Graue Flotte: Privatwagen für Dienstfahrten

Was ist die graue Flotte?

Die graue Flotte, englisch Grey Fleet, umfasst private Fahrzeuge von Mitarbeitern, die mit Zustimmung des Arbeitgebers für Dienstfahrten genutzt werden. Die Fahrzeuge gehören nicht zum Fuhrpark: Das Unternehmen hat sie weder gekauft noch geleast oder gemietet. Trotzdem verursachen sie dienstliche Kosten und werfen Fragen zu Haftung, Versicherung und Abrechnung auf. Deshalb gehören sie in den Blick des Fuhrparkmanagements.

In einer Spedition sind das zum Beispiel Fahrten des Vertriebs zu Kunden, Fahrten von Disponenten zu einem anderen Standort oder Botenfahrten mit Papieren oder Ersatzteilen. Nicht zur grauen Flotte gehören Firmenwagen, Poolfahrzeuge, Mietwagen und die Lkw von Subunternehmern, die im Rahmen eines Frachtvertrags fahren.

Davon zu unterscheiden ist die Schattenflotte in der Seeschifffahrt. Damit sind Schiffe gemeint, die eingesetzt werden, um Sanktionen zu umgehen. Mit dem Fuhrpark eines Unternehmens hat dieser Begriff nichts zu tun.

Wer ist Halter und wer haftet bei Unfällen?

Halter des Privatwagens ist der Mitarbeiter, nicht der Arbeitgeber. Damit treffen ihn die Pflichten und die Haftung des Halters:

• Halterhaftung: Für Schäden Dritter beim Betrieb des Fahrzeugs haftet der Halter nach § 7 StVG verschuldensunabhängig, mehr dazu unter Halterhaftung. Diese Schäden deckt die Kfz-Haftpflichtversicherung des Mitarbeiters.
• Verkehrssicherheit: Für den vorschriftsmäßigen Zustand des Fahrzeugs ist der Halter verantwortlich.
• Bußgelder: Verkehrsverstöße werden dem Fahrer zugerechnet, nicht dem Arbeitgeber.
• Personenschäden des Mitarbeiters: Eine Dienstfahrt ist eine versicherte Tätigkeit. Bei einem Unfall greift die gesetzliche Unfallversicherung (§ 8 SGB VII).

Muss der Arbeitgeber Schäden am Privatwagen ersetzen?

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber entsprechend § 670 BGB verpflichtet sein, Unfallschäden am Fahrzeug des Mitarbeiters zu ersetzen (BAG, Urteil vom 28. Oktober 2010, 8 AZR 647/09). Voraussetzungen:

• Der Mitarbeiter nutzt den Wagen mit Billigung des Arbeitgebers.
• Die Fahrt gehört zum Betätigungsbereich des Arbeitgebers. Das ist der Fall, wenn der Arbeitgeber ohne den Privatwagen ein eigenes Fahrzeug einsetzen müsste.
• Der Mitarbeiter erhält keine besondere Vergütung, die das Unfallrisiko abdecken soll.

Bei grober Fahrlässigkeit des Mitarbeiters ist der Anspruch grundsätzlich ausgeschlossen, bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden anteilig verteilt. Manche Arbeitgeber schließen für dieses Risiko eine Dienstreise-Kaskoversicherung ab.

Welche Vorteile und Nachteile hat die graue Flotte?

Vorteile:

• keine Anschaffungs-, Leasing- oder Fixkosten für seltene Fahrten
• kurzfristig verfügbar, ohne Fahrzeug zu reservieren

Nachteile:

• kein Einfluss des Arbeitgebers auf Zustand, Wartung und Sicherheitsausstattung
• Kosten verteilen sich auf Reisekostenabrechnungen und sind schwer zu überblicken
• offene Fragen zu Schadensersatz und Versicherungsschutz im Schadenfall
• Fahrten fehlen in Auswertungen, etwa für die CO2-Bilanz, wenn sie nicht gesondert erfasst werden, siehe Green Logistics

Welche Regeln braucht die graue Flotte im Unternehmen?

Viele Unternehmen legen in einer Reise- oder Fahrzeugrichtlinie fest, wann Mitarbeiter ihren Privatwagen dienstlich nutzen dürfen. Sinnvolle Inhalte sind:

• Genehmigung von Dienstfahrten und Vorrang von Poolfahrzeug, Mietwagen oder Bahn
• Nachweis einer gültigen Fahrerlaubnis und eines bestehenden Versicherungsschutzes
• Regelung, wer Schäden am Fahrzeug trägt und ob eine Dienstreise-Kaskoversicherung besteht
• Abrechnung mit Datum, Strecke, Anlass und Kilometern

Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter einer Spedition besucht mit seinem Privatwagen einen Neukunden. Die Fahrt ist vorab genehmigt und wird über die Reisekostenabrechnung erstattet. Hat er auf der Fahrt einen Unfall, ist geregelt, welche Versicherung eintritt und wie ein Schaden am Fahrzeug ausgeglichen wird.

Häufige Fragen

Ist eine Dienstfahrt mit dem Privatauto versichert?

Schäden Dritter deckt die Kfz-Haftpflichtversicherung des Fahrzeugs, also die Versicherung des Mitarbeiters. Eigene Verletzungen des Mitarbeiters sind über die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert, weil die Dienstfahrt eine versicherte Tätigkeit ist. Schäden am eigenen Wagen sind nur über eine Kaskoversicherung oder einen Ersatzanspruch gegen den Arbeitgeber gedeckt.

Was ist der Unterschied zwischen grauer Flotte und Dienstwagen?

Ein Dienstwagen gehört zum Fuhrpark des Unternehmens, das ihn kauft, least oder mietet. Fahrzeuge der grauen Flotte gehören dem Mitarbeiter, der auch Halter ist und sie nur für einzelne Dienstfahrten nutzt.

Wie werden Dienstfahrten mit dem Privatwagen abgerechnet?

Der Arbeitgeber erstattet die Fahrten über die Reisekostenabrechnung, entweder mit einem pauschalen Kilometersatz oder nach den tatsächlichen Kosten. Reisekostenvergütungen kann der Arbeitgeber im Rahmen der steuerlichen Regeln steuerfrei zahlen (§ 3 Nr. 16 EStG).

Wer zahlt ein Bußgeld bei einer Dienstfahrt mit dem Privatwagen?

Ein Bußgeld richtet sich gegen den Fahrer, der den Verstoß begangen hat. Das gilt bei der Dienstfahrt mit dem Privatwagen ebenso wie im Dienstwagen.