Lagerverwaltung: LVS, Bestandsführung und Inventur

Was ist Lagerverwaltung?

Lagerverwaltung ist die mengen- und platzgenaue Verwaltung der Bestände eines Lagers. Sie beantwortet jederzeit, welcher Artikel in welcher Menge auf welchem Lagerplatz liegt, und steuert die Ein- und Auslagerungen. Während die Lagerlogistik alle physischen Abläufe im Lager umfasst, ist die Lagerverwaltung ihr administrativer und steuernder Teil. Früher wurde sie mit Lagerkarteien geführt, heute mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS), international Warehouse Management System (WMS) genannt.

Was macht ein Lagerverwaltungssystem (LVS/WMS)?

• Stammdaten: Artikel mit Maßen, Gewichten und Verpackungseinheiten, Lagerplätze mit Kapazitäten, Lademittel und Lieferanten.
• Wareneingang: Erfassen der angelieferten Ware gegen Bestellung oder Avis, Kennzeichnen der Ladeeinheiten.
• Einlagerung: Vorschlag eines Lagerplatzes nach festgelegten Regeln und Bestätigung per Scan.
• Bestandsführung: Buchen jeder Bewegung, auf Wunsch mit Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum oder Seriennummer.
• Auslagerung: Freigabe von Aufträgen, Steuerung der Kommissionierung und des Nachschubs nach Strategien wie FIFO oder FEFO (First expired, first out).
• Versand: Bilden von Packstücken, Drucken von Etiketten und Lieferscheinen, Bereitstellen nach Touren.
• Inventur: Erzeugen von Zähllisten und Verbuchen von Differenzen.

Wie funktionieren Lagerplatzverwaltung und Bestandsführung in der Lagerverwaltung?

Jeder Lagerplatz erhält eine eindeutige Adresse, meist aus Lagerbereich, Gang, Regal, Ebene und Fach, die als Barcode am Platz angebracht ist. Für die Vergabe der Plätze gibt es zwei Grundformen: Beim Festplatzsystem hat jeder Artikel einen festen Platz. Beim Freiplatzsystem, auch chaotische Lagerhaltung genannt, wählt das System bei jeder Einlagerung einen passenden freien Platz.

Die Bestandsführung unterscheidet verschiedene Bestandsarten. Neben dem verfügbaren Bestand gibt es reservierten oder zugewiesenen Bestand für bereits angenommene Aufträge, gesperrten Bestand, etwa nach einer Beschädigung, und Bestand in Qualitätsprüfung. Jede Bewegung wird mit Scanner oder Terminal gebucht. Der Buchbestand ist nur so genau wie diese Buchungen.

Wie läuft die Inventur in der Lagerverwaltung ab?

Kaufleute müssen nach § 240 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also ihre Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert verzeichnen. Grundform ist die Stichtagsinventur mit körperlicher Zählung aller Bestände. § 241 HGB lässt Vereinfachungen zu:

• Stichprobeninventur: Ermittlung der Bestände mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden.
• Permanente Inventur: Die Bestände werden über das Jahr verteilt gezählt und mit der laufenden Lagerbuchführung abgeglichen.
• Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur: Zählung in zeitlicher Nähe zum Bilanzstichtag mit Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag.

Voraussetzung für die permanente Inventur ist eine zuverlässige laufende Bestandsführung, wie sie ein Lagerverwaltungssystem mit lückenloser Buchung leisten kann. Systeme können dafür Gelegenheiten im Tagesbetrieb nutzen, etwa eine Zählung, wenn ein Platz leer gemeldet wird.

Was ist der Unterschied zwischen WMS, ERP und TMS?

• ERP-System: Steuert die kaufmännischen Prozesse eines Unternehmens wie Einkauf, Verkauf und Buchhaltung. Bestände führt es meist nur je Lagerort und mit ihrem Wert.
• WMS oder LVS: Führt Bestände platzgenau und steuert die operativen Abläufe im Lager. Die eigentliche Ansteuerung von Fördertechnik übernimmt häufig ein darunterliegender Materialflussrechner oder ein Warehouse Control System (WCS).
• TMS: Plant und steuert Transporte, Touren und Frachtabrechnung. In Speditionen ist es oft Teil der Speditionssoftware, die zusätzlich ein Lagermodul enthalten kann.

Welche Schnittstellen braucht die Lagerverwaltung?

Ein Lager arbeitet selten für sich allein. Das LVS erhält Artikelstammdaten, Avise und Aufträge aus dem ERP-System des Einlagerers und meldet Wareneingänge, Bestände und Versandbestätigungen zurück. Der Austausch läuft per EDI, über API-Schnittstellen oder per Dateiübertragung. Richtung Transport übergibt das LVS Packstücke, Gewichte und Sendungsnummern an das TMS, damit die Sendung disponiert und abgerechnet werden kann. Für Speditionen mit Kontraktlager ist diese Verbindung wichtig: Was im Lager gebucht wird, muss im Transport mit denselben Daten ankommen.

Rechtsgrundlagen

• § 240 HGB: Inventar, Pflicht zur Bestandsaufnahme
• § 241 HGB: Inventurvereinfachungsverfahren (Stichprobeninventur, permanente Inventur, vor- und nachverlegte Inventur)

Häufige Fragen

Was kostet ein Lagerverwaltungssystem?

Die Kosten hängen vom Lizenzmodell (Kauf, Miete oder Cloud-Abonnement), von der Zahl der Nutzer und Geräte und vor allem vom Aufwand für Einführung und Schnittstellen ab. Einfache Lösungen für kleine Lager sind als Standardsoftware erhältlich, für automatisierte Lager mit Fördertechnik fallen deutlich höhere Projektkosten an.

Kann man ein Lager mit Excel verwalten?

Für sehr kleine Lager mit wenigen Artikeln und festen Plätzen ist eine Tabelle möglich. Sie bucht aber nicht in Echtzeit, ist anfällig für Eingabefehler und eignet sich weder für mehrere gleichzeitige Nutzer noch für chaotische Lagerhaltung. Mit wachsender Artikelzahl lohnt sich daher meist ein Lagerverwaltungssystem.

Was ist der Unterschied zwischen Lagerverwaltung und Lagersteuerung?

Die Lagerverwaltung führt Bestände und Plätze und entscheidet, welche Ware wohin kommt und für welchen Auftrag entnommen wird. Die Lagersteuerung setzt diese Vorgaben in automatischen Lagern technisch um, indem sie Regalbediengeräte und Fördertechnik ansteuert.