Technik
Für IT-Leiter, Datenschutzbeauftragte und Geschäftsführer, die vor der Einführung wissen wollen, wo ihre Daten liegen, wer sie liest und was im Fehlerfall passiert. Diese Seite beschreibt Architektur, Datenfluss, Mandantentrennung und Sicherheit von GM-DocuStream in einem Stück.
Architektur
GM-DocuStream ist eine mandantenfähige Web-Anwendung, die Auftragsmails vom Eingang bis zur Übergabe ins Speditionsprogramm verarbeitet. Die Verarbeitung läuft über dedizierte Worker und Warteschlangen, damit Lastspitzen abgefangen werden und kein Auftrag verloren geht. In Ihrem Netz wird nichts installiert.
Verarbeitung
Jede E-Mail wird als Job mit eindeutiger ID in eine Warteschlange gestellt und von Workern abgearbeitet. Jobs sind idempotent: ein Wiederanlauf erzeugt keinen zweiten Auftrag. Prioritäten und Backpressure halten den Durchsatz auch bei Lastspitzen stabil.
Bedienung
Das Dashboard läuft im Browser, auf Ihren Rechnern wird nichts installiert. Zugriff über Rollen (Administrator, Disponent, Betrachter), Nutzer legen Ihre Administratoren selbst an. Updates werden laufend eingespielt, ohne Wartungsfenster und ohne Aufwand auf Ihrer Seite.
Schnittstellen
Standardweg ist ein SFTP-Server von GM-DocuStream, von dem Ihr Speditionsprogramm die Aufträge abholt; alternativ direkt per API. Ausgabeformate nach Vorgabe des Systems: XML, JSON, CSV, bei Bedarf Fortras 100. E-Mail und PDF werden dem Auftrag beigelegt.
Änderungen
Neue Regeln, Feldzuordnungen und Modellwechsel gehen versioniert in einen Shadow-Mode: Sie laufen parallel mit, ohne Aufträge zu verändern. Erst nach Prüfung werden sie freigegeben; ein Rollback auf die vorherige Version ist jederzeit möglich.
Kein Zugriff auf Ihre Systeme: GM-DocuStream braucht weder Zugang zu Ihren Postfächern noch zu Ihren Servern. Aufträge kommen per Weiterleitung an ein Postfach von GM-DocuStream oder per Upload im Dashboard; Stammdaten liefern Sie als Export oder über die Schnittstelle Ihres TMS; die Übergabe läuft über den SFTP-Server oder die API.
Datenfluss
Jede Station ist protokolliert, jedes Original bleibt erhalten, und gleiche Eingangsdaten führen unter gleichen Regeln zum gleichen Ergebnis. Das ist die Grundlage für Revisionssicherheit und für die Nachvollziehbarkeit gegenüber Ihren Auftraggebern.
Ihre Disposition leitet die Auftragsmail an ein Postfach von GM-DocuStream weiter oder lädt PDF-Dokumente im Dashboard hoch. Jede weitergeleitete E-Mail wird als eigener Vorgang angelegt; beim manuellen Upload von PDF-Dokumenten prüft die Software auf Dubletten. Die Original-E-Mail, PDFs und Excel-Dateien werden unverändert und verschlüsselt abgelegt; der Vorgang erhält eine eindeutige ID mit Absender, Betreff, Zeitstempel und Mandant.
PDFs werden für die Auslese aufbereitet, Excel- und CSV-Tabellen gelesen, der E-Mail-Text normalisiert. Schreibweisen, Datums- und Zahlenformate werden vereinheitlicht. Inhalte aus Mailtext, PDF-Seiten und Tabellenzellen werden im Kontext zusammengeführt, damit ein Wert, der nur in der Mail steht (etwa das Entladedatum), den Auftrag ergänzt. Vorlagen je Kunde sind nicht nötig: die Software liest Dokumente inhaltlich, nicht nach festen Positionen.
Das KI-Modell liest die Auftragsfelder aus; Regeln prüfen Pflichtfelder und Plausibilität, etwa Länder und Postleitzahlen, Nummernkreise und Zeitfenster. Auftraggeber, Lade- und Entladestellen werden gegen Ihre Stammdaten abgeglichen, die regelmäßig per SFTP oder API synchronisiert werden; ein unscharfer Abgleich fängt Schreibvarianten ab. Bei sicherem Treffer wird die Zuordnung automatisch gesetzt, sonst steht sie mit Vorschlägen zur Überprüfung. Fehlende Pflichtfelder werden markiert. Nichts wird ungeprüft übergeben.
Im Dashboard stehen links die E-Mail mit den zugehörigen Dokumenten und rechts die Erfassungsmaske von GM-DocuStream mit dem vorbereiteten Auftrag. Der Disponent prüft Feld für Feld gegen das Original, korrigiert bei Bedarf und gibt mit einem Klick frei. Jede Korrektur wird mit Nutzer, Feld und Zeitpunkt protokolliert. Der Export erfolgt genau einmal im Zielformat Ihres Systems über den SFTP-Server oder die API, mit Quittung und automatischer Wiederholung bei Verbindungsproblemen. Ist Ihr TMS vorübergehend nicht erreichbar, bleibt der Auftrag in der Export-Warteschlange und wird nachgeliefert. Ein Re-Export lässt sich jederzeit identisch neu erzeugen.
Mandantenfähigkeit
GM-DocuStream ist von Grund auf mandantenfähig. Ob eine Spedition, eine Firmengruppe mit mehreren Gesellschaften oder ein Standortverbund: Daten, Nutzer, Regeln und Schnittstellen sind je Mandant getrennt, die Administration bleibt an einer Stelle.
Isolation
Jeder Mandant hat eigene Datenbank-Instanzen und eigene Secrets; eine Vermischung von Daten ist technisch ausgeschlossen. Der Zugriff läuft über ein Rollen- und Rechtesystem (Administrator, Disponent, Betrachter). Jede Aktion wird mit Zeitstempel und Nutzerkennung protokolliert.
Konfiguration
Regeln, Feldzuordnungen, Nummernkreise und Exportformate (SFTP oder API, XML, JSON, CSV) werden je Mandant konfiguriert und versioniert. Eine Niederlassung kann ein anderes Speditionsprogramm bespielen als die Zentrale. Änderungen durchlaufen den Shadow-Mode, bevor sie für einen Mandanten freigegeben werden.
Einrichtung
Weitere Niederlassungen oder Gesellschaften richtet MHV Systems als eigene Mandanten ein, vor allem dann, wenn dort ein anderes Speditionsprogramm läuft. Die Anbindung, Stammdaten und Regeln werden je Mandant konfiguriert. Nutzer und Rollen innerhalb eines Mandanten legen Ihre Administratoren selbst an; Mandanten selbst werden nicht vom Kunden angelegt.
Sicherheit und DSGVO
GM-DocuStream wird in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben; Speicherung und Verarbeitung finden ausschließlich in Deutschland statt. Daten werden bei der Übertragung mit TLS und bei der Speicherung mit AES-256 verschlüsselt. Für die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellen wir Ihnen den Vertrag (AVV), die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und die Liste der Subprozessoren bereit; Löschfristen sind konfigurierbar.
Zur Verantwortung: Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type II auditiert und deckt die physische und infrastrukturelle Sicherheit ab. MHV Systems verantwortet die Sicherheit der Plattform und der Prozesse. Sie steuern Ihre internen Richtlinien, etwa Nutzer, Rollen und Passwortregeln. Prüfberichte der Infrastruktur erhalten Sie auf Anfrage gegen NDA.
Datenstandort Frankfurt am Main, keine Verarbeitung außerhalb Deutschlands
Verschlüsselung bei der Speicherung, TLS bei der Übertragung
Trainingsläufe mit Ihren Daten ohne Ihre ausdrückliche Freigabe
AVV, TOMs und Subprozessorenliste auf Anfrage, vor Vertragsschluss
Betrieb
Was im Hintergrund läuft, damit die Disposition morgens einfach weiterarbeiten kann.
Backups
Regelmäßige verschlüsselte Snapshots mit gestaffelter Aufbewahrung, automatisierte Wiederherstellungstests, definierte Wiederanlaufziele (RPO/RTO). Worker starten nach einer Störung automatisch neu; Daten bleiben dabei in Deutschland.
Monitoring
Latenz, Durchsatz, Trefferquote, Fehlerraten und Warteschlangenlängen werden laufend gemessen; Logs und Traces sind über die Job-ID korreliert. Dashboards je Mandant, Alarme bei Überschreiten definierter Schwellwerte.
Updates
Sicherheits-Updates werden laufend eingespielt, ohne Ausfallzeit. Fachliche Änderungen gehen versioniert über den Shadow-Mode live und lassen sich zurückrollen. Sie merken Updates daran, dass sich nichts ändert, außer wenn Sie es wollen.
KI-Modelle
Sie wählen gemeinsam mit uns, welches Modell Ihre Dokumente liest: das eigene Modell von MHV Systems oder ein Anbieter wie OpenAI, Anthropic oder Mistral, auf Wunsch ausschließlich europäisch. Ein Wechsel erfolgt nur nach Rückfrage bei Ihnen, mit Hinweis auf die Datenschutzfolgen.
Häufige Fragen
Was vor der Einführung meist gefragt wird. Für alles Weitere bringen Sie Ihre IT einfach mit ins Gespräch.
Ausschließlich in Deutschland, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Speicherung, Verarbeitung, Logs und Backups bleiben in der deutschen beziehungsweise EU-Jurisdiktion. Die KI-Modelle werden gemeinsam mit Ihnen gewählt; wenn Sie ausschließlich europäische Anbieter wünschen, richten wir das so ein.
Nein. Auftragsmails werden an ein Postfach von GM-DocuStream weitergeleitet oder im Dashboard hochgeladen. Die Übergabe ins Speditionsprogramm läuft über einen SFTP-Server, den MHV Systems bereitstellt, oder über die API Ihres Systems. Ein Zugang zu Ihren internen Systemen ist nicht nötig.
Jeder Mandant hat eigene Datenbank-Instanzen, eigene Secrets und eigene Konfiguration. Die Trennung gilt auf Datenbank- und Anwendungsebene; ein Datenabfluss zwischen Mandanten ist technisch ausgeschlossen. Innerhalb Ihres Unternehmens steuert ein Rollen- und Rechtesystem, wer welche Mandanten und Aufträge sieht.
Das Rechenzentrum, in dem GM-DocuStream läuft, wird regelmäßig unabhängig auditiert, unter anderem nach ISO 27001, SOC 2 Type II, SOC 3, ISO 22301, CSA STAR Level 1 und PCI-DSS. MHV Systems als Unternehmen ist nicht selbst zertifiziert; wir verantworten die Plattform- und Prozesssicherheit und dokumentieren sie in den TOMs. Prüfberichte der Infrastruktur stellen wir auf Anfrage gegen NDA bereit.
Nein. Ein Training mit Ihren Daten findet ohne Ihre ausdrückliche Freigabe nicht statt, weder für das eigene Modell von MHV Systems noch bei einem Drittanbieter. Ein Wechsel des eingesetzten Modells erfolgt nur nach Rückfrage bei Ihnen.
Beim manuellen Upload von PDF-Dokumenten im Dashboard prüft die Software, ob das Dokument bereits verarbeitet wurde. Beim Abgleich mit den Stammdaten fängt ein unscharfer Abgleich Schreibvarianten von Kunden und Adressen ab, damit keine doppelten Zuordnungen entstehen.
Freigegebene Aufträge bleiben in der Export-Warteschlange. Sobald die Verbindung wieder steht, werden sie automatisch übergeben, mit Quittung. Ein Export lässt sich außerdem jederzeit manuell und identisch neu erzeugen, weil Original und angewandte Regeln protokolliert sind.
Ja. Die Original-E-Mail, das PDF und etwaige Tabellen werden unverändert archiviert und bleiben mit dem Auftrag verknüpft. Im Dashboard liegt das Original neben dem ausgelesenen Auftrag; zusätzlich werden E-Mail und PDF dem Auftrag im Speditionsprogramm beigelegt.
Änderungen werden versioniert und zunächst im Shadow-Mode mitgeführt, ohne produktive Aufträge zu verändern. Erst nach Prüfung werden sie freigegeben, auf Wunsch nur für einzelne Mandanten oder Standorte. Ein Rollback auf die vorherige Version ist jederzeit möglich.
In der Einrichtung erstellen wir eine Feldzuordnung, die die ausgelesenen Daten in das Format Ihres Systems überträgt: XML, JSON oder CSV nach Vorgabe des Herstellers, bei Bedarf Fortras 100, oder direkt über die API. Für elf Speditionsprogramme ist das bereits beschrieben.
Der Standard ist das Hosting in Frankfurt. Für besondere Anforderungen sprechen Sie uns an; ob ein Betrieb in Ihrer Infrastruktur sinnvoll ist, klären wir mit Ihrer IT im Gespräch.
Sie erhalten eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Liste der Subprozessoren. Löschfristen sind konfigurierbar, jeder Zugriff und jede Änderung ist im Audit-Trail nachvollziehbar.
Technisches Gespräch
Wir gehen Ihre Fragen zu Anbindung, Datenhaltung und Auftragsverarbeitung durch und schicken Ihnen danach AVV, TOMs und Subprozessorenliste zu.
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