Auftragserfassung: Ablauf, Fehler und Automatisierung

Was ist Auftragserfassung?

Die Auftragserfassung liegt zwischen Auftragseingang und Disposition. Ein Kunde schickt einen Transportauftrag, etwa als E-Mail mit PDF-Anhang, als Excel-Liste oder als Freitext in der Mail. Ein Mitarbeiter liest die Angaben und überträgt sie in die Erfassungsmaske des Transport Management Systems. Das Ergebnis ist ein vollständiger Auftrag im TMS, mit dem die Disposition planen, Frachtpapiere erzeugen und später abrechnen kann.

Schicken Kunden ihre Aufträge per EDI, entfällt dieser Schritt weitgehend, weil die Daten bereits strukturiert ankommen. Kommen Aufträge dagegen als Dokument, verwendet jeder Verlader sein eigenes Formular, seine eigene Reihenfolge und eigene Bezeichnungen.

Welche Daten werden bei der Auftragserfassung erfasst?

Welche Felder Pflicht sind, legt das jeweilige TMS und die Spedition fest. Übernommen werden zum Beispiel diese Angaben:

• Auftraggeber und Rechnungsempfänger: Kundennummer, Ansprechpartner, abweichende Rechnungsadresse.
• Lade- und Entladestelle: Adresse, Ansprechpartner, Öffnungszeiten und Zeitfenster.
• Termine: Ladedatum, Zustelldatum, Fixtermine.
• Sendungsdaten: Anzahl und Art der Packstücke, Gewicht, Lademeter oder Volumen.
• Referenzen: Bestell-, Lieferschein- und Auftragsnummern des Kunden.
• Sonderangaben: Gefahrgut mit UN-Nummer, Temperaturvorgaben, Palettentausch, Hebebühne, Avisierung.

Rechtlich ist der Auftraggeber verpflichtet, die für die Ausführung wesentlichen Informationen mitzuteilen. Die ADSp 2017 nennen in Ziffer 3 unter anderem Adressen, Art und Beschaffenheit des Gutes, Bruttogewicht, Packstückzahl, Wert und Lieferfristen; Gefahrgut ist in Textform anzugeben.

Welche Fehler passieren bei der manuellen Erfassung?

Bei manueller Erfassung entstehen Fehler unter anderem durch die Vielzahl unterschiedlicher Formate:

• Zahlendreher in Postleitzahlen, Hausnummern und Referenznummern.
• Adressen werden neu angelegt, obwohl sie in den Stammdaten bereits existieren. Es entstehen Dubletten, die Abrechnung und Auswertung erschweren.
• Hinweise im Freitext werden übersehen, etwa „Anlieferung nur nach Avis“ oder „Hebebühne erforderlich“.
• Sammel-PDFs mit vielen Aufträgen in einem Dokument werden unvollständig übertragen.
• Einheiten werden verwechselt, etwa Paletten und Packstücke oder Kilogramm und Tonnen.
• Änderungen per Folgemail erreichen den bereits erfassten Auftrag nicht.

Die Folgen zeigen sich später: Fehlfahrten, Standzeiten an der Rampe, Nachbelastungen und Rechnungskorrekturen.

Wie läuft die manuelle Auftragserfassung ab?

1. Auftrag im Postfach öffnen und Anhänge sichten.
2. Auftraggeber im TMS suchen, Lade- und Entladestelle in den Stammdaten finden oder neu anlegen.
3. Termine, Sendungsdaten und Referenzen abtippen.
4. Sonderanweisungen in die passenden Felder oder in Bemerkungen übernehmen.
5. Auftrag speichern und an die Disposition übergeben, Originaldokument ablegen.

Bei vielen Aufträgen am Tag bindet die Erfassung entsprechend viel Arbeitszeit in Disposition und Auftragsannahme.

Wie funktioniert automatisierte Auftragserfassung?

Software zur automatisierten Auftragserfassung liest Auftragsdokumente unabhängig vom Layout aus, ordnet die Inhalte den Feldern des TMS zu und gleicht Adressen mit den vorhandenen Stammdaten ab. Fehlende Pflichtfelder werden markiert. Ein Mitarbeiter prüft den vorbereiteten Auftrag und gibt ihn frei; erst dann wird er per Schnittstelle an das TMS übergeben.

So arbeitet GM-DocuStream: Aufträge werden an ein eigenes Postfach weitergeleitet oder hochgeladen. Die Software liest PDF-Anhänge, Excel-Listen und Freitext in E-Mails, gleicht Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und zeigt den Auftrag in einer Prüfansicht: links die E-Mail mit den Dokumenten, rechts die ausgefüllte Erfassungsmaske. Nach der Freigabe geht der Auftrag in das Speditionsprogramm, E-Mail und PDF werden als Dokumente mitgeliefert. Sammel-PDFs mit mehreren Aufträgen bleiben dabei ein Vorgang, die einzelnen Aufträge lassen sich in der Maske nacheinander prüfen.

Aus der Praxis: Die Hansetank Spedition GmbH und die Hansefrigo Spedition GmbH sparen mit der automatisierten Erfassung im Schnitt rund 20 Stunden pro Woche. Weitere Beispiele stehen auf der Seite Referenzen.

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Entscheidend sind die Zahl der manuell erfassten Aufträge und die Vielfalt der Formate. Je mehr Aufträge täglich von Hand erfasst werden und je mehr Kunden eigene Formulare oder Sammelaufträge schicken, desto größer ist die Entlastung in der Disposition.

Aus der Praxis von MHV Systems mit Speditionen ergeben sich diese Erfahrungswerte: Unter etwa zehn manuell erfassten Aufträgen pro Tag steht der Einrichtungsaufwand selten im Verhältnis zum Nutzen. Ab rund 20 bis 25 Aufträgen täglich ist der Effekt in der Disposition deutlich spürbar, besonders wenn viele Kunden eigene Formulare oder Sammelaufträge schicken.

Voraussetzung ist ein TMS, das Aufträge über eine Schnittstelle oder eine Importdatei annimmt. Eine Übersicht steht unter TMS-Anbindungen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Auftragseingang und Auftragserfassung?

Der Auftragseingang ist der Moment, in dem der Auftrag die Spedition erreicht, etwa per E-Mail, Portal oder EDI. Die Auftragserfassung ist der anschließende Arbeitsschritt, in dem die Angaben in das Speditionsprogramm übernommen und geprüft werden.

Welche Formate lassen sich automatisch auslesen?

Aktuelle Lösungen lesen PDF-Dokumente, Excel-Listen und Freitext in E-Mails. Aufträge, die bereits per EDI kommen, brauchen keine Auslese, weil sie strukturiert vorliegen.

Muss jeder automatisch erfasste Auftrag geprüft werden?

Bei Aufträgen aus E-Mails und Dokumenten ist eine kurze Prüfung vor der Übergabe sinnvoll. Der Mitarbeiter kontrolliert den vorbereiteten Auftrag, ergänzt fehlende Pflichtfelder und gibt ihn frei.

Muss für die automatisierte Erfassung das TMS gewechselt werden?

Nein. Die Übergabe erfolgt über die vorhandene Schnittstelle des Speditionsprogramms, etwa per API oder als Importdatei im Format XML, JSON oder CSV.