REX-System: Bedeutung, Registrierung & Anwendung beim Zoll

Fachartikel: Das REX-System – Effizienz im präferenziellen Warenverkehr

Das REX-System (Registered Exporter System) ist ein System zur Zertifizierung des Ursprungs von Waren, das von der Europäischen Union für den präferenziellen Handel mit bestimmten Ländern eingeführt wurde. Es basiert auf dem Prinzip der Selbstzertifizierung durch Wirtschaftsbeteiligte. Anstatt für jede Sendung ein behördliches Ursprungszeugnis (wie die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1) zu beantragen, stellt der registrierte Ausführer eine Erklärung zum Ursprung direkt auf einem Handelspapier aus.

Im Jahr 2026 ist das REX-System das zentrale Instrument in fast allen modernen Freihandelsabkommen der EU (z. B. mit Kanada, Großbritannien, Japan oder Vietnam) sowie im Allgemeinen Präferenzsystem (APS).

Funktionsweise und Registrierung

Um am REX-System teilnehmen zu können, müssen Unternehmen einmalig bei den zuständigen Zollbehörden registriert werden:

1. Antragstellung: Der Exporteur beantragt die Registrierung (in Deutschland über das Bürger- und Geschäftskundenportal des Zolls).
2. Zuweisung der REX-Nummer: Nach Prüfung erhält das Unternehmen eine weltweit eindeutige REX-Nummer (z. B. DE REX 1234567).
3. Datenbankeintrag: Die Daten werden in einer zentralen EU-Datenbank gespeichert, die von Importeuren weltweit zur Validierung der REX-Nummer eingesehen werden kann.
4. Eigenverantwortung: Der Ausführer muss sicherstellen, dass die Waren tatsächlich die Ursprungsregeln erfüllen, und ist für die korrekte Archivierung der Nachweise verantwortlich.

Bedeutung für das Supply Chain Management

Das REX-System bringt erhebliche Vorteile für die globale Logistikkette:

• Zeitersparnis: Da der Weg zur Zollstelle für die Bestätigung von Präferenznachweisen entfällt, verkürzt sich die Durchlaufzeit im Versand massiv.
• Kostensenkung: Gebühren für die Ausstellung behördlicher Dokumente entfallen.
• Flexibilität: Erklärungen zum Ursprung können jederzeit ausgestellt werden, auch außerhalb der Öffnungszeiten von Zollstellen.
• Logistikqualität: Durch die digitale Hinterlegung der REX-Nummer in den Systemen sinkt die Fehlerquote bei der Importabwicklung im Bestimmungsland.

Praxis-Relevanz 2026: Digitale Zollprozesse und Middleware

Im Jahr 2026 ist das REX-System vollständig in die digitale Architektur der Supply Chain integriert:

• Automatisierte Dokumentenerstellung: Middleware-Lösungen wie GM-DocuStream erkennen 2026 anhand der Stammdaten und des Ziellandes automatisch, ob eine Präferenzerklärung notwendig ist. Die REX-Nummer wird zusammen mit dem vorgeschriebenen Wortlaut direkt auf die Handelsrechnung gedruckt.
• Echtzeit-Validierung: Beim Import scannt das System des Empfängers die REX-Nummer und gleicht diese in Millisekunden mit der EU-Datenbank ab. Dies beschleunigt die Zollfreigabe und verhindert Verzögerungen bei der Heckbeladung im Nachlauf.
• Prüfungssicherheit: Durch die digitale Verknüpfung von Produktionsdaten und Ursprungsregeln (Rules of Origin) warnt das System 2026 sofort, wenn eine Ware aufgrund geänderter Vorlieferungen den Ursprungsstatus zu verlieren droht.
• Nachhaltigkeitsnachweis: In Verbindung mit dem digitalen Produktpass wird das REX-System 2026 oft genutzt, um nicht nur den zollrechtlichen Ursprung, sondern auch die Einhaltung ökologischer Standards in der Logistikkette zu dokumentieren.

Experten-Tipp: Achten Sie darauf, Ihre REX-Daten aktuell zu halten. Adressänderungen oder Änderungen in der Rechtsform des Unternehmens müssen dem Zoll gemeldet werden, da eine ungültige REX-Nummer in der EU-Datenbank zur Ablehnung der Präferenz beim Importeur und somit zu hohen Zollnachzahlungen führen kann.

Fazit

Das REX-System ist im Jahr 2026 unverzichtbar für Unternehmen, die am globalen Handel teilnehmen. Es verlagert die Verantwortung und die Geschwindigkeit der Präferenzdokumentation direkt in das Unternehmen. Durch die Integration in moderne Middleware-Systeme wird der Ursprungsnachweis von einer bürokratischen Hürde zu einem automatisierten Standardprozess, der die Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Logistikkette stärkt.

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