queue-Mechanismen für eine strikte chronologische Abfolge. Jeder Schritt wird mit Zeitstempel im Audit-Trail protokolliert.

GM-DocuStream übernimmt Aufträge direkt aus dem Postfach Ihres Unternehmens. Durch intelligente Erkennungsmechanismen identifiziert das System identische E-Mails oder Anhänge sofort und verhindert so konsequent, dass Aufträge doppelt angelegt werden. Das Originaldokument bleibt dabei jederzeit unverändert gespeichert, während fest definierte Regeln für konsistente und gleichbleibende Ergebnisse sorgen. Jede Übergabe in Ihr TMS ist belegbar – inklusive Quittung und einem lückenlosen Audit-Trail für Ihre Revisionssicherheit.

Keine Doppelverarbeitung:
Mehrfach zugestellte oder irrtümlich doppelt weitergeleitete E-Mails werden durch einen digitalen „Fingerabdruck“ des Inhalts eindeutig erkannt und nur einmalig verarbeitet.

Original bleibt unverändert:
EML-Dateien, PDFs und Office-Dokumente werden im Originalzustand archiviert und sind jederzeit reproduzierbar.

Gleiches rein, Gleiches raus:
Deterministische Verarbeitungsregeln garantieren, dass gleiche Eingangsdaten unter denselben Bedingungen immer zum gleichen validierten Output führen – absolut verlässlich.

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Eine Nahaufnahme von Brillengläsern, die scharfe Computercodezeilen und Programme auf einem Bildschirm zeigen, während der Hintergrund verschwommen ist.

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Drei Arbeiter in Lagerhalle prüfen Kartons auf einem Palettenhubwagen vor Regalen mit Kartons und Kanistern.

Luftaufnahme eines beleuchteten Frachthafens mit gestapelten Containern und vier Kränen am Ufer bei Nacht.

WORKFLOW IM DETAIL

Sicherer Datentransport vom Postfach bis zum TMS-Export.

Die Architektur von GM-DocuStream ist darauf ausgelegt, die Integrität jedes einzelnen Dokuments über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu schützen. Wir behandeln Daten nicht als flüchtige Informationen, sondern als geschäftskritische Belege.

Eindeutige Identifikation & Deduplizierung
Um Redundanzen in Ihrem Zielsystem zu vermeiden, berechnet GM-DocuStream bereits beim Eingang einen Hash-Wert (Fingerprint) über den Inhalt von E-Mails und Anhängen. So stellen wir sicher, dass ein bereits verarbeiteter Auftrag nicht erneut in die Pipeline gelangt, selbst wenn er über verschiedene Kommunikationswege oder durch unterschiedliche Mitarbeiter eingereicht wird.

Unveränderbare Quell-Dokumentation
Im Gegensatz zu einfachen PDF-Parsern speichern wir das vollständige Quell-Dokument (z. B. die EML-Datei inkl. Header) verschlüsselt ab. Dies erlaubt es Ihnen, auch Jahre später genau nachzuvollziehen, auf welcher Informationsbasis ein Auftrag im TMS angelegt wurde. Das schafft Vertrauen bei Audits und rechtlichen Prüfungen.

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Pipeline: Eingang → Aufbereitung → Prüfung → Export

Vier Schritte vom Postfach ins TMS – sauber, reproduzierbar, ohne Dubletten.

GM-DocuStream übernimmt E-Mails aus dem Postfach weitergeleitete Mails, führt Mailtext & Anhänge zusammen, prüft Felder gegen Regeln und Stammdaten und übergibt nur bestätigte, TMS-fähige Daten. Jeder Schritt ist protokolliert und bei Bedarf identisch reproduzierbar.

Eingang & Dubletten-Schutz

E-Mails kommen per Weiterleitung ins System. Wir erzeugen einen Inhalts-Fingerabdruck (Body + Anhänge) und verhindern so Mehrfachverarbeitung. Das Original (EML/PDF/Excel) wird unverändert abgelegt, der Auftrag als Job mit eindeutiger ID in die Queue gestellt (inkl. Absender, Betreff, Zeitstempel, Mandant).

Aufbereitung & Kontext-Merge

PDFs werden für OCR/KI aufbereitet, Excel/CSV gelesen, der E-Mail-Textkörper normalisiert (HTML → Text). Schreibweisen, Datums- und Zahlformate werden vereinheitlicht. Inhalte aus Body + PDF-Seiten + Excel-Zellen werden kontextuell zusammengeführt – damit fehlende Werte (z. B. Entladedatum) aus der Mail ergänzt werden können.

Extraktion, Regeln & Stammdatenabgleich

Feldweise Prompts extrahieren Werte; Confidence-Scores und Regeln prüfen Pflichtfelder, Referenzen und Plausibilität (z. B. Länder/PLZ, Nummernkreise, Zeitfenster). Kunden/Adressen/Referenzen werden per Stammdatensync (SFTP/API) abgeglichen; Fuzzy-Matching verhindert Dubletten durch Schreibvarianten. Unklare Felder werden markiert – keine Blindbuchungen.

Bestätigung & Übergabe

Im Dashboard 1-Klick-Bestätigung; jede Änderung ist mit Wer/Was/Wann protokolliert. Export erfolgt genau einmal im Ziel-Schema (JSON/XML/CSV/Fortras100/BORD512/EDI) via API oder SFTP mit Quittung/Retry. Nur bestätigte Übergaben zählen – vollständig nachvollziehbar im Audit-Trail

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Fortlaufender Eingang & Quittierung

IMAP/SMTP-Weiterleitung oder Connector. Mails werden kontinuierlich abgeholt, MIME + Anhänge unverändert archiviert. Jeder Job bekommt eine ID und bleibt „Offen“ bis zur Bestätigung/Korrektur. Replays sind idempotent, manuelle Wiederholung möglich, Original-Mail bleibt erhalten.

Routing & Onboarding

Regeln je Absender/Domain, Betreff, Mandant, Dokument- & Anhangstyp. Shadow-Mode für Tests ohne Risiko, Whitelist/Blockliste optional. Bestätigungs-Workflow wird gemeinsam konfiguriert; Policies sind je Mandant versioniert und nachvollziehbar.

Robust bei Volumen & Layouts

Template-frei. Mehrseitige PDFs, Office-Dateien (XLS/XLSX/CSV/DOCX/DOC) und E-Mail-Body werden parallel verarbeitet. Worker/Queues mit Prioritäten & Backpressure sorgen für stabilen Durchsatz und geringe Latenz – auch bei wechselnden Kundenlayouts und Lastspitzen.

Revisionssicher & planbar

Vollständiger Ereignis- und Übergabe-Log (Empfang, Extraktion, Prüfung, Export) mit Zeitstempel, Nutzer und Checksumme. Deduplizierung via Message-ID/Hash. Dashboards & KPI-Exports (Trefferquote, Durchsatz, Fehlerraten); Nutzung & Übernutzung transparent.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Wie genau wird verhindert, dass eine E-Mail zweimal verarbeitet wird?

edes eingehende Dokument wird bei der Aufnahme in die Pipeline mit einem eindeutigen Inhalts-Hash versehen. Empfängt das System eine Datei mit dem identischen digitalen Fingerabdruck erneut, wird diese sofort als Duplikat erkannt und nicht noch einmal der KI-Extraktion zugeführt.

Kann ich das Originaldokument (z. B. die E-Mail) im Fehlerfall einsehen?

Ja. GM-DocuStream hält die Verbindung zwischen dem extrahierten Datensatz und dem Originaldokument jederzeit aufrecht. In der Bearbeitungsmaske Ihres Dashboards können Sie das unveränderte Original jederzeit zur Prüfung heranziehen.

Was passiert, wenn sich die Extraktionsregeln ändern?

Änderungen an den Verarbeitungslogiken werden versioniert und zunächst im Shadow-Mode getestet. So ist sichergestellt, dass bestehende Prozesse nicht gestört werden und neue Regeln erst nach erfolgreicher Validierung produktiv gehen.

Ist die Reihenfolge der eingegangenen Aufträge nachvollziehbar?

Absolut. Unser System nutzt moderne Queue-Mechanismen, um die chronologische Reihenfolge des Auftragseingangs strikt einzuhalten. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit einem präzisen Zeitstempel im Audit-Trail protokolliert.

Wie sicher ist die Speicherung der Originaldateien?

Alle Originale und extrahierten Daten werden nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt übertragen und in zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert. Der Zugriff ist strikt über eine rollenbasierte Benutzerverwaltung geregelt.

Lassen sich Exporte bei Bedarf manuell neu anstoßen?

Ja, GM-DocuStream ermöglicht den Re-Export von bereits verarbeiteten Aufträgen. Da die Originaldaten und die angewandten Regeln protokolliert sind, lässt sich der Export in das Zielformat (z. B. XML, JSON oder Fortras) jederzeit identisch neu erzeugen.