Abholauftrag: Inhalt, Ablauf und typische Fehler

Was ist ein Abholauftrag?

Ein Abholauftrag beauftragt eine Spedition oder einen Frachtführer, Ware an einer Ladestelle zu übernehmen und zum Empfänger oder in ein Umschlagdepot zu bringen. Er ist entweder ein eigener Auftrag, der zum Abschluss eines Frachtvertrags führt, oder ein Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag. Der Begriff überschneidet sich mit dem Transportauftrag: Der Transportauftrag beschreibt die gesamte Beförderung, der Abholauftrag legt den Schwerpunkt auf die Übernahme an der Ladestelle. Im Stückgutverkehr ist er der erste Schritt der Transportkette, auf den Umschlag, Hauptlauf und Zustellung folgen.

Erteilt wird der Abholauftrag meist vom Versender. Bei unfreien Sendungen, etwa in der Beschaffungslogistik, beauftragt dagegen der Empfänger die Abholung beim Lieferanten. Wer den Transport organisiert und bezahlt, kann sich aus den vereinbarten Incoterms ergeben, zum Beispiel EXW oder FCA.

Wer ist der Abholer?

Abholer ist die Person oder das Unternehmen, das die Ware an der Ladestelle physisch übernimmt. In der Regel ist das der Fahrer eines beauftragten Frachtführers. Holt der Käufer die Ware mit eigenem Fahrzeug ab, spricht man von einem Selbstabholer. Der Abholer prüft Anzahl und äußeren Zustand der Packstücke, vermerkt Abweichungen und quittiert die Übernahme auf Frachtbrief, Lieferschein oder digital auf einem Handgerät.

Mit der Übernahme beginnt die Obhut des Frachtführers. Nach § 425 HGB haftet er für Verlust und Beschädigung von der Übernahme bis zur Ablieferung. Das Verladen ist nach § 412 HGB grundsätzlich Sache des Absenders, der das Gut beförderungssicher zu laden hat. Der Frachtführer sorgt für die betriebssichere Verladung, also dafür, dass die Ladung das Fahrzeug nicht gefährdet.

Welche Angaben gehören in einen Abholauftrag?

• Ladestelle mit vollständiger Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer
• Abholdatum und Zeitfenster, Öffnungszeiten der Verladung
• Empfänger und Lieferadresse, gegebenenfalls Zustelltermin
• Anzahl und Art der Packstücke, Maße, Gewicht und Stapelbarkeit
• Lademittel, zum Beispiel Europaletten oder Gitterboxen, und ob ein Tausch vereinbart ist
• Bei Gefahrgut: UN-Nummer, Klasse, Verpackungsgruppe und Menge
• Besonderheiten der Ladestelle: keine Rampe, Hebebühne nötig, Zufahrtsbeschränkungen
• Referenzen wie Bestell-, Lieferschein- oder Kundenauftragsnummer und die Frankatur

Fehlt die Angabe zu den Lademitteln, kann die Spedition den Lademitteltausch nicht vorbereiten. Fehlen Gefahrgutangaben, wird unter Umständen ein Fahrzeug ohne passende Ausrüstung eingesetzt.

Wie gelangt der Abholauftrag ins TMS?

Abholaufträge erreichen Speditionen auf unterschiedlichen Wegen: als Freitext in einer E-Mail, als PDF-Formular, als Excel-Liste mit mehreren Abholungen, über ein Kundenportal oder per EDI. Bei E-Mail, PDF und Excel muss die Auftragserfassung die Daten in das Transport Management System (TMS) übertragen. Erst dann kann die Disposition die Abholung einer Nahverkehrstour zuordnen und dem Fahrer übermitteln. Ist ein festes Abholzeitfenster vereinbart, wird es bei der Tourenplanung berücksichtigt.

Für Aufträge per E-Mail, PDF oder Excel lässt sich die Erfassung mit GM-DocuStream unterstützen. Die Software liest die Auftragsdaten aus Anhängen und E-Mail-Text, gleicht Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und legt den Auftrag dem Disponenten zur Prüfung vor. Nach der Freigabe wird er per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei an das TMS übergeben.

Welche Fehler treten bei einem Abholauftrag häufig auf?

• Falsche oder unvollständige Adresse der Ladestelle, fehlender Ansprechpartner
• Gewicht oder Palettenanzahl weichen von der tatsächlichen Sendung ab
• Die Ware ist bei Ankunft des Fahrers noch nicht versandbereit
• Lademittel oder Tauschvereinbarung sind nicht angegeben
• Gefahrgut wird nicht oder nicht vollständig deklariert
• Abholung ohne Rampe, aber ohne Hinweis auf eine benötigte Hebebühne
• Doppelt erfasste Aufträge, etwa wenn derselbe Auftrag per E-Mail und telefonisch eingeht

Die Folgen sind Fehlanfahrten, Wartezeiten, Umladungen und Nachberechnungen. Viele dieser Fehler lassen sich bei der Erfassung erkennen, wenn Pflichtfelder geprüft und Adressen mit den Stammdaten abgeglichen werden.

Beispiel: Abholauftrag im Stückgutverkehr

Ein Maschinenbauer schickt seiner Spedition am Vormittag eine E-Mail mit PDF-Anhang. Darin stehen drei Europaletten Ersatzteile, das Gewicht, die Abholung am selben Nachmittag zwischen 13 und 16 Uhr und der Hinweis, dass die Palette mit Batterien als Gefahrgut deklariert ist. Die Spedition erfasst den Auftrag im TMS, die Disposition plant ihn in die Nahverkehrstour ein. Der Fahrer übernimmt die Paletten, tauscht die Lademittel und quittiert. Am Abend wird die Sendung im Depot umgeschlagen und geht in den Hauptlauf.

Rechtsgrundlagen

• § 412 HGB: Verladen und Entladen, Standgeld
• § 415 HGB: Kündigung durch den Absender
• § 425 HGB: Haftung des Frachtführers ab Übernahme

Häufige Fragen

Wer erteilt den Abholauftrag bei einer unfreien Sendung?

Bei einer unfreien Sendung trägt der Empfänger die Frachtkosten. Er beauftragt deshalb in der Regel selbst eine Spedition, die Ware beim Lieferanten abzuholen. Der Lieferant stellt die Ware bereit und übergibt sie dem Abholer.

Was passiert, wenn die Ware bei der Abholung nicht bereitsteht?

Der Fahrer wartet oder fährt ohne Ware weiter. Wartet er über die vereinbarte Ladezeit hinaus, kann der Frachtführer nach § 412 Abs. 3 HGB eine angemessene Vergütung als Standgeld verlangen. Eine vergebliche Anfahrt wird je nach Vereinbarung gesondert berechnet.

Kann ein Abholauftrag storniert werden?

Ja. Nach § 415 HGB kann der Absender den Frachtvertrag jederzeit kündigen. Der Frachtführer kann dann entweder die vereinbarte Fracht abzüglich ersparter Aufwendungen verlangen oder pauschal ein Drittel der vereinbarten Fracht, die sogenannte Fautfracht.

Wie früh muss ein Abholauftrag bei der Spedition sein?

Das legt jede Spedition selbst fest. Im Stückgutverkehr kann es eine Annahmeschlusszeit geben, bis zu der Aufträge für eine Abholung am selben Tag eingehen müssen. Später eingehende Aufträge werden dann für einen der folgenden Tage eingeplant.