Praxisbericht: Hansefrigo & Hansetank automatisieren ihren Auftragseingang mit KI

Die Ausgangssituation

Als spezialisierte Logistikunternehmen bearbeiten Hansefrigo undHansetank täglich eine Vielzahl un­terschiedlichster Transportaufträge. DieAnforderungen der Kunden werden immer komplexer, die Do­kumente vielfältigerund die Geschwindigkeit, mit der Informationen verarbeitet werden müssen,steigt kontinuierlich.

Ein großer Teil der Aufträge erreichte die Unternehmen per E-Mail undals PDF-Dokument. Die darin enthaltenen Informationen mussten bisher manuellgeprüft, erfasst und in das bestehende Speditions­system übernommen werden.Besonders zeitaufwendig waren Aufträge mit mehreren Touren oderTransportabschnitten, die zusätzlich in einzelne Teilaufträge aufgeteilt werdenmussten.

Mit wachsendem Auftragsvolumen stieg auch der Aufwand für dieAuftragserfassung – wertvolle Zeit, die an anderer Stelle im operativenGeschäft fehlte.

Die Lösung

Gemeinsam mit den Digitalisierungspartnern cs4you und MHV Systems wurdeeine KI-gestützte Platt­form zur automatisierten Auftragserfassung entwickeltund nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert.

Die Lösung verarbeitet eingehende Aufträge unabhängig vom Format.E-Mails, PDF-Dokumente und weitere digitale Auftragsunterlagen werdenautomatisch analysiert, die relevanten Transportdaten ex­trahiert und direkt andas vorhandene Speditionssystem übergeben.

Ein besonderer Fokus lag auf der zuverlässigen Verarbeitung komplexerTransportaufträge. Auch Auf­träge mit mehreren Touren oder Teilstrecken werdenautomatisch erkannt, strukturiert und in die ent­sprechenden Teilaufträgeaufgeteilt.

Das Ergebnis

Durch die Automatisierung des Auftragseingangs konnte der manuelleErfassungsaufwand deutlich reduziert werden. Die Mitarbeiter verbringen heuteweniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten und können ihre Kapazitätengezielt für die Betreuung von Kunden sowie die operative Steuerung derTransporte einsetzen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

·      Automatische Verarbeitungvon E-Mails und PDF-Aufträgen

·      Direkte Übergabe derAuftragsdaten an das Speditionssystem

·      Zuverlässige Erkennungmehrerer Touren innerhalb eines Auftrags

·      Automatische Aufteilungin Teilaufträge

·      Deutlich weniger manuelleDateneingaben

·      Schnellere Bearbeitungvon Auftragseingängen

·      Höhere Datenqualität undgeringeres Fehlerrisiko

·      Mehr Zeit fürKundenservice und operative Prozesse

Kundenstimme

„Da heutige Transporte immer aufwendiger und die Anforderungen komplexerwerden, wird auch die Auftragserfassung schwieriger und zeitaufwändiger. Umhier aktiv gegenzusteuern, haben Hansefrigo und Hansetank gemeinsam mit unserenPartnern cs4you und MHV Systems eine KI-Plattform zur Auf­tragserfassungentwickelt.

Auftragseingänge in jeglicher Form, ob als E-Mail oder PDF, werdenautomatisch ausgelesen und an unser Speditionssystem übergeben. Auch mehrereTouren in einem Auftrag werden zuverlässig erfasst und in Teilaufträgeaufgeteilt.

Das spart viel Zeit, die wir stattdessen in die Betreuung unserer Kundenund die Qualität bei der Durch­führung der Aufträge investieren können.“

– Sören Pollakowski, Geschäftsführer Hansetank Spedition GmbH &Hansefrigo Spedition GmbH

Fazit

Das Projekt zeigt, wie moderne KI-Technologie operative Prozesse in derLogistik nachhaltig verbes­sern kann. Durch die enge Zusammenarbeit zwischenHansefrigo, Hansetank, cs4you und MHV Sys­tems entstand eine Lösung, die sichnahtlos in bestehende Abläufe integriert und die Mitarbeiter im Tagesgeschäftspürbar entlastet.

So wird aus einem zeitaufwendigen Auftragseingang ein weitgehendautomatisierter Prozess – und aus wertvoller Arbeitszeit zusätzlicher Freiraumfür Kundenservice, Qualität und operative Exzellenz.

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