Fuhrparkmanagement: Aufgaben, Pflichten, Kennzahlen

Was ist Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement umfasst die Planung, Verwaltung und Kontrolle aller Fahrzeuge eines Unternehmens, von der Beschaffung bis zur Aussteuerung. In einer Spedition gehören dazu Sattelzugmaschinen, Auflieger, Motorwagen, Anhänger und Transporter, dazu können Pkw und Flurförderzeuge kommen. Ziel ist, dass die Fahrzeuge verfügbar, verkehrssicher und rechtskonform sind und ihre Kosten bekannt und steuerbar bleiben. Verantwortlich ist der Fuhrparkleiter oder Fuhrparkmanager, in kleineren Betrieben auch die Geschäftsführung oder die Disposition.

Was ist der Unterschied zwischen Fuhrparkmanagement und Flottenmanagement?

Flottenmanagement, englisch Fleet Management, wird auch gleichbedeutend verwendet. Wo ein Unterschied gemacht wird, bezeichnet Flottenmanagement eher die operative Steuerung der Fahrzeuge im Einsatz, etwa Ortung, Fahrzeugdaten und Fahrerkommunikation. Fuhrparkmanagement betont dann Verwaltung, Kosten und Pflichten.

In Speditionen ist vor allem die Abgrenzung zur Disposition wichtig. Die Disposition entscheidet, welcher Auftrag auf welches Fahrzeug und welchen Fahrer geht. Das Fuhrparkmanagement sorgt dafür, dass die Fahrzeuge dafür zur Verfügung stehen. Beides greift ineinander: Werkstatttermine, Prüffristen und Ausfälle müssen in der Einsatzplanung sichtbar sein. Nutzen Mitarbeiter private Fahrzeuge für Dienstfahrten, spricht man von grauer Flotte. Auch sie fällt in den Blick des Fuhrparkmanagements.

Welche Aufgaben hat das Fuhrparkmanagement?

• Beschaffung und Finanzierung: Auswahl der Fahrzeuge und Aufbauten, Entscheidung zwischen Kauf, Leasing und Miete, Zulassung, Versicherung, Kfz-Steuer.
• Wartung und Prüftermine: Inspektionen, Hauptuntersuchung, Sicherheitsprüfung, Prüfung des Fahrtenschreibers, Reifen und die jährliche Prüfung nach Unfallverhütungsvorschrift.
• Kostenkontrolle: Kraftstoff oder Energie, Tankkarten, Werkstatt, Reifen, Maut, Versicherung und Wertverlust.
• Schadenmanagement: Unfallaufnahme, Abwicklung mit Versicherung und Werkstatt, Auswertung von Schadenursachen.
• Fahrermanagement: Führerscheinkontrolle, Unterweisungen, Weiterbildung nach dem Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz (35 Stunden alle fünf Jahre), Auslesen von Fahrerkarten und Fahrtenschreiber sowie Kontrolle der Lenk- und Ruhezeiten.
• Aussteuerung: Verkauf oder Rückgabe von Fahrzeugen am Ende der Nutzungsdauer.

Welche Halterpflichten muss das Fuhrparkmanagement erfüllen?

Ist das Unternehmen Halter der Firmenfahrzeuge, haftet es nach § 7 StVG verschuldensunabhängig für Schäden beim Betrieb seiner Fahrzeuge, mehr dazu unter Halterhaftung. Nach § 31 Abs. 2 StVZO darf der Halter die Inbetriebnahme nicht anordnen oder zulassen, wenn er weiß oder wissen muss, dass der Fahrer nicht geeignet ist oder Fahrzeug, Ladung oder Besetzung nicht vorschriftsmäßig sind. Wer als Halter zulässt, dass jemand ohne Fahrerlaubnis fährt, macht sich nach § 21 StVG strafbar. Daraus folgt die regelmäßige Führerscheinkontrolle.

Hinzu kommen Pflichten aus dem Arbeitsschutz. Die DGUV Vorschrift 70 verlangt, dass Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden. Fahrer sind mindestens einmal jährlich zu unterweisen, etwa zu Ladungssicherung und Verhalten bei Pannen. Die Pflichten können an den Fuhrparkleiter übertragen werden. Das sollte schriftlich und mit klar beschriebenen Aufgaben geschehen.

Wie unterstützt Telematik das Fuhrparkmanagement?

Telematik liefert Position, Kilometerstand, Verbrauch, Fehlermeldungen und Daten des Fahrtenschreibers aus dem Fahrzeug. Damit lassen sich Wartungstermine nach tatsächlicher Laufleistung planen, Verbräuche vergleichen und Fahrerkarten per Fernzugriff auslesen. Fahrzeugstammdaten können zusätzlich im TMS geführt werden, damit die Disposition Abmessungen, Ausstattung und Verfügbarkeit sieht. Weil Telematik auch Daten über Fahrer erfasst, sind Datenschutz und das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei technischen Überwachungseinrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) zu beachten.

Welche Kennzahlen nutzt das Fuhrparkmanagement?

• Gesamtkosten je Fahrzeug (TCO): alle Kosten über die Nutzungsdauer, von Anschaffung bis Restwert.
• Kosten je Kilometer: Grundlage für Kalkulation und Frachtpreise.
• Verbrauch je 100 km: je Fahrzeug, Fahrzeugtyp und Fahrer vergleichbar.
• Auslastung und Einsatztage: zeigen, ob die Flotte zur Auftragslage passt.
• Anteil der Leerfahrten: Leerkilometer im Verhältnis zur Gesamtfahrleistung.
• Ausfall- und Werkstatttage sowie Schadenhäufigkeit: Hinweise auf Wartungsstand und Fahrverhalten.

Die Kennzahlen gewinnen an Aussagekraft, wenn sie mit der Planung von Personal und Fahrzeugen im Ressourcenmanagement zusammengeführt werden.

Rechtsgrundlagen

• § 7 StVG: Haftung des Halters
• § 21 StVG: Fahren ohne Fahrerlaubnis, Verantwortung des Halters
• § 31 StVZO: Verantwortung für den Betrieb der Fahrzeuge

Häufige Fragen

Was macht ein Fuhrparkleiter?

Er plant und verwaltet die Fahrzeuge des Unternehmens: Beschaffung, Wartung, Prüftermine, Kosten und Schäden. Ihm können auch Halterpflichten wie Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung übertragen werden.

Wie oft muss eine Führerscheinkontrolle erfolgen?

Eine feste Frist schreibt das Gesetz nicht vor. Die Kontrolle muss so regelmäßig erfolgen, dass der Halter einen Entzug der Fahrerlaubnis bemerken kann.

Was ist die UVV-Prüfung bei Firmenfahrzeugen?

Die UVV-Prüfung ist die jährliche Prüfung nach der Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 70. Ein Sachkundiger prüft dabei den betriebssicheren Zustand des Fahrzeugs. Sie ersetzt nicht die Hauptuntersuchung und wird getrennt dokumentiert.

Was bedeutet TCO im Fuhrpark?

TCO steht für Total Cost of Ownership, also die Gesamtkosten eines Fahrzeugs über die Nutzungsdauer. Dazu zählen Anschaffung oder Leasing, Kraftstoff, Wartung, Reifen, Versicherung, Steuer, Maut und Wertverlust.