Speditionssoftware: Funktionen, Module und Auswahl

Was ist Speditionssoftware?

Speditionssoftware bildet die operativen und kaufmännischen Abläufe einer Spedition in einem System ab. Alle Daten eines Auftrags, also Absender, Empfänger, Sendungsdaten, Termine, Preise und Status, werden an einer Stelle geführt und von der Erfassung bis zur Rechnung weiterverwendet. In der Branche wird auch der Begriff Speditionsprogramm verwendet.

Die Begriffe Speditionssoftware und Transport-Management-System (TMS) werden auch gleichbedeutend verwendet. Genau genommen beschreibt TMS den Schwerpunkt Planung und Steuerung von Transporten. Speditionssoftware kann zusätzlich speditionstypische Bereiche wie Sammelgut, Lager, Zoll oder die Abrechnung mit Partnern umfassen. Davon abzugrenzen ist ein Lagerverwaltungssystem, das Bestände und Lagerprozesse steuert. Der Oberbegriff für diese Systeme ist Logistiksoftware.

Welche Funktionen hat eine Speditionssoftware?

• Auftragsverwaltung: Anlage und Pflege von Transportaufträgen, manuell oder über Schnittstellen.
• Stammdaten: Kunden, Adressen, Ladestellen, Tarife, Fahrzeuge und Partner.
• Disposition: Zuordnung von Aufträgen zu Fahrzeugen, Touren oder Frachtführern, teilweise mit Tourenoptimierung.
• Dokumente: Erstellung von Frachtbriefen, Rollkarten, Ladelisten und Borderos.
• Sendungsverfolgung: Statusmeldungen, Anbindung von Telematik und Abliefernachweisen, siehe Tracking und Tracing.
• Abrechnung: Rechnungen an Kunden, Gutschriften an Frachtführer, Auswertungen pro Auftrag oder Tour.

Je nach Geschäftsfeld kommen Module für Sammelgut, Lager, Zoll, Gefahrgut oder Luft- und Seefracht hinzu. Welche Module ein Betrieb braucht, hängt davon ab, ob er überwiegend Komplettladungen, Stückgut oder internationale Verkehre abwickelt.

Welche Schnittstellen sind in Speditionssoftware üblich?

Speditionen tauschen laufend Daten mit Verladern, Partnerspeditionen, Frachtführern, Behörden und Telematikanbietern aus. Mögliche Wege sind:

• EDI mit Standards wie EDIFACT oder FORTRAS, einem Standard für den Datenaustausch im Stückgut- und Sammelgutverkehr
• API-Schnittstellen für den direkten Datenaustausch zwischen Systemen
• Dateiaustausch, zum Beispiel als XML-, CSV- oder JSON-Datei per SFTP
• Kundenportale, in denen Auftraggeber ihre Aufträge selbst eingeben

Viele Auftraggeber haben keine solche Anbindung und senden Aufträge per E-Mail, als PDF-Anhang oder als Excel-Liste. Diese Aufträge müssen in die Speditionssoftware übertragen werden, häufig durch manuelle Auftragserfassung. GM-DocuStream setzt an dieser Stelle an: Die Software liest Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und E-Mail-Texten aus und gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab. Jeder Auftrag wird vom Disponenten geprüft und freigegeben und danach per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS übergeben.

Welche Betriebsmodelle gibt es?

Speditionssoftware wird entweder auf eigenen Servern im Unternehmen betrieben (On-Premise) oder vom Anbieter bereitgestellt und über das Internet genutzt. Für das zweite Modell werden die Begriffe ASP, Cloud oder Software as a Service verwendet. Beim Betrieb durch den Anbieter entfallen eigene Server und deren Wartung. Dafür sind Verfügbarkeit, Datenschutz und Vertragsbedingungen des Anbieters zu prüfen. Eigene Server bieten mehr Kontrolle über System und Daten, erfordern aber eigenes IT-Personal oder einen Dienstleister.

Worauf achten Speditionen bei der Auswahl?

• Abdeckung der eigenen Verkehre und Prozesse, etwa Komplettladung, Sammelgut, Lager oder Zoll
• Vorhandene Schnittstellen zu Kunden, Kooperationen und Partnern
• Möglichkeiten zum Import von Aufträgen und zum Export von Daten
• Übernahme der Daten aus dem bisherigen System
• Betriebsmodell, Wartung und Support
• Bedienbarkeit für Disposition und Buchhaltung

Ein Wechsel der Speditionssoftware betrifft mehrere Abteilungen und sollte deshalb mit ausreichendem Vorlauf vorbereitet werden. Ein Pflichtenheft hilft, die Anforderungen vor der Auswahl festzuhalten und Angebote vergleichbar zu machen.

Häufige Fragen

Ist ein TMS dasselbe wie eine Speditionssoftware?

Im Sprachgebrauch werden beide Begriffe auch gleichbedeutend verwendet. Ein TMS legt den Schwerpunkt auf Planung und Steuerung von Transporten, eine Speditionssoftware kann zusätzlich Abrechnung, Sammelgut, Lager oder Zoll umfassen.

Was kostet eine Speditionssoftware?

Die Kosten hängen von der Zahl der Nutzer, den benötigten Modulen, den Schnittstellen und dem Betriebsmodell ab. Hinzu kommen Aufwände für Einführung, Datenübernahme und Schulung.

Kann eine Speditionssoftware Aufträge aus E-Mails übernehmen?

Speditionsprogramme übernehmen Aufträge über strukturierte Schnittstellen wie EDI, API oder Dateiimport. Aufträge, die als Freitext, PDF oder Excel per E-Mail eingehen, werden entweder manuell erfasst oder mit einer zusätzlichen Software ausgelesen und an das System übergeben.