Logistiksoftware: Arten, Einsatz und Auswahl

Was ist Logistiksoftware?

Logistiksoftware umfasst alle Anwendungen, die logistische Prozesse abbilden: von der Annahme eines Auftrags über Disposition, Lagerung und Transport bis zur Abrechnung. Ein einzelnes Programm, das alles abdeckt, ist die Ausnahme. In der Praxis arbeiten mehrere Systeme zusammen und tauschen Daten über Schnittstellen aus. Welche Systeme ein Unternehmen braucht, hängt von seinem Geschäft ab. Eine Spedition stellt andere Anforderungen als ein Lagerdienstleister oder ein Industrieunternehmen mit eigenem Versand.

Welche Arten von Logistiksoftware gibt es?

• Transport-Management-System (TMS): plant und steuert Transporte, von der Auftragsanlage über Tourenplanung und Disposition bis zur Frachtabrechnung. Für Speditionen spricht man auch von Speditionssoftware, die zusätzlich Sammelgutverkehr, Bordero und die Abrechnung mit Frachtführern abdeckt.
• Lagerverwaltungssystem (LVS, englisch Warehouse Management System, WMS): verwaltet Lagerplätze und Bestände und steuert Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Warenausgang. Mehr dazu unter Lagerverwaltung.
• ERP-System: bildet die kaufmännischen Prozesse ab, etwa Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Materialwirtschaft. Logistikfunktionen sind dort oft als Modul enthalten, aber weniger tief als in einem spezialisierten TMS oder LVS.
• Yard-Management-System (YMS): steuert die Abläufe auf dem Betriebshof, etwa Rampenbelegung, Zeitfenster und Wartezonen für Lkw.
• Telematik und Flottenmanagement: liefern Positions-, Fahrzeug- und Fahrerdaten aus dem Lkw, siehe Telematik.
• Frachtbörsen und Plattformen: bringen Ladungen und freien Laderaum zusammen, siehe Frachtbörse.
• Auftragserfassung und Dokumentenverarbeitung: wandeln eingehende Aufträge, Lieferscheine oder Frachtpapiere in strukturierte Daten um, bevor sie im TMS weiterverarbeitet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware?

Standardsoftware wird von einem Hersteller für viele Kunden entwickelt. Sie wird über Einstellungen und Parameter an das Unternehmen angepasst (Customizing), Wartung und Weiterentwicklung übernimmt der Hersteller. Vorteile sind ein schnellerer Start, planbare Kosten und erprobte Funktionen. Dafür müssen sich Abläufe teilweise an die Software anpassen, und Sonderwünsche hängen von der Produktplanung des Herstellers ab.

Individualsoftware wird für ein einzelnes Unternehmen entwickelt, intern oder durch einen Dienstleister. Sie bildet eigene Prozesse genau ab und kann gezielt erweitert werden, etwa um ein Kundenportal, eine besondere Tourenlogik oder die Anbindung von Anlagen im Lager. Dem stehen höhere Entwicklungskosten, längere Projektlaufzeiten und die dauerhafte Verantwortung für Wartung, Sicherheit und Dokumentation gegenüber. Auch hier entsteht eine Abhängigkeit, nämlich von den Entwicklern, die das System kennen. Ob das Unternehmen den Quellcode und die Nutzungsrechte erhält, muss vertraglich geregelt werden.

Häufig ist eine Kombination sinnvoll: Standardsoftware für die Kernprozesse, ergänzt um individuelle Module, die über Schnittstellen angebunden werden. Diese Abwägung wird auch als „Make or Buy“ bezeichnet.

Wie arbeiten die Systeme zusammen?

Zwischen Unternehmen sind EDI-Nachrichten verbreitet, im deutschen Speditionsnetz zum Beispiel im Fortras-Format. Neuere Anwendungen nutzen häufig API-Schnittstellen, über die Systeme Daten direkt abrufen oder senden. Wo keine Schnittstelle besteht, werden Daten abgetippt oder Dateien von Hand importiert. Das kostet Zeit, und Fehler ziehen sich durch alle folgenden Schritte bis zur Abrechnung.

Ein typisches Beispiel ist der Auftragseingang einer Spedition. Viele Kunden senden Transportaufträge per E-Mail, als PDF oder als Excel-Liste. Die Auftragserfassung ist der Schritt, in dem diese Angaben in das TMS gelangen. GM-DocuStream liest solche Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und E-Mail-Texten, gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt jeden Auftrag nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS.

Wie wählt man die passende Logistiksoftware aus?

Grundlage ist eine Beschreibung der eigenen Abläufe und Anforderungen, idealerweise als Lastenheft. Wichtige Kriterien sind:

• Funktionsumfang für das eigene Geschäft, etwa Sammelgut, Komplettladungen, Lager oder Zoll
• Schnittstellen zu Kunden, Partnern, Telematik und Buchhaltung (EDI, Fortras, API, Dateiimport)
• Betriebsmodell: Installation im eigenen Rechenzentrum (On-Premises) oder Nutzung als Mietsoftware aus der Cloud (Software as a Service, SaaS)
• Bedienbarkeit für Disposition, Lager und Buchhaltung
• Datenschutz, Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Aufwand für Einführung, Datenübernahme und Schulung
• Support, Weiterentwicklung und Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen
• Gesamtkosten über die Laufzeit, nicht nur Lizenz- oder Monatsgebühren

Aussagekräftig ist ein Test mit echten Daten aus dem eigenen Betrieb, zum Beispiel mit typischen Aufträgen der letzten Wochen. So zeigt sich, ob die Software auch die Sonderfälle des Alltags abdeckt.

Welche Vorteile bringt Logistiksoftware?

Der wichtigste Nutzen liegt darin, dass Daten nur einmal erfasst und danach in allen Schritten weiterverwendet werden. Aus den Auftragsdaten entstehen Ladeliste, Frachtbrief, Statusmeldungen und Rechnung. Disposition und Kundenservice sehen denselben Stand, Abläufe sind nachvollziehbar, und Auswertungen zu Mengen, Kosten oder Laufzeiten lassen sich ohne zusätzliche Listen erstellen. Voraussetzung ist, dass die Stammdaten gepflegt sind und die Systeme sauber miteinander verbunden sind.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen TMS und WMS?

Ein TMS steuert Transporte, also Aufträge, Touren, Frachtführer und Frachtkosten. Ein WMS, auf Deutsch Lagerverwaltungssystem, steuert die Abläufe im Lager mit Lagerplätzen, Beständen und Kommissionierung. Viele Logistikdienstleister nutzen beide Systeme und verbinden sie über Schnittstellen.

Was bedeutet SaaS bei Logistiksoftware?

SaaS steht für Software as a Service. Die Software läuft beim Anbieter und wird über das Internet genutzt, statt auf eigenen Servern installiert zu werden. Abgerechnet wird meist eine laufende Gebühr, Betrieb und Updates übernimmt der Anbieter.

Wann lohnt sich Individualsoftware in der Logistik?

Individualsoftware kommt infrage, wenn Kernprozesse sich mit Standardsoftware nicht oder nur mit großen Umwegen abbilden lassen und diese Prozesse für das Geschäft entscheidend sind. Das Unternehmen muss dann dauerhaft Wartung, Weiterentwicklung und Know-how sicherstellen.

Was kostet Logistiksoftware?

Die Kosten hängen von Betriebsmodell, Zahl der Nutzer, Modulen, Schnittstellen und Einführungsaufwand ab. Möglich sind Kauflizenzen mit Wartungsgebühr oder laufende Gebühren bei Mietmodellen. Für einen fairen Vergleich sollten die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachtet werden, einschließlich Einführung und Schulung.