Inkasso: Forderungsmanagement in der Spedition

Was ist Inkasso?

Inkasso bezeichnet den Einzug offener Forderungen. Das kann das Unternehmen selbst übernehmen oder einen Rechtsanwalt oder einen Inkassodienstleister damit beauftragen. Inkasso ist ein Teil des Forderungsmanagements. Dieses umfasst zusätzlich die Prüfung der Bonität vor Auftragsannahme, die korrekte Rechnungsstellung und die Überwachung der Zahlungseingänge.

In Speditionen geht es etwa um unbezahlte Rechnungen für Fracht, Nebenleistungen wie Standgeld oder Lagerleistungen. Die Ausgangslage unterscheidet sich von anderen Branchen: Die Leistung ist mit der Ablieferung erbracht, Kosten für Fahrer, Fahrzeug, Maut und Subunternehmer sind bereits angefallen, und der Kunde kann Gegenansprüche wegen Schäden oder Verspätungen erheben.

Wie läuft ein Inkasso in der Spedition ab?

1. Fälligkeit: Die Fracht ist nach § 420 HGB bei Ablieferung des Gutes zu zahlen, soweit nichts anderes vereinbart ist. Abweichend kann ein Zahlungsziel vereinbart werden.
2. Verzug: Der Schuldner gerät durch eine Mahnung in Verzug, bei einer Entgeltforderung nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Ab Verzug kann der Gläubiger Verzugszinsen und eine Verzugspauschale nach § 288 BGB verlangen.
3. Kaufmännisches Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnungen durch die eigene Buchhaltung.
4. Außergerichtliches Inkasso: Ein Inkassodienstleister oder Rechtsanwalt fordert den Schuldner zur Zahlung auf.
5. Gerichtliches Mahnverfahren: Auf Antrag erlässt das Mahngericht einen Mahnbescheid (§§ 688 ff. ZPO). Widerspricht der Schuldner nicht, ergeht auf Antrag ein Vollstreckungsbescheid. Nach Widerspruch oder Einspruch kann das Verfahren in ein streitiges Gerichtsverfahren übergehen.
6. Zwangsvollstreckung: Mit einem Vollstreckungsbescheid oder Urteil kann der Gläubiger vollstrecken lassen, etwa durch Kontopfändung oder den Gerichtsvollzieher.

Welche Sicherheiten hat die Spedition vor dem Inkasso?

Frachtführer und Spediteure haben gesetzliche Pfandrechte am Gut. Nach § 440 HGB hat der Frachtführer für alle Forderungen aus dem Frachtvertrag ein Pfandrecht am Gut, solange er es besitzt. Der Spediteur hat nach § 464 HGB ein entsprechendes Pfandrecht. Verlangt der Empfänger die Ablieferung, muss er nach § 421 Abs. 2 HGB die noch geschuldete Fracht bis zu dem Betrag zahlen, der aus dem Frachtbrief hervorgeht.

Gegen das Kürzen von Rechnungen helfen die ADSp. Nach Ziffer 19 ADSp 2017 ist eine Aufrechnung oder Zurückbehaltung gegenüber Ansprüchen aus dem Verkehrsvertrag nur zulässig, wenn der Gegenanspruch fällig, unbestritten, entscheidungsreif oder rechtskräftig festgestellt ist. Einzelheiten und Grenzen dieser Regeln beschreibt der Eintrag Frachtrückhalteklausel.

Wann verjähren Frachtforderungen?

Ansprüche aus einer Beförderung nach dem HGB-Frachtrecht verjähren nach § 439 HGB in einem Jahr, bei Vorsatz oder gleichstehendem Verschulden in drei Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Tages, an dem das Gut abgeliefert wurde. Für Ansprüche aus Speditionsverträgen gilt § 439 HGB nach § 463 HGB entsprechend. Im grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr sieht Art. 32 CMR ebenfalls ein Jahr vor, bei Vorsatz drei Jahre.

Die allgemeine Verjährungsfrist des BGB von drei Jahren gilt für diese Ansprüche also nicht. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Offene Frachtrechnungen sollten deshalb nicht über Monate im Mahnwesen liegen bleiben.

Welche Einwände erheben Schuldner gegen Frachtrechnungen?

• Schäden oder Verspätung: Der Kunde verrechnet eigene Schadenersatzforderungen mit der Fracht.
• Fehlender Nachweis: Die Ablieferung wird bestritten. Hier entscheidet ein vollständiger Abliefernachweis (POD).
• Abweichende Preise oder Leistungen: Gewicht, Palettenanzahl, Zuschläge oder Standzeiten auf der Rechnung passen nicht zum Auftrag.

Viele dieser Streitfälle entstehen schon bei der Auftragserfassung. Stimmen Mengen, Adressen und vereinbarte Leistungen im TMS nicht mit dem Kundenauftrag überein, passt später auch die Rechnung nicht. GM-DocuStream liest Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und E-Mail-Texten, gleicht Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt jeden Auftrag nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten an das TMS.

Rechtsgrundlagen

• § 420 HGB: Zahlung und Fälligkeit der Fracht
• § 439 HGB: Verjährung von Ansprüchen aus der Beförderung
• § 440 HGB: Pfandrecht des Frachtführers
• § 464 HGB: Pfandrecht des Spediteurs
• § 286 BGB: Verzug des Schuldners
• § 288 BGB: Verzugszinsen und Verzugspauschale
• § 688 ZPO: gerichtliches Mahnverfahren

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Inkasso und Factoring?

Beim Inkasso bleibt die Forderung beim Unternehmen, der Dienstleister zieht sie nur für den Gläubiger ein. Beim Factoring verkauft das Unternehmen seine Forderungen an einen Factor und erhält dafür vorzeitig Geld. Je nach Vertrag trägt dann der Factor das Risiko, dass der Kunde nicht zahlt.

Muss ein Inkassounternehmen zugelassen sein?

Ja. Inkassodienstleistungen sind Rechtsdienstleistungen und dürfen nur von registrierten Personen oder Unternehmen erbracht werden (§ 10 Rechtsdienstleistungsgesetz). Ob ein Anbieter registriert ist, lässt sich im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister prüfen. Rechtsanwälte dürfen Forderungen ohne gesonderte Registrierung einziehen.

Wann darf eine Spedition ein Inkassobüro einschalten?

Grundsätzlich jederzeit, sobald eine Forderung offen ist. Die Kosten kann sie vom Kunden aber nur als Verzugsschaden verlangen, wenn er bei der Beauftragung bereits in Verzug war und die Kosten erforderlich waren.

Wie lange hat der Schuldner Zeit, einem Mahnbescheid zu widersprechen?

Der Widerspruch soll innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids eingelegt werden. Solange noch kein Vollstreckungsbescheid verfügt ist, ist ein Widerspruch auch danach möglich. Gegen einen Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen.