Funktion · Sammel-PDFs und Excel-Listen
Viele Auftraggeber schicken ihre Transportaufträge gebündelt: eine PDF mit 30 Positionen, eine Excel-Liste für die ganze Woche, mehrere Anhänge in einer Mail. GM-DocuStream erkennt, wo ein Auftrag endet und der nächste beginnt. Die E-Mail bleibt dabei ein Vorgang im Dashboard; die Aufträge darin prüft Ihr Disponent in einer Maske nacheinander und gibt sie frei. Im TMS wird jeder Auftrag einzeln angelegt.
So läuft die Trennung
Wichtig für die Dispo: Eine Mail mit 27 Aufträgen erzeugt im Dashboard nicht 27 Vorgänge, sondern einen. Die 27 Aufträge stecken in diesem Vorgang und werden in einer Maske geprüft. Erst bei der Übergabe ans TMS wird jeder Auftrag einzeln angelegt.
Die Software erkennt Trennmerkmale wie wechselnde Auftragsnummern, neue Adressblöcke, Tabellenzeilen oder Seitenwechsel. Das gilt für mehrseitige PDFs, Excel- und CSV-Listen und für mehrere Anhänge in einer E-Mail. Das Dokument wird dafür einmal gelesen.
Der Disponent öffnet die E-Mail wie jeden anderen Auftrag. In der Erfassungsmaske steht eine Liste „Auftrag 1 bis 27“: Er arbeitet die Aufträge nacheinander ab oder springt zwischen ihnen, geprüfte sind grün markiert. Angaben, die für alle gelten, etwa der Auftraggeber oder ein Hinweis im E-Mail-Text, sind bei jedem Auftrag bereits eingetragen.
Stammdatenabgleich, Pflichtfelder und Dublettenprüfung laufen je Auftrag. Fehlt bei einem Auftrag eine Angabe, bleibt er offen, die anderen können freigegeben werden.
Die meisten Speditionsprogramme importieren keine Sammeldateien. Deshalb erzeugt GM-DocuStream nach der Freigabe je Auftrag einen eigenen API-Aufruf oder eine eigene Datei. E-Mail und Dokument werden an jeden dieser Aufträge angehängt.
In der Erfassungsmaske
Navigation
Eine Liste führt durch die erkannten Aufträge. Geprüfte sind grün markiert, offene erkennbar. Kein Springen zwischen Fenstern, kein Suchen in der Mailbox.
Korrektur
Wurde eine Trennung nicht erkannt, fügt der Disponent in der Maske einen weiteren Auftrag hinzu. Geänderte Felder bleiben hervorgehoben.
Freigabe
Jeder geprüfte Auftrag wird freigegeben und einzeln angelegt. Jede Freigabe ist mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert.
Aufwand und Kosten
Manuell sind 27 Aufträge aus einer Liste rund eine Stunde Abtipparbeit. Mit GM-DocuStream wird das Dokument einmal gelesen; der Disponent prüft die Datensätze und gibt frei. Auch bei der Abrechnung zählt das Lesen nur einmal: Der DST-Verbrauch je Auftrag ist bei Sammeldokumenten deutlich geringer als bei Einzelmails.
gelesen, egal wie viele Aufträge im Dokument stehen
einzelne Aufträge im TMS, jeder geprüft und freigegeben
Häufige Fragen
Nein. Die E-Mail wird so weitergeleitet, wie sie ankommt. GM-DocuStream liest den E-Mail-Text und alle Anhänge und trennt die Aufträge selbst.
Einzeln. Die meisten Speditionsprogramme importieren keine Sammeldateien, deshalb erzeugt GM-DocuStream je Auftrag einen eigenen API-Aufruf oder eine eigene Datei. So kann jeder Auftrag einzeln disponiert und abgerechnet werden.
Der Disponent sieht die erkannten Datensätze neben dem Original und kann in der Maske einen weiteren Auftrag hinzufügen oder einen falsch getrennten zusammenführen. Nichts geht ohne Freigabe ins TMS.
Ja. Jeder Datensatz aus einem Sammeldokument durchläuft den vollständigen Abgleich gegen Ihre Stammdaten, die Pflichtfeldprüfung und die Dublettenprüfung, bevor er einzeln übergeben wird.
Das Dokument wird einmal gelesen, und das Lesen macht den Großteil des DST-Verbrauchs aus. Je Auftrag ist der Verbrauch bei Sammeldokumenten deshalb deutlich geringer als bei einzeln geschickten Aufträgen.
Live-Demo
Bringen Sie eine Excel-Liste oder ein Sammel-PDF mit, wie Ihre Kunden es schicken. Wir zeigen, wie GM-DocuStream die Aufträge trennt und was im Dashboard davon zu sehen ist.
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