EDI: Elektronischer Datenaustausch in der Logistik

Was ist EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist die Übertragung von Geschäftsdokumenten in einem festgelegten, maschinenlesbaren Format direkt von einem System in ein anderes. Das sendende System erzeugt die Nachricht, das empfangende System liest sie ein und verarbeitet sie weiter. Beide Seiten vereinbaren vorher, welcher Standard verwendet wird und welche Information in welchem Feld steht.

Wichtig ist die Abgrenzung zu anderen elektronischen Wegen. Eine E-Mail mit PDF-Anhang ist zwar elektronisch, aber kein EDI: Der Inhalt ist nicht strukturiert und muss gelesen und erfasst werden. Eine API-Schnittstelle verbindet Systeme ebenfalls direkt, kann aber mit Abfragen in Echtzeit und Formaten wie JSON oder XML statt mit dem Versand fester Nachrichtendateien arbeiten. In der Praxis werden beide Begriffe auch vermischt.

Welche EDI-Standards gibt es in der Logistik?

• EDIFACT: internationaler, branchenübergreifender Standard der Vereinten Nationen (UN/CEFACT). Für Transport und Handel gibt es eigene Nachrichtentypen, zum Beispiel IFTMIN für Transportaufträge, IFTSTA für Statusmeldungen, DESADV für Lieferavise und INVOIC für Rechnungen.
• FORTRAS: Standard für den Datenaustausch zwischen Speditionen, etwa in Stückgutkooperationen. Formate sind zum Beispiel das Bordero (BORD), Statusmeldungen (STAT) und der Entladebericht (ENTL).
• VDA: Empfehlungen des Verbands der Automobilindustrie für die Kommunikation zwischen Herstellern, Zulieferern und Logistikdienstleistern.
• ANSI X12: amerikanischer Standard für den elektronischen Datenaustausch.
• XML-basierte Formate: Strukturen auf Basis von XML, die zwischen den Partnern vereinbart werden.

Wie läuft eine EDI-Übertragung ab?

1. Das sendende System, etwa das ERP des Verladers, stellt die Daten in seinem internen Format bereit.
2. Ein Konverter übersetzt die Daten in das vereinbarte Format. Die Zuordnung der Felder heißt Mapping.
3. Die Nachricht wird über einen gesicherten Kanal übertragen, zum Beispiel per AS2, OFTP2 oder SFTP oder über einen Dienstleister mit eigenem Netzwerk (VAN).
4. Das empfangende System prüft die Nachricht auf formale Fehler, übersetzt sie in sein internes Format und verarbeitet sie.
5. Je nach Vereinbarung wird eine Empfangs- oder Verarbeitungsbestätigung zurückgeschickt, bei EDIFACT etwa mit den Nachrichten CONTRL oder APERAK.

Welche Daten tauschen Speditionen per EDI aus?

Am Anfang steht der Transportauftrag des Verladers, der direkt im TMS der Spedition angelegt wird. Es folgen das Avis an den Empfänger, das Bordero zwischen Versand- und Empfangsspedition, Statusmeldungen zu Abholung, Umschlag und Zustellung sowie der Abliefernachweis und die Rechnung. Je mehr dieser Schritte elektronisch laufen, desto weniger Daten werden doppelt erfasst.

Welche Voraussetzungen und Grenzen hat EDI?

Jede EDI-Verbindung muss eingerichtet werden. Die Partner stimmen Standard, Version, Pflichtfelder, Codes und Übertragungsweg ab, testen die Verbindung und pflegen sie bei Änderungen. Selbst bei gleichem Standard können Unternehmen Felder unterschiedlich nutzen, deshalb kann für jeden Partner ein eigenes Mapping nötig sein. Dieser Aufwand lohnt sich bei Partnern, die regelmäßig größere Mengen an Aufträgen senden.

Viele Auftraggeber einer Spedition haben keine EDI-Anbindung. Sie senden Aufträge weiterhin per E-Mail, als PDF oder als Excel-Liste. Diese Aufträge müssen in der Auftragserfassung ins TMS übernommen werden. GM-DocuStream liest solche Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und Freitext in E-Mails, gleicht Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt den vom Disponenten geprüften und freigegebenen Auftrag per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei an das TMS.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT?

EDI ist der Oberbegriff für den strukturierten elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. EDIFACT ist einer der Standards, nach denen dieser Austausch erfolgen kann. Daneben gibt es weitere Standards wie FORTRAS, VDA oder ANSI X12.

Ist eine E-Mail mit PDF-Auftrag EDI?

Nein. Ein PDF ist ein Dokument für Menschen, kein strukturierter Datensatz. Das empfangende System kann den Inhalt nicht direkt verarbeiten, die Daten müssen erst erfasst oder ausgelesen werden.

Was ist Web-EDI?

Bei Web-EDI gibt ein Partner ohne eigene EDI-Anbindung die Daten in ein Webportal ein. Das Portal erzeugt daraus eine EDI-Nachricht für den anderen Partner. So lassen sich auch kleinere Lieferanten oder Auftraggeber anbinden.

Was bedeutet Mapping bei EDI?

Mapping ist die Zuordnung der Felder des eigenen Systems zu den Feldern des EDI-Standards. Es legt zum Beispiel fest, in welchem Segment die Lieferadresse oder das Bruttogewicht steht. Für jeden neuen Partner wird das Mapping geprüft und bei Bedarf angepasst.