Was passiert bei unklaren Feldern?

Jedes Feld wird mit einem Confidence Score bewertet. Bei niedrigen Werten wird der Auftrag markiert, damit der Disponent ihn prüfen und bestätigen kann.

Ist nachvollziehbar, wer Änderungen vorgenommen hat?

Ja, jede Korrektur und Freigabe wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Nutzerkennung lückenlos protokolliert.

GM-DOCUSTREAM - Ausnahmehandling

Ausnahmen sauber klären – ohne Prozessbruch.

Nicht jedes Dokument im Logistik-Alltag ist perfekt, aber jeder Prozess kann es sein. Wenn Informationen nicht zweifelsfrei erkennbar sind, markiert GM-DocuStream den Auftrag im Dashboard gesondert und versieht die betroffenen Felder mit gezielten Hinweisen. Gleichzeitig stellt das System intelligente Vorschläge basierend auf Ihren Stammdaten bereit – Sie bestätigen nur noch kurz, und wir übergeben die validierten Daten sicher an Ihr TMS.

Live-Status & Warteschlange:
Behalten Sie jederzeit die volle Transparenz über aktuelle Verarbeitungen, die Warteschlange und abgeschlossene Jobs – auch bei hohem Volumen durch Massenweiterleitungen.

Ganzheitliches Lesen:
GM-DocuStream wertet E-Mail-Texte und alle gängigen Anhänge wie PDFs (auch mehrseitig), Excel-Tabellen oder Word-Dateien gemeinsam aus, damit keine Information untergeht.

Sichere Übergabe:
Profitieren Sie von integriertem Dubletten-Schutz, einer intuitiven 1-Klick-Bestätigung und einem lückenlosen Audit-Trail für maximale Revisionssicherheit.

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Brille auf einem Laptop, die den Bildschirm mit Code und Anwendungen scharf zeigt.

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Drei Lagerarbeiter besprechen sich neben einem Regal mit Paletten voller Kartons und weißer Kanister, einer bedient einen Hubwagen mit Kartons.

Luftaufnahme eines nachts beleuchteten Hafens mit zahlreichen bunten Containern und Kränen, zwei kleinen Booten sind auf dunklem Wasser zu sehen.

VOLLE KONTROLLE STATT „BLINDVERARBEITUNG“

Sicherheit durch intelligente Überwachung.

In der Transportbranche sind unvollständige Dokumente oder kryptische E-Mail-Anweisungen an der Tagesordnung. GM-DocuStream ist darauf spezialisiert, diese Hürden zu erkennen, statt sie zu ignorieren. Das System nutzt einen sogenannten Confidence Score, um die Zuverlässigkeit der KI-Erkennung pro Feld in Echtzeit zu bewerten.

Intelligente Markierung & Vorschlags-Logik
Felder mit geringer Erkennungssicherheit werden im modernen Dashboard farblich hervorgehoben. Statt Daten mühsam manuell abtippen zu müssen, bietet die Nachbearbeitungsmaske direkt passende Auswahlmöglichkeiten aus Ihren Stammdaten an. So wird aus einer potenziellen Ausnahme eine schnelle, kontrollierte Freigabe.

Vermeidung von Dubletten und Fehlbuchungen
Bevor ein Datensatz an Ihr Speditionsprogramm exportiert wird, führt GM-DocuStream einen Abgleich durch, um doppelte Sendungsanlagen zu verhindern. Erkennt das System eine bereits verarbeitete Referenznummer, wird der Vorgang gestoppt und zur Prüfung markiert – das schützt Sie zuverlässig vor kostspieligen Fehlern im Tagesgeschäft.

Lückenloser Audit-Trail für Ihre IT
Transparenz bedeutet Sicherheit: Jede Korrektur, jede Bestätigung und jede Statusänderung wird mit Zeitstempel und Nutzerkennung protokolliert. Dieser vollständige Verlauf ist jederzeit abrufbar und stellt sicher, dass Ihre dokumentenbasierten Prozesse revisionssicher digitalisiert sind.

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PIPELINE: E-MAIL + ANHÄNGE → MATCHING → KLÄRFÄLLE → ÜBERGABE

Ausnahmehandling, das mitdenkt – dokumentenübergreifend in 4 Schritten.

GM-DocuStream betrachtet den E-Mail-Header, den Nachrichtentext und alle Anhänge als eine zusammenhängende logische Einheit. Jegliche Auffälligkeiten werden in Echtzeit erkannt, logisch begründet markiert und in einen transparenten Klär-Workflow überführt. Ihre Disponenten behalten durch klare Warteschlangen, Priorisierungen und Verarbeitungsstatus jederzeit die volle Übersicht – bis zur finalen Bestätigung bleibt jeder Vorgang flexibel bearbeitbar.

Intake & Status: Lückenlose Erfassung aller Kanäle

Egal ob E-Mail-Header, Nachrichtentext oder Anhänge in Form von PDFs, Excel-Tabellen oder Office-Dateien: Alle Daten werden gemeinsam erfasst und in eine zentrale Warteschlange gestellt. Jeder Vorgang erhält sofort einen transparenten Status wie „Wartet“, „In Verarbeitung“ oder „Offen zur Prüfung“. Das System erkennt dabei automatisch fehlerhafte Anhänge oder priorisiert Massenweiterleitungen, sodass kein Auftrag untergeht.

Kontext-Merge & Intelligente Fallback-Logik

Das System analysiert zunächst die PDF-Anhänge strukturiert. Parallel wird der gesamte Kontext der E-Mail (Body und Betreff) einbezogen. Über einen sogenannten Confidence Score wählt GM-DocuStream für jedes Feld die verlässlichste Quelle. Die integrierte Fallback-Logik stellt sicher, dass Werte aus dem E-Mail-Text oder aus Excel-Listen Daten aus dem PDF ergänzen oder präzisieren, wenn diese unklar oder widersprüchlich sind (z. B. bei kurzfristigen Avis-Hinweisen). Die Herkunft jedes Feldes bleibt dabei für den Nutzer jederzeit nachvollziehbar.

Fachlicher Klär-Workflow im Dashboard

Alle markierten Felder erscheinen in der Nachbearbeitungsmaske mit einer klaren Begründung ihrer Herkunft (z. B. spezifische E-Mail-Zeile oder PDF-Seite). Ihre Disponenten können Informationen direkt ergänzen, korrigieren oder den Datensatz gegen vorhandene Stammdaten abgleichen. Bei Bedarf kann ein Auftrag manuell neu verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass nur absolut valide Daten in den weiteren Prozess fließen.

Revisionssichere Übergabe & Audit-Trail

Ein Auftrag verlässt die Liste erst nach der expliziten 1-Klick-Bestätigung durch das Fachpersonal. Die Übergabe an Ihr TMS erfolgt im gewünschten Zielformat (z. B. API, XML, JSON oder Fortras/BORD512). Jede Änderung und jede Freigabe wird in einem lückenlosen Audit-Trail protokolliert (Wer, Was, Wann), während eine Hash-Logik Doppel-Exporte und Dubletten im Zielsystem zuverlässig verhindert.

AUSNAHMEN & PROZESSSICHERHEIT

Häufig gestellte Fragen zum Ausnahmehandling.

Hier beantworten wir Ihre Fragen dazu, wie GM-DocuStream mit unklaren Informationen umgeht und wie Sie die volle Kontrolle über Ihre Datenübergabe behalten.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Was passiert, wenn GM-DocuStream ein Feld nicht eindeutig auslesen kann?

Jedes extrahierte Feld wird mit einem Confidence Score bewertet, der die Sicherheit der Erkennung angibt. Sinkt dieser unter einen definierten Wert, wird der Auftrag im Dashboard als „Offen“ markiert und das entsprechende Feld farblich hervorgehoben. Ihr Team kann die Information dann mit einem Blick auf das Originaldokument prüfen und direkt bestätigen.

Wie flexibel ist die manuelle Korrektur in der Nachbearbeitungsmaske?

Die Maske ist für maximale Effizienz optimiert: Sie können fehlende Daten einfach ergänzen oder fehlerhaft erkannte Werte überschreiben. Dabei haben Sie direkten Zugriff auf Ihre hinterlegten Stammdaten, um Korrekturen mit nur wenigen Klicks durchzuführen, statt Informationen mühsam neu abtippen zu müssen.

Verhindert das Ausnahmehandling auch doppelte Sendungsanlagen im TMS?

Ja, das ist ein zentraler Sicherheitsaspekt. Bevor ein Auftrag exportiert wird, prüft das System anhand von Referenznummern und Vorgangs-IDs, ob dieser bereits verarbeitet wurde. Solche Dubletten werden aktiv blockiert und im Dashboard markiert, damit keine unnötigen Fehler durch Doppelbuchungen entstehen.

Werden auch wichtige Informationen aus dem E-Mail-Text für die Klärung genutzt?

GM-DocuStream verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz: Es wertet nicht nur Anhänge aus, sondern analysiert auch den Textkörper (Body) der E-Mail. Wenn wichtige Anweisungen nur im Text stehen, werden diese extrahiert und stehen Ihrem Team bei der Freigabe im Dashboard sofort zur Verfügung.

Ist für mich nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter eine Ausnahme bearbeitet hat?

Absolut. Jede Interaktion mit dem System wird in einem lückenlosen Audit-Trail protokolliert. Es ist jederzeit einsehbar, wer wann welches Feld korrigiert oder bestätigt hat. Dies sorgt für volle Transparenz und erfüllt höchste Anforderungen an die Revisionssicherheit in Ihrem Unternehmen.

Kann ich mich auf die Qualität der „bereinigten“ Daten verlassen?

Bevor ein Job an Ihr TMS übergeben wird, führt GM-DocuStream einen abschließenden Check aller Pflichtfelder und Formate durch. Die Daten verlassen das System erst, wenn sie vollständig validiert und von Ihrem Team freigegeben wurden. Das sorgt für eine Fehlerquote bei der Datenerfassung von nahezu null.