Eingangsschein: Bedeutung im Wareneingang & Prozess

Fachartikel: Eingangsschein – Das Kontrollinstrument im Wareneingang

Ein Eingangsschein (auch Wareneingangsschein oder Empfangsschein genannt) ist ein internes Dokument der Lagerlogistik, das den tatsächlichen Eingang von Waren in ein Lager oder ein Betriebsgelände dokumentiert. Er bildet das Gegenstück zum Lieferschein des Lieferanten. Während der Lieferschein angibt, was geliefert werden sollte, hält der Eingangsschein fest, was physisch empfangen wurde. In der Logistikkette des Jahres 2026 ist der Eingangsschein die Basis für die korrekte Bestandsführung und die spätere Rechnungsprüfung.

Die Rolle im Wareneingangsprozess

Der Eingangsschein wird im Rahmen der Warenannahme erstellt und durchläuft typischerweise folgende Phasen:

• Abgleich der Begleitpapiere: Der Mitarbeiter im Wareneingang vergleicht den Lieferschein des Frachtführers mit der ursprünglichen Bestellung im ERP-System.
• Physische Kontrolle: Die Ware wird auf Menge, Identität und offensichtliche Transportschäden geprüft.
• Erstellung des Eingangsscheins: Die tatsächlich gezählten und geprüften Mengen werden dokumentiert. Bei Abweichungen (Fehlmengen oder Mehrlieferungen) dient dieses Dokument als Beweismittel für Reklamationen.
• Systemische Verbuchung: Die Daten des Eingangsscheins werden in das Warehouse Management System (WMS) übertragen. Erst durch diesen Schritt erhöht sich der verfügbare Bestand in der Supply Chain.

[Image: A warehouse worker with a handheld scanner standing next to a pallet, comparing a physical document with digital data on a tablet, representing the creation of an inbound receipt.]

Wichtige Inhalte eines Eingangsscheins

Um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, enthält ein Eingangsschein im Jahr 2026 folgende Pflichtangaben:

• Belegnummer und Datum: Eindeutige Identifikation des Vorgangs.
• Lieferanteninformationen: Name und Kundennummer des Versenders.
• Bestellbezug: Referenz zur ursprünglichen Einkaufsbestellung.
• Artikeldetails: Artikelnummern, Bezeichnungen und Chargennummern.
• Mengenangaben: Gelieferte Menge in der jeweiligen Mengeneinheit (Stück, kg, Paletten).
• Prüfvermerk: Unterschrift des annehmenden Mitarbeiters und ggf. Hinweise auf Qualitätsmängel oder Transportschäden.

Bedeutung für die Bestandsführung und Buchhaltung

Der Eingangsschein ist weit mehr als eine einfache Liste; er erfüllt kritische Funktionen in der Unternehmenssteuerung:

1. BestandsgenauigkeitDurch die präzise Dokumentation beim Wareneingang wird sichergestellt, dass das System exakt das widerspiegelt, was physisch im Regal liegt. Dies ist die Voraussetzung für eine verlässliche Transportplanung im Warenausgang.

2. Rechnungsprüfung (Three-Way-Match)Die Buchhaltung vergleicht die Rechnung des Lieferanten mit der Bestellung und dem Eingangsschein. Nur wenn alle drei Dokumente übereinstimmen, wird die Zahlung freigegeben. Der Eingangsschein verhindert so die Bezahlung nicht gelieferter Ware.

3. QualitätsmanagementEr dient als Nachweis, wann welche Charge in welcher Qualität empfangen wurde. Bei späteren Reklamationen durch Kunden lässt sich der Weg der Ware bis zum Wareneingang lückenlos zurückverfolgen.

Praxis-Relevanz 2026: Der digitale Eingangsschein

Im Jahr 2026 ist der papiergebundene Eingangsschein fast vollständig durch den digitalen Wareneingang ersetzt worden:

• Automatisierte Erfassung: Mittels RFID-Gates oder kamerabasierten Scansystemen (Computer Vision) wird der Eingangsschein automatisch erstellt, sobald der LKW entladen wird.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Die Daten stehen sofort nach dem Scan allen Abteilungen in der Logistikkette zur Verfügung, was die Durchlaufzeiten massiv verkürzt.
• Digitale Signatur: Anstelle einer händischen Unterschrift werden Zeitstempel und digitale IDs der Mitarbeiter genutzt, um die Revisionssicherheit zu erhöhen.

Experten-Tipp: Nutzen Sie im Falle von Transportschäden den Eingangsschein als primäres Protokoll. Vermerken Sie Schäden sofort detailliert und lassen Sie sich diese vom Fahrer quittieren. Ein digital hinterlegtes Foto am Datensatz des Eingangsscheins beschleunigt die Versicherungsabwicklung erheblich.

Fazit

Der Eingangsschein ist das "Gatekeeper-Dokument" der Logistik. Er wandelt eine externe Lieferung in einen internen Bestand um. In einer Zeit, in der Datenqualität über den Erfolg der gesamten Supply Chain entscheidet, ist die sorgfältige Erstellung dieses Belegs das Fundament für eine fehlerfreie Lagerwirtschaft und eine effiziente Finanzbuchhaltung.

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