Auftragsabwicklung: Ablauf und Instrumente

Was ist Auftragsabwicklung?

Auftragsabwicklung bezeichnet alle Tätigkeiten, die ein Kundenauftrag vom Eingang bis zur Bezahlung durchläuft. Dazu gehören die administrative Auftragsbearbeitung, also Erfassen, Prüfen und Weitergeben der Daten, und die physische Ausführung. Ziel ist, jeden Auftrag vollständig, fehlerfrei, termingerecht und wirtschaftlich zu erledigen. Unter den Instrumenten der Auftragsabwicklung versteht man die organisatorischen und technischen Hilfsmittel, mit denen dieser Ablauf gesteuert wird.

Wie läuft die Auftragsabwicklung in der Spedition ab?

1. Anfrage und Angebot: Der Kunde fragt an, die Spedition kalkuliert und bietet an. Bei Stammkunden gelten vereinbarte Preise.
2. Auftragseingang und Auftragserfassung: Aufträge kommen per E-Mail, als PDF, als Excel-Liste, über ein Portal oder per EDI. Die Daten werden in das Speditionsprogramm übernommen.
3. Prüfung: Vollständigkeit, Adressen, Lade- und Liefertermine, Gewichte, Sonderanforderungen wie Gefahrgut.
4. Disposition: Zuordnung zu eigenem Fahrzeug, Tour oder Subunternehmer.
5. Transportauftrag: Übermittlung an Fahrer oder Frachtführer, Erstellung der Begleitpapiere wie Frachtbrief.
6. Durchführung und Statusmeldungen: Abholung, Umschlag, Zustellung mit Tracking und Tracing.
7. Ablieferung: Quittung des Empfängers als Abliefernachweis (POD).
8. Abrechnung: Rechnung an den Kunden mit Fracht und Nebenkosten, Abrechnung mit beauftragten Frachtführern.

Welche Instrumente der Auftragsabwicklung gibt es?

• Transport Management System (TMS): zentrale Datenbasis für Aufträge, Disposition, Status und Abrechnung.
• EDI: strukturierter Datenaustausch zwischen den Systemen von Kunde, Spedition und Partnern, zum Beispiel für Aufträge und Statusmeldungen.
• Kundenportale und Webformulare: Der Kunde gibt seine Aufträge selbst in vorgegebene Felder ein.
• Dokumentenerfassung: Software liest Auftragsdaten aus E-Mails, PDF-Dateien und Excel-Listen aus.
• Telematik und Scanner: liefern Position, Ankunft und Ablieferung als Statusdaten.
• Kennzahlen: etwa Durchlaufzeit vom Auftragseingang bis zur Disposition, Termintreue und Anteil fehlerhafter Aufträge.
• Organisatorische Instrumente: Arbeitsanweisungen, Checklisten für Sonderfälle und klare Zuständigkeiten.

Wo entstehen Fehler in der Auftragsabwicklung?

Alle folgenden Schritte bauen auf den Daten der Auftragserfassung auf. Wird dort eine Postleitzahl falsch abgetippt, ein Ladetermin übersehen oder eine Referenznummer vergessen, setzt sich der Fehler fort: im Transportauftrag, im Frachtbrief, beim Avis und zuletzt in der Rechnung. Fällt der Fehler erst bei der Zustellung oder bei einer Rechnungsreklamation auf, ist die Korrektur aufwendig. Je früher geprüft wird, desto weniger Folgeaufwand entsteht.

Eine weitere Fehlerquelle sind Medienbrüche. Kommen Aufträge über viele Kanäle und in unterschiedlichen Formaten, müssen Mitarbeiter Daten von einem System in ein anderes übertragen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt das Risiko von Übertragungsfehlern.

Wie lässt sich die Auftragsabwicklung digitalisieren?

Mit Kunden, die große Mengen gleichartiger Aufträge senden, lohnt sich eine EDI-Anbindung. Andere Verlader schicken ihre Aufträge als E-Mail mit PDF-Anhang oder Excel-Liste. Hier setzt die Dokumentenerfassung an. Wichtig ist, dass die ausgelesenen Daten geprüft werden, bevor sie in das TMS gelangen.

GM-DocuStream liest Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und Freitext in E-Mails und gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab. Jeder Auftrag wird vom Disponenten geprüft und freigegeben und dann per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS übergeben.

Beispiel: Ein Auftrag von der E-Mail bis zur Rechnung

Ein Kunde sendet am Vormittag eine E-Mail mit drei Paletten Stückgut von Heilbronn nach Bremen. Die Spedition erfasst den Auftrag im TMS, prüft Anschrift und Ladetermin und plant die Abholung im Nahverkehr. Die Sendung läuft über das Lager in den Hauptlauf und wird vom Partner in Bremen zugestellt. Dessen Statusmeldung und der unterschriebene Abliefernachweis kommen ins TMS zurück. Mit dem Nachweis wird die Rechnung erstellt, der Auftrag ist abgeschlossen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsabwicklung und Auftragserfassung?

Die Auftragserfassung ist ein einzelner Schritt: Die Daten eines eingehenden Auftrags werden in das System übernommen. Die Auftragsabwicklung umfasst den gesamten Ablauf von der Anfrage bis zur Abrechnung, also auch Disposition, Durchführung und Fakturierung.

Wer ist in der Spedition für die Auftragsabwicklung zuständig?

Beteiligt sind Kundenservice oder Auftragsannahme, Disposition, Lager und Abrechnung. In kleinen Betrieben kann ein Disponent alle Schritte vom Auftragseingang bis zur Rechnung übernehmen. Wichtig ist, dass für jeden Schritt eine Zuständigkeit festgelegt ist.

Welche Software wird für die Auftragsabwicklung genutzt?

Zentrales Werkzeug in der Spedition ist das Transport Management System oder Speditionsprogramm. Ergänzt wird es durch EDI-Anbindungen, Kundenportale, Telematik und Software zur Dokumentenerfassung, die Aufträge aus E-Mails und Anhängen ausliest.

Was bedeutet Order-to-Cash?

Order-to-Cash bezeichnet den Prozess vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang. Der Begriff betont, dass die Auftragsabwicklung erst mit der bezahlten Rechnung abgeschlossen ist.