Wareneingang: Ablauf, Prüfung und Schadensanzeige

Was ist der Wareneingang?

Der Wareneingang bildet die Schnittstelle zwischen Transport und Lager. Hier geht die Verantwortung für die Ware vom Frachtführer auf den Empfänger über. Fehler, die an dieser Stelle nicht auffallen, wirken sich später auf Bestände, Kommissionierung und Reklamationen aus.

Im Sprachgebrauch werden drei Schritte unterschieden:

• Warenannahme: die Übernahme der Sendung vom Frachtführer mit Kontrolle der Packstücke und Quittung.
• Wareneingangsprüfung: die Kontrolle von Menge, Artikel und Qualität gegenüber Bestellung oder Lieferschein.
• Wareneingangsbuchung: die Erfassung im Lagerverwaltungs- oder ERP-System, mit der die Ware als Bestand verfügbar wird.

In Speditionen gibt es zusätzlich den Sendungseingang im Umschlag. Dort wird die Ware nur kurz angenommen, geprüft und auf eine Ausgangsrelation verteilt, ohne eingelagert zu werden, wie beim Cross-Docking.

Wie läuft der Wareneingang ab?

1. Vorbereitung: Ein Avis des Lieferanten, etwa als EDIFACT-Nachricht DESADV, kündigt die Lieferung an. Rampe, Zeitfenster und Personal werden eingeplant.
2. Annahme an der Rampe: Abgleich der Sendung mit Lieferschein und Frachtbrief, Zählen der Packstücke, Sichtkontrolle auf äußere Schäden.
3. Quittung: Unterschrift auf dem Frachtbrief oder digital auf dem Gerät des Fahrers. Diese Quittung wird zum Abliefernachweis. Erkennbare Schäden oder Fehlmengen werden dabei als Vorbehalt vermerkt.
4. Prüfung: Kontrolle von Artikelnummern, Mengen, Chargen oder Mindesthaltbarkeit und gegebenenfalls Stichproben zur Qualität.
5. Buchung und Kennzeichnung: Erfassung im System, etwa durch Scannen von Barcode oder NVE, und Etikettierung mit Lagerplatz.
6. Einlagerung oder Weiterleitung: Transport an den zugewiesenen Lagerplatz, den die Lagerverwaltung vorgibt, oder direkt in den Warenausgang.

Was ist bei Schäden gegenüber dem Frachtführer zu beachten?

Nach § 438 HGB müssen äußerlich erkennbare Verluste oder Beschädigungen spätestens bei der Ablieferung angezeigt werden. Unterbleibt die Anzeige, wird vermutet, dass das Gut vollständig und unbeschädigt abgeliefert wurde. Nicht äußerlich erkennbare Schäden müssen innerhalb von sieben Tagen nach Ablieferung angezeigt werden, eine Überschreitung der Lieferfrist innerhalb von 21 Tagen. Eine Anzeige nach der Ablieferung ist in Textform zu erstatten.

Im grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr gilt Art. 30 CMR mit vergleichbaren Fristen. Für den Wareneingang folgt daraus: Schäden am Packstück immer konkret auf dem Frachtbrief oder Abliefernachweis vermerken, möglichst mit Fotos, und verdeckte Schäden zügig nach dem Auspacken melden.

Welche Prüfpflicht gilt nach § 377 HGB?

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit dies im ordnungsmäßigen Geschäftsgang tunlich ist, und erkennbare Mängel unverzüglich anzeigen. Versäumt er das, gilt die Ware als genehmigt. Mängel, die bei der Untersuchung nicht erkennbar waren, müssen unverzüglich nach ihrer Entdeckung gerügt werden.

Diese Rügepflicht betrifft das Verhältnis zum Verkäufer. Die Schadensanzeige nach § 438 HGB betrifft dagegen den Frachtführer. Ein Schaden kann beide Wege erfordern. Übernimmt ein Logistikdienstleister den Wareneingang für seinen Kunden, sollte vertraglich geregelt sein, in welchem Umfang er die Prüfung übernimmt.

Welche Rolle spielen Daten im Wareneingang?

Je vollständiger die Daten vor Ankunft der Ware vorliegen, desto schneller verläuft die Annahme. Mit einem elektronischen Lieferavis können Packstücke beim Scannen direkt einer Bestellung zugeordnet werden. Fehlt das Avis oder enthält es falsche Mengen, muss der Wareneingang die Daten von Hand nachpflegen. Bei Logistikdienstleistern können Einlagerungsaufträge auch per E-Mail oder Excel-Liste kommen. Auch hier hängt die Qualität des Wareneingangs davon ab, wie sorgfältig diese Daten erfasst werden.

Rechtsgrundlagen

• § 377 HGB: Untersuchungs- und Rügepflicht beim beiderseitigen Handelskauf
• § 438 HGB: Schadensanzeige gegenüber dem Frachtführer

Häufige Fragen

Was bedeutet „unter Vorbehalt quittieren“?

Der Empfänger bestätigt den Erhalt der Sendung, vermerkt aber konkret festgestellte Mängel wie beschädigte Kartons oder fehlende Packstücke. Nach § 438 Abs. 1 HGB muss die Anzeige den Verlust oder die Beschädigung hinreichend deutlich kennzeichnen.

Wie lange hat man Zeit, verdeckte Transportschäden zu melden?

Im innerdeutschen Verkehr nach § 438 HGB sieben Tage nach Ablieferung, in Textform. Bei CMR-Transporten gilt nach Art. 30 CMR ebenfalls eine Frist von sieben Tagen, wobei Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet werden.

Darf der Empfänger die Annahme einer beschädigten Sendung verweigern?

Die Annahme kann verweigert werden, das ist aber nicht immer sinnvoll, weil die Ware dann zurück oder eingelagert werden muss. Alternativ kann die Sendung unter konkretem Vorbehalt angenommen und der Schaden dokumentiert werden.

Was ist ein Wareneingangsschein?

Ein Wareneingangsschein oder Eingangsschein dokumentiert intern, welche Ware wann in welcher Menge und in welchem Zustand angenommen wurde. Er dient als Grundlage für die Buchung und für spätere Reklamationen.