Wie werden Dubletten verhindert?

Eine Hash-Logik prüft Referenznummern und IDs gegen bereits verarbeitete Daten und blockiert Doppelimporte aktiv.

GM-DOCUSTREAM - Validierung & Datenqualität

Validiert, verlässlich – TMS-fertig.

GM-DocuStream prüft alle erkannten Felder vor der Übergabe: Pflichtfelder, Formate und Referenzen werden automatisch kontrolliert und gegen Ihre Stammdaten abgeglichen. Unklare Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt – erst danach geht der Auftrag ins TMS.

Pflichtfelder & Plausibilität:
Automatische Kontrolle von Adressen, Datums- und Zahlformaten sowie Nummernkreisen.

Stammdatenabgleich inkl. Fuzzy-Match:
Abweichungen in der Schreibweise werden durch intelligente Algorithmen korrekt zugeordnet, statt fehlerhafte Dubletten neu anzulegen.

Audit-Trail & KPIs:
Jede Änderung, jeder Status und jede Freigabe bleibt lückenlos und revisionssicher nachvollziehbar.

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Brillenglas fokussiert auf Computerbildschirm mit Programmiercode und Anwendungen im Hintergrund.

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Drei Lagerarbeiter stehen nebeneinander und überprüfen Verpackungen in einem Lager mit vielen Regalen voll mit Kartons und Kanistern.

Nacht-Luftaufnahme eines belebten Containerhafens mit beleuchteten Kränen und Stapeln bunter Frachtcontainer am Wasser.

PROZESSSICHERHEIT DURCH INTELLIGENTE PRÜFUNG

Datenqualität, die Ihre Disposition entlastet.

Eine automatisierte Auftragserfassung ist nur so gut wie die Qualität der übergebenen Daten. GM-DocuStream fungiert als intelligenter Filter zwischen Ihrem Posteingang und Ihrem Transport Management System (TMS), um Medienbrüche und Erfassungsfehler konsequent zu eliminieren.

Präzise Validierung gegen Ihre Stammdaten
Durch den Abgleich der erkannten Felder mit Ihren vorhandenen Kunden-, Fracht- oder Materialstammdaten vermeiden Sie Tippfehler oder Falschzuordnungen bereits im Vorfeld. Dies gewährleistet einen reibungslosen Upload in Systeme wie CarLo, WinSped oder Komalog.

Transparenz und Kontrolle im Dashboard
Sollten Werte nicht eindeutig erkannt werden oder Plausibilitätsprüfungen fehlschlagen, markiert das System diese Stellen im modernen Web-UI. Ihre Disponenten behalten so die volle Kontrolle: Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf und geben den Auftrag erst nach einer bewussten Bestätigung zur automatischen Anlage frei.

Vollständige Dokumentation (Audit-Trail)
Jeder Verarbeitungsschritt – vom E-Mail-Eingang über die KI-Extraktion bis zur finalen Übergabe – wird protokolliert. Dieser Audit-Trail sorgt für maximale Revisionssicherheit und macht Ihre Prozesse durch exportierbare Kennzahlen (KPIs) messbar und optimierbar

Wie wir Unklarheiten klären

PIPELINE: STAMMDATEN → MATCHING → VALIDIERUNG → EXPORT

Vier Schritte zu verlässlicher Datenqualität.

GM-DocuStream prüft jede erkannte Information gegen Ihre individuellen Stammdaten und hinterlegte Geschäftsregeln. Das System markiert Unklarheiten automatisch, ergänzt fehlende Pflichtfelder und verhindert aktiv die Anlage von Dubletten. Erst nach Ihrer bewussten Bestätigung werden die geprüften Daten an Ihr TMS übergeben – vollständig nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Intelligente Feldprüfung & Normalisierung

In der ersten Stufe werden alle extrahierten Felder auf Formate, Einheiten und Schreibweisen hin analysiert. Ob Datumsformate, Zahlenwerte, Mengeneinheiten oder Adressbestandteile: GM-DocuStream vereinheitlicht Abweichungen (z. B. die Umwandlung von „Str.“ zu „Straße“ oder Länderkürzel-Normalisierungen). Diese Vorbereitung stellt sicher, dass alle Daten in einer konsistenten Struktur für die weiteren Prüfschritte bereitstehen.

Präziser Abgleich gegen Ihre Stammdaten

Kunden, Partner, Adressen und Referenzen werden gegen die importierten Stammdaten Ihres TMS abgeglichen. Unser Fuzzy-Matching-Algorithmus erkennt dabei Varianten und Abkürzungen zuverlässig und liefert für jedes Feld den wahrscheinlichsten Treffer. Unsichere Kandidaten werden im Dashboard explizit als Vorschläge gekennzeichnet, um „Blindbuchungen“ und fehlerhafte Datenanlagen im Keim zu ersticken.

Plausibilitäts-, Pflichtfeld- & Dublettencheck

Mandantenspezifische Regeln prüfen die Vollständigkeit und logische Konsistenz der Daten. Dabei werden nicht nur Pflichtfelder kontrolliert, sondern auch Nummernkreise und Referenzformate abgeglichen. Eine integrierte Vergleichslogik erkennt über Zeitfenster oder Vorgangs-IDs, ob E-Mails oder Anhänge doppelt eingegangen sind, und verhindert so aktiv belastende Dubletten in Ihrem Zielsystem.

Bestätigung, Protokoll & Systemübergabe

Im Dashboard behalten Ihre Disponenten die volle Kontrolle: Markierte Felder können mit einem Klick bestätigt oder korrigiert werden. Jede Änderung wird im Audit-Trail (Wer, Was, Wann) lückenlos protokolliert. Im Anschluss erfolgt die Übergabe an Ihr TMS (z. B. CarLo, WinSped oder Komalog) im exakt benötigten Zielformat wie XML, JSON oder Fortras – sauber validiert und direkt bereit für die Disposition.

BETRIEB & KONTROLLE

Fehler raus, Qualität rein – bevor der Auftrag ins TMS geht.

Bevor GM-DocuStream eine Datei übergibt, durchläuft jeder Auftrag eine fachliche und technische Tiefenprüfung. Dies reduziert manuelle Fehler auf nahezu null und schont Ihre personellen Ressourcen.

Pflichtfelder & Formate

Von Datums- und Zahlenformaten über ISO-Ländercodes bis hin zur USt-ID – alle Daten werden normiert und gegen Ihre Systemvorgaben validiert.

Referenzen & Dubletten

Eine intelligente Hash-Logik prüft Kundennummern und Sendungs-IDs, um Doppelimporte von vornherein auszuschließen.

Positions- & Summenlogik

GM-DocuStream gleicht Kopf- und Positionswerte wie Stückzahlen, Gewichte und Volumina ab. Konfigurierbare Toleranzgrenzen sorgen dafür, dass nur plausible Daten weitergegeben werden.

Professionelle Adresslogik

Adressbestandteile werden sauber getrennt, Sonderzeichen bereinigt und optional durch Geochecks ergänzt, um eine perfekte Zuordnung zu Ihren Stammdaten zu garantieren.

Maximale Nachvollziehbarkeit

Jede Bestätigung und Korrektur wird mit Zeitstempel und Nutzerkennung archiviert. Das schafft nicht nur Sicherheit bei kritischen Aufträgen, sondern ist die Basis für Ihre Revisionssicherheit.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Wie erkennt das System fehlerhafte Daten oder logische Zahlendreher?

GM-DocuStream führt automatisierte Plausibilitäts- und Summenprüfungen durch, bei denen beispielsweise Kopfdaten mit den einzelnen Positionswerten (wie Stückzahlen, Gewichte oder Volumen) abgeglichen werden. Weichen diese logisch voneinander ab, markiert das System die betroffenen Stellen sofort farblich im Dashboard, damit Ihr Team den Fehler vor der Übernahme ins TMS korrigieren kann.

Was passiert, wenn ein Kunde denselben Auftrag versehentlich mehrfach schickt?

Unsere integrierte Dublettenprüfung verhindert kostspielige Doppelbuchungen in Ihrem System. GM-DocuStream nutzt eine intelligente Vergleichslogik, die eingehende Dokumente anhand von Zeitfenstern, Referenznummern und Vorgangs-IDs prüft. Wird ein bereits verarbeiteter Auftrag erkannt, wird dieser aktiv blockiert und als Dublette markiert.

Werden Adressen und Schreibweisen automatisch normalisiert?

Ja. Das System trennt Straße, PLZ und Ort sauber voneinander, bereinigt Sonderzeichen und normalisiert Schreibweisen (z. B. „Str.“ zu „Straße“). Durch den Abgleich mit Ihren Stammdaten werden Adressen exakt so aufbereitet, dass sie perfekt zu Ihrer vorhandenen Datenstruktur passen.

Ist die Datenverarbeitung für spätere Prüfungen revisionssicher dokumentiert?

Absolut. Jede Extraktion, jede manuelle Korrektur und jede finale Freigabe wird in einem lückenlosen Audit-Trail mit Zeitstempel und Nutzerkennung protokolliert. Diese vollständige Nachvollziehbarkeit sorgt für maximale Sicherheit und erfüllt alle gängigen Compliance-Anforderungen in der Logistik.

Wie zuverlässig werden unstrukturierte Daten aus E-Mails ausgelesen?

Dank unseres spezialisierten Deep Learning Modells erkennt GM-DocuStream relevante Informationen layout-unabhängig, selbst wenn diese nur als reiner Text im E-Mail-Body stehen. Die manuelle Fehlerquote bei der Datenerfassung wird dadurch auf nahezu null reduziert, was die Verlässlichkeit Ihrer gesamten Datenkette massiv steigert.

Welchen zeitlichen Vorteil bringt die automatisierte Prüfung im Alltag?

Durch den Wegfall der manuellen Kontrolle von Pflichtfeldern und Formaten gewinnen Ihre Disponenten wertvolle Zeit. Unsere Kunden berichten von einer Zeitersparnis von über 25 Stunden pro Woche. Da GM-DocuStream nur sauber validierte und „TMS-fertige“ Daten übergibt, wird zudem der Aufwand für nachträgliche Korrekturen im Zielsystem drastisch gesenkt.