Logistik-Ausschreibung: Prozess, Vorteile & Strategien

Fachartikel: Ausschreibung in der Logistik – Den richtigen Partner finden

Eine Logistik-Ausschreibung (auch Tender genannt) ist der strukturierte Prozess, mit dem Unternehmen Logistikdienstleistungen am Markt anfragen, um den optimalen Partner für ihre Anforderungen zu finden. Dabei geht es nicht nur um den Preis. In einer komplexen Transportkette sind Faktoren wie Zuverlässigkeit, IT-Kompetenz (z. B. Anbindung via EDI) und Nachhaltigkeit oft genauso entscheidend wie die Frachtrate. Eine professionelle Ausschreibung schafft Markttransparenz und bildet die Grundlage für langfristige Partnerschaften in der Kontraktlogistik.

Der Prozess: In 5 Phasen zur erfolgreichen Vergabe

Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend, um vergleichbare Angebote zu erhalten und das Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren.

1. Vorbereitung & Datenanalyse: Erfassung der Ist-Situation. Welche Mengen, Relationen (FTL/LTL) und Service-Level werden benötigt? Saubere Sendungsdaten sind das A und O.
2. Erstellung der Unterlagen (RfP): Das "Request for Proposal" enthält das Lastenheft, die Preisblätter und die rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Bezug auf ADSp).
3. Dienstleisterauswahl (Longlist/Shortlist): Identifikation potenzieller Bieter. Hier kommen oft digitale Plattformen oder Branchenverzeichnisse zum Einsatz.
4. Angebotsphase & Verhandlung: Die Dienstleister reichen ihre Konzepte und Preise ein. In Verhandlungsrunden werden Details zur operativen Abwicklung (z. B. Zeitfenstermanagement) geklärt.
5. Implementierung: Nach der Entscheidung erfolgt das Onboarding. Hier muss die IT-Anbindung an das Transport Management System (TMS) sichergestellt werden.

Praxis-Relevanz: Warum regelmäßige Ausschreibungen notwendig sind

Der Logistikmarkt ist hochvolatil. Was vor zwei Jahren ein gutes Angebot war, kann heute aufgrund von Kraftstoffpreisen, Mautänderungen oder Fahrermangel überholt sein.

Die zentralen Vorteile

• Kosteneinsparung: Durch den Wettbewerb lassen sich oft deutliche Optimierungen bei den Frachtraten erzielen.
• Qualitätssteigerung: Neue Dienstleister bringen oft innovative Ansätze mit, etwa zur Laderaumoptimierung oder nachhaltigeren Zustellkonzepten.
• Risikomanagement: Eine breitere Basis an Dienstleistern reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Partnern.
• Prozess-Update: Die Vorbereitung einer Ausschreibung zwingt Unternehmen dazu, ihre eigenen internen Logistikprozesse kritisch zu hinterfragen und zu dokumentieren.

Strategien für den Erfolg

Setzen Sie nicht nur auf den billigsten Anbieter. Achten Sie auf die "Soft Factors": Verfügt der Dienstleister über eine moderne Flotte? Wie ist sein Kundenservice aufgestellt? Kann er eine präzise ETA (voraussichtliche Ankunftszeit) garantieren? Oft ist eine Kombination aus einem Hauptdienstleister und spezialisierten Nischenanbietern die stabilste Lösung für eine globale Supply Chain.

Fazit

Die Ausschreibung in der Logistik ist weit mehr als ein reiner Preisvergleich. Sie ist ein strategisches Instrument zur Gestaltung der gesamten Lieferkette. Durch eine präzise Vorbereitung und klare Kommunikation der Anforderungen legen Unternehmen den Grundstein für eine effiziente und zukunftssichere Logistik. Wer den Tender-Prozess digital unterstützt und auf partnerschaftliche Zusammenarbeit setzt, gewinnt nicht nur bessere Preise, sondern vor allem operative Exzellenz.

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