Avis in der Logistik: Bedeutung, Lieferavis & Ablauf

Was bedeutet Avis?

Das Wort stammt aus dem Französischen und bedeutet Nachricht oder Benachrichtigung. In der Logistik bezeichnet es die Ankündigung einer Sendung, bevor sie eintrifft. Das Verb dazu ist avisieren. Ein Avis kann telefonisch, per E-Mail, über ein Zeitfensterbuchungssystem oder als elektronische Nachricht erfolgen.

Welche Arten von Avis gibt es?

• Lieferavis (ASN): Der Versender kündigt dem Empfänger an, welche Ware wann kommt. Im Handel und in der Industrie kann das Lieferavis per EDI übermittelt werden.
• Zustellavis: Die Spedition meldet sich vor der Zustellung beim Empfänger und vereinbart einen Termin.
• Abholavis: Der Frachtführer kündigt die Abholung beim Versender an, damit die Ware bereitsteht.
• Zeitfensterbuchung: Bei manchen Empfängern wird der Anliefertermin über ein Buchungssystem reserviert, siehe Zeitfenster.

Was enthält ein Lieferavis?

• Lieferschein- und Bestellnummer
• Artikel und Mengen
• Anzahl und Art der Packstücke, Gewicht
• Kennzeichnung der Packstücke, etwa Nummer der Versandeinheit (NVE/SSCC)
• Voraussichtliche Ankunftszeit und Frachtführer

Mit diesen Daten kann der Empfänger den Wareneingang vorbereiten und die Lieferung beim Eintreffen schnell mit der Bestellung abgleichen. Im EDIFACT-Standard wird das Lieferavis als Nachricht DESADV (Despatch Advice) übertragen, mehr dazu unter EDIFACT.

Wie läuft eine Avisierung ab?

1. Die Spedition prüft, ob der Empfänger eine Anmeldung verlangt. Der Hinweis kann im Transportauftrag oder in den Stammdaten der Entladestelle stehen.
2. Vor der Zustellung wird der Empfänger informiert, telefonisch, per E-Mail oder über ein Zeitfensterbuchungssystem. Übermittelt werden zum Beispiel Lieferschein- oder Auftragsnummer, Anzahl der Packstücke und geplante Ankunftszeit.
3. Der Empfänger bestätigt den Termin oder nennt ein anderes Zeitfenster.
4. Der bestätigte Termin wird im Auftrag vermerkt, damit Disposition und Fahrer ihn kennen.
5. Verzögert sich die Zustellung, meldet die Spedition die neue Ankunftszeit, bevor das vereinbarte Zeitfenster verstreicht.

Beispiel: Im Transportauftrag steht „Anlieferung nur nach telefonischer Avisierung 24 Stunden vorher, Warenannahme Mo–Fr 7–14 Uhr“. Für die Erfassung bedeutet das drei Angaben: Avis-Pflicht mit 24 Stunden Vorlauf, Telefonnummer der Warenannahme und Öffnungszeiten der Entladestelle. Was im Speditionsprogramm fehlt, fehlt später auch im Fahrerauftrag.

Warum ist „nur nach Avis“ im Transportauftrag wichtig?

Manche Empfänger nehmen Ware nur nach vorheriger Ankündigung an. Im Transportauftrag steht dann ein Hinweis wie „Anlieferung nur nach telefonischer Avisierung“ mit Telefonnummer und Vorlaufzeit. Fehlt das Avis, kann die Annahme verweigert werden. Die Folgen sind Fehlfahrt, erneute Zustellung und zusätzliche Kosten.

Solche Hinweise können im Freitext eines Auftrags stehen und werden bei der manuellen Auftragserfassung leicht übersehen. Im Speditionsprogramm sollte die Avis-Pflicht deshalb als eigenes Feld geführt werden, damit sie in Disposition und Fahrerauftrag sichtbar ist. Bei automatisierter Erfassung lässt sich der Hinweis über kundenspezifische Regeln auslesen und in das passende Feld des TMS übergeben.

Was ist der Unterschied zwischen Avis und Lieferschein?

Das Avis kommt vor der Ware und kündigt sie an. Der Lieferschein begleitet die Ware und dokumentiert, was tatsächlich geliefert wurde. Beim Wareneingang werden beide abgeglichen.

Häufige Fragen

Was bedeutet „Anlieferung nur nach Avis“?

Der Empfänger nimmt die Sendung nur an, wenn sie vorher angekündigt wurde, etwa telefonisch mit einer bestimmten Vorlaufzeit. Ohne Avis kann die Annahme verweigert werden.

Wer ist für das Avis zuständig?

Das hängt von der Vereinbarung ab. Das Lieferavis an den Empfänger schickt der Versender. Die telefonische Zustellavisierung übernimmt die zustellende Spedition, wenn sie im Auftrag vorgesehen ist.

Kostet eine Avisierung extra?

Die telefonische Avisierung kann als Zusatzleistung berechnet werden. Ob und in welcher Höhe, regeln der Tarif oder die Vereinbarung mit der Spedition.

Was ist der Unterschied zwischen Avis und ASN?

ASN steht für Advance Shipping Notice und ist das elektronische Lieferavis, das per EDI übertragen wird. Avis ist der allgemeine Begriff für jede Ankündigung einer Lieferung, auch per Telefon oder E-Mail.