Dokumentenmanagement: DMS in Spedition und Logistik

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement umfasst alle Regeln und Abläufe, mit denen ein Unternehmen Dokumente erfasst, ordnet, auffindbar hält, bearbeitet und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht. Die Software dafür heißt Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Im Sprachgebrauch kann „DMS“ für beides stehen: die Software und die Organisation dahinter.

Davon abzugrenzen sind verwandte Begriffe:

• Digitales Archiv: speichert abgeschlossene Dokumente unveränderbar für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Ein Archiv kann Teil eines DMS sein, ein DMS verwaltet darüber hinaus Versionen, Freigaben und laufende Bearbeitungen.
• Enterprise Content Management (ECM): ein weiter gefasster Ansatz, der neben Dokumenten auch andere Inhalte wie E-Mails oder Webinhalte abteilungsübergreifend verwaltet.
• Input-Management: der Eingangsteil, in dem Papier gescannt, E-Mails importiert und Dokumente klassifiziert werden.

Welche Funktionen hat ein DMS?

• Erfassung: Import aus Scanner, E-Mail-Postfach, Fahrer-App oder anderen Systemen.
• Indexierung: Jedes Dokument erhält Merkmale wie Dokumentart, Kunde, Datum, Auftrags- oder Sendungsnummer. Texterkennung (OCR) macht gescannte Belege durchsuchbar.
• Ablage und Suche: Dokumente werden nach festen Regeln abgelegt und über Merkmale oder Volltext gefunden.
• Versionen und Berechtigungen: Änderungen bleiben nachvollziehbar, und nur befugte Mitarbeiter sehen vertrauliche Dokumente.
• Workflows: Dokumente werden zur Prüfung oder Freigabe weitergeleitet, zum Beispiel Eingangsrechnungen von Frachtführern.
• Archivierung und Löschung: Abgeschlossene Dokumente werden unveränderbar archiviert und nach Ablauf der Frist gelöscht.

Welche Dokumente verwaltet eine Spedition?

In einer Spedition entsteht zu jeder Sendung eine Reihe von Belegen. Ein DMS fasst sie unter der Auftragsnummer zusammen:

• Transportaufträge der Kunden, etwa als PDF-Anhang, Excel-Liste oder E-Mail-Text
• Frachtdokumente wie Frachtbrief und CMR-Frachtbrief, Ladelisten und Bordero
• Abliefernachweise (POD) mit Unterschrift des Empfängers und Vermerken zu Schäden
• Zoll- und Gefahrgutpapiere, etwa Ausfuhrbegleitdokumente oder Beförderungspapiere nach ADR
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Schadensmeldungen

Der Abliefernachweis kann Voraussetzung für die Abrechnung sein. Liegt er gescannt und dem Auftrag zugeordnet vor, kann die Fakturierung ohne Suche im Papierarchiv erfolgen, und Rückfragen von Kunden lassen sich schnell beantworten.

Was bedeutet revisionssicheres Dokumentenmanagement?

Revisionssicher heißt, dass Dokumente vollständig, unveränderbar, geordnet und jederzeit lesbar aufbewahrt werden und jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Maßgeblich für steuerlich relevante Unterlagen sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) des Bundesfinanzministeriums. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, gescannt und archiviert werden.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO:

• zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte
• acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen; vor dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz waren es zehn Jahre
• sechs Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe

Elektronisch eingegangene Dokumente, etwa E-Rechnungen im XML-Format, müssen grundsätzlich im empfangenen Format aufbewahrt werden.

Wie arbeiten DMS und TMS zusammen?

In der Spedition kann ein DMS mit dem Transport-Management-System (TMS) verbunden werden. Die Verknüpfung läuft etwa über die Auftrags- oder Sendungsnummer. Der Disponent öffnet dann aus der Auftragsmaske heraus den Frachtbrief, den POD oder die Rechnung, ohne in einem zweiten Programm suchen zu müssen. Technisch geschieht die Anbindung über API-Schnittstellen, Dateiübergaben oder Barcodes auf gedruckten Belegen, die beim Scannen die Zuordnung herstellen. Es gibt Speditionsprogramme mit eigener Dokumentenablage, andere binden ein externes DMS an.

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Auftragserfassung?

Ein DMS speichert Dokumente und macht sie auffindbar. Die Übernahme der Daten eines Transportauftrags in das TMS ist nicht seine Aufgabe. Die Auftragserfassung liest dagegen aus dem eingehenden Auftrag die Angaben heraus, die für die Disposition gebraucht werden: Lade- und Entladestelle, Termine, Packstücke, Gewicht und Referenzen. Beide Schritte ergänzen sich. Der Originalauftrag wird archiviert, die daraus gewonnenen Daten fließen in das TMS.

Für diesen zweiten Schritt gibt es spezialisierte Software. GM-DocuStream liest Transportaufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und dem Freitext von E-Mails und gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab. Jeder Auftrag wird vom Disponenten geprüft und freigegeben und dann per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS übergeben.

Rechtsgrundlagen

• § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen im Handelsrecht
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen im Steuerrecht

Häufige Fragen

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Kosten hängen von der Zahl der Nutzer, dem Betriebsmodell (Cloud oder eigener Server), dem Funktionsumfang und dem Integrationsaufwand ab. Neben Lizenz- oder Mietgebühren fallen Kosten für Einrichtung, Schnittstellen zum TMS und die Verfahrensdokumentation an. Verlässliche Preise liefern nur konkrete Angebote.

Darf man Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Grundsätzlich ja, wenn das ersetzende Scannen GoBD-konform erfolgt und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Ausgenommen sind Unterlagen, deren Original aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss. Vor der Vernichtung sollte das mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Wie lange müssen Speditionen Frachtbriefe aufbewahren?

Eine eigene Frist für Frachtbriefe gibt es nicht. Welche Frist gilt, hängt von der Funktion des Frachtbriefs ab: Für Buchungsbelege gilt eine Frist von acht Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe eine Frist von sechs Jahren. Laufende Schadensfälle oder vertragliche Vereinbarungen können eine längere Aufbewahrung sinnvoll machen.

Ist ein DMS dasselbe wie eine Speditionssoftware?

Nein. Eine Speditionssoftware plant und rechnet Transporte ab, ein DMS verwaltet die zugehörigen Dokumente. Speditionsprogramme können eine einfache Dokumentenablage enthalten, für umfangreiche Archivierung und Freigabe-Workflows kann ein separates DMS angebunden werden.