Welche Frachtdokumente gibt es? Frachtbrief, CMR, Konnossement, Luftfrachtbrief, Begleit-, Gefahrgut- und Zollpapiere, ihre Funktionen und digitale Formen.
Frachtdokumente sind alle Papiere und Datensätze, die eine Sendung auf dem Transport begleiten oder den Transport rechtlich belegen. Dazu zählen Beförderungsdokumente wie Frachtbrief, Konnossement und Luftfrachtbrief sowie Begleitpapiere wie Lieferschein, Ladeliste, Gefahrgut- und Zolldokumente. Sie dienen als Beweis, Information und teils als Wertpapier.
Frachtdokumente, auch Frachtpapiere oder Transportdokumente genannt, sind die Unterlagen, die eine Sendung vom Absender bis zum Empfänger begleiten. Sie halten fest, was befördert wird, wer beteiligt ist und unter welchen Bedingungen der Transport läuft. Sie können auf Papier oder elektronisch vorliegen.
Sinnvoll ist eine Einteilung in drei Gruppen:
Im gewerblichen Güterkraftverkehr schreibt § 7 GüKG zudem ein Begleitpapier oder einen sonstigen Nachweis vor, aus dem Gut, Be- und Entladeort und Auftraggeber hervorgehen. Diese Funktion kann der Frachtbrief erfüllen.
In Speditionen können Frachtdokumente aus den Auftragsdaten im TMS erzeugt werden. Frachtbrief, Ladeliste, Etiketten und Bordero greifen dann auf denselben Datensatz zurück. Die Qualität der Dokumente hängt deshalb direkt von der Auftragserfassung ab. Ein falsches Gewicht oder eine vertauschte Empfängeradresse steht später in jedem Papier. Für unrichtige Angaben im Frachtbrief haftet nach § 414 HGB der Absender gegenüber dem Frachtführer.
Viele Aufträge erreichen Speditionen als PDF, Excel-Liste oder E-Mail-Text. GM-DocuStream liest diese Aufträge aus, gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt sie nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei an das TMS. Die Frachtdokumente entstehen dann wie gewohnt im TMS.
Das HGB lässt nach § 408 Abs. 3 den elektronischen Frachtbrief zu, international regelt das Zusatzprotokoll zur CMR den eCMR, der für Deutschland seit April 2022 gilt. Die Verordnung (EU) 2020/1056 über elektronische Frachtbeförderungsinformationen (eFTI) verpflichtet Behörden in der EU ab dem 9. Juli 2027, Frachtinformationen über zertifizierte eFTI-Plattformen zu akzeptieren. Papierdokumente bleiben zulässig.
Im gewerblichen Güterkraftverkehr muss ein Begleitpapier oder ein sonstiger Nachweis mitgeführt werden, aus dem Gut, Be- und Entladeort und Auftraggeber hervorgehen, etwa der Frachtbrief. Bei Gefahrgut kommen Beförderungspapier und schriftliche Weisungen nach ADR hinzu, im grenzüberschreitenden Verkehr gegebenenfalls Zolldokumente.
Im weiteren Sinn ja, weil er die Sendung begleitet. Er ist aber ein Dokument zwischen Verkäufer und Käufer und belegt nicht den Frachtvertrag. Diese Aufgabe hat der Frachtbrief.
Das Konnossement ist ein Wertpapier: Die Ware wird nur gegen Vorlage des Originals ausgeliefert, und es kann übertragen werden. Der Seefrachtbrief ist kein Wertpapier und dient als Beweisurkunde. Er eignet sich, wenn die Ware unterwegs nicht verkauft oder finanziert werden muss.
Das richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und danach, ob ein Dokument als Handelsbrief oder Buchungsbeleg gilt. Die genauen Fristen sollten mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
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