Fachartikel: Graue Flotte – Der unsichtbare Teil des Fuhrparks

Als Graue Flotte (engl. Grey Fleet) bezeichnet man im Fuhrparkmanagement alle Fahrzeuge, die nicht zum offiziellen Bestand des Unternehmens gehören (also weder geleast noch gekauft sind), aber dennoch für dienstliche Zwecke genutzt werden. In der Regel handelt es sich dabei um die privaten PKW von Mitarbeitern, die für Dienstreisen eingesetzt und über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden. In der Logistikkette und im modernen Mobilitätsmanagement des Jahres 2026 stellt die Graue Flotte eine oft unterschätzte Herausforderung dar.

Warum nutzen Unternehmen eine Graue Flotte?

Der Einsatz privater Fahrzeuge in der Transportplanung hat meist pragmatische Gründe:

• Flexibilität: Mitarbeiter können ohne bürokratischen Aufwand für Gelegenheitsfahrten mobil sein.
• Keine Fixkosten: Das Unternehmen trägt keine monatlichen Leasingraten oder Fixkosten für Versicherung und Wartung.
• Vermeidung von Leerstand: Für seltene Fahrten muss kein eigener Pool-Wagen vorgehalten werden.

Rechtliche Aspekte und Haftung

Trotz der scheinbaren Einfachheit birgt die Graue Flotte erhebliche rechtliche Fallstricke für den Arbeitgeber:

1. Die HalterhaftungIn Deutschland kann der Arbeitgeber im Rahmen der Halterhaftung mitverantwortlich gemacht werden, wenn er nicht sicherstellt, dass das genutzte Fahrzeug verkehrssicher ist und der Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt. Eine regelmäßige Führerscheinkontrolle ist auch bei der Grauen Flotte zwingend erforderlich.

2. Die FürsorgepflichtDer Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sicherheit seiner Mitarbeiter zu gewährleisten. Verunfallt ein Mitarbeiter mit einem privaten PKW, der nicht dem Sicherheitsstandard eines modernen Dienstwagens entspricht, kann dies zu haftungsrechtlichen Problemen führen.

3. Dienstreise-KaskoversicherungVerursacht ein Mitarbeiter auf einer Dienstfahrt mit seinem privaten PKW einen Unfall, kommt die private Versicherung des Mitarbeiters oft nur für den Basisschutz auf. Um den Mitarbeiter nicht auf dem Schaden sitzen zu lassen, schließen viele Unternehmen eine separate Dienstreise-Kaskoversicherung ab.

Risiken im Fuhrparkmanagement 2026

Für ein professionelles Supply Chain Management und die interne Verwaltung ergeben sich spezifische Risiken:

• Kostenkontrolle: Die Abrechnung via Kilometerpauschale (z. B. 0,30 €/km) ist bei hohen Laufleistungen oft teurer als ein Leasingfahrzeug.
• Image-Risiko: Ein ungepflegtes oder technisch mangelhaftes Privatfahrzeug beim Kundenbesuch kann das Unternehmen negativ repräsentieren.
• Umweltbilanz: Privatfahrzeuge sind im Schnitt älter und stoßen mehr CO2 aus als moderne Flottenfahrzeuge. Dies erschwert die Ziele der Green Logistics und das Nachhaltigkeits-Reporting (CSRD).
• Mangelnde Wartung: Das Unternehmen hat keinen direkten Einfluss auf die Einhaltung von Wartungsintervallen oder den Zustand der Bereifung.

Praxis-Relevanz 2026: Strategien zur Reduzierung

Im Jahr 2026 setzen moderne Unternehmen auf "Mobility as a Service" (MaaS), um die Graue Flotte zu minimieren:

• Mobilitätsbudgets: Statt Kilometergeld erhalten Mitarbeiter ein Budget, das sie flexibel für Bahn, E-Scooter oder Mietwagen nutzen können.
• Corporate Carsharing: Digitale Buchungssysteme ermöglichen eine höhere Auslastung der offiziellen Pool-Fahrzeuge, sodass weniger Privat-PKW benötigt werden.
• Digitale Führerscheinkontrolle: Per App wird 2026 sichergestellt, dass jeder Fahrer der Grauen Flotte rechtssicher validiert ist.
• Telematik-Light: Einige Unternehmen bieten 2026 freiwillige Stecker-Lösungen für Privat-PKW an, um Kilometerstände automatisch und finanzamtkonform für die Abrechnung zu erfassen.

Experten-Tipp: Erstellen Sie eine klare Dienstwagenrichtlinie (Car Policy), die explizit regelt, unter welchen Bedingungen Privatfahrzeuge genutzt werden dürfen (z. B. Mindestalter des Fahrzeugs, Vorliegen einer Vollkaskoversicherung).

Fazit

Die Graue Flotte ist ein notwendiges Übel für viele Unternehmen, doch die Risiken überwiegen oft die kurzfristige Ersparnis. Ein kluges Management im Jahr 2026 integriert diese Fahrzeuge in ein ganzheitliches Mobilitätskonzept und sorgt durch digitale Prozesse für die nötige Rechtssicherheit und Kostentransparenz innerhalb der Logistikkette.

‍