Logistikausschreibung: Ablauf, Unterlagen, Vergabe

Was ist eine Logistikausschreibung?

Eine Logistikausschreibung ist das strukturierte Verfahren, mit dem ein Unternehmen Transport- oder Lagerleistungen bei mehreren Dienstleistern anfragt. Andere Bezeichnungen sind Ausschreibung in der Logistik, Logistik-Tender oder bei reinen Transportleistungen Transportausschreibung. Auftraggeber sind Verlader aus Industrie und Handel, aber auch Speditionen, die Nahverkehre oder Linienverkehre an Frachtführer vergeben. Bieter sind Speditionen, Frachtführer und Kontraktlogistiker.

Ziel ist ein Vergleich auf gleicher Grundlage. Alle Bieter erhalten dieselben Daten und Vorgaben, damit sich Preise und Leistungen gegenüberstellen lassen. Der Preis ist dabei ein Kriterium neben Qualität, Kapazität, Netzabdeckung und IT-Anbindung.

Abzugrenzen ist die Ausschreibung vom Spotmarkt. Dort werden einzelne Ladungen kurzfristig zu Tagespreisen vergeben, etwa über eine Frachtbörse. Die Ausschreibung legt Preise und Leistungen dagegen für einen längeren Zeitraum fest. Verlader können beides kombinieren: vereinbarte Raten für das planbare Grundvolumen und den Spotmarkt für Spitzen.

Wie läuft eine Logistikausschreibung ab?

1. Vorbereitung: Der Auftraggeber analysiert seine Sendungsdaten, legt Ziele fest und beschreibt die Anforderungen.
2. RFI (Request for Information): Eine Informationsanfrage dient der Vorauswahl. Dienstleister geben Auskunft über Netz, Kapazitäten, Zertifizierungen und Referenzen. Daraus entsteht eine Liste der Bieter für die nächste Runde.
3. RFQ oder RFP: Beim Request for Quotation wird eine klar beschriebene Leistung angefragt, und die Bieter liefern vor allem Preise. Beim Request for Proposal liefern sie zusätzlich ein Lösungskonzept.
4. Rückfragen: Fragen der Bieter werden gesammelt und allen Teilnehmern gleich beantwortet.
5. Auswertung und Verhandlung: Die Angebote werden anhand vorher festgelegter, gewichteter Kriterien bewertet. Mit den besten Bietern folgen eine oder mehrere Verhandlungsrunden.
6. Vergabe und Einführung: Nach dem Zuschlag wird der Vertrag geschlossen. Es folgen Einführung, Anbindung der Systeme und gegebenenfalls eine Testphase.

Welche Unterlagen gehören zur Ausschreibung?

• Lastenheft: beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers, etwa Leistungsumfang, Abhol- und Zustellzeiten, Qualitätskennzahlen und IT-Vorgaben wie EDI-Anbindung oder Statusmeldungen. Das Gegenstück, in dem der Auftragnehmer die Umsetzung beschreibt, heißt Pflichtenheft.
• Mengengerüst: enthält die Sendungsdaten, zum Beispiel der letzten zwölf Monate: Relationen nach Postleitzahlgebieten oder Ländern, Zahl der Sendungen, Gewichte, Paletten oder Lademeter, Frequenzen, saisonale Schwankungen und Anteile von Gefahrgut oder temperaturgeführter Ware.
• Preisblatt: ein einheitliches Formular, in das die Bieter ihre Preise eintragen, etwa je Relation und Gewichts- oder Lademeterklasse. Dazu kommen Zuschläge und Nebenleistungen wie Avisierung, Wartezeiten oder Palettentausch.
• Vertragsbedingungen: Laufzeit, Preisanpassung, Haftung und Versicherung sowie die Frage, ob die ADSp gelten oder individuelle Regelungen getroffen werden.

Was ist der Unterschied zwischen Transportausschreibung und Kontraktlogistik-Ausschreibung?

Eine Transportausschreibung betrifft klar abgegrenzte Transporte, etwa Komplettladungen, Teilladungen oder Sammelgut auf festgelegten Relationen. Die Leistung lässt sich gut beschreiben, der Vergleich läuft vor allem über den Preis je Relation. Einzelne Relationen können an unterschiedliche Dienstleister vergeben werden.

Bei einer Ausschreibung in der Kontraktlogistik geht es um ein Paket aus Lagerung, Kommissionierung, Mehrwertdiensten und teils auch Transport, teils mit Immobilie, Personal und IT. Die Bieter erarbeiten ein Konzept, besichtigen die Abläufe und kalkulieren Fixkosten und mengenabhängige Preise.

Was gilt für öffentliche Ausschreibungen?

Öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen müssen das Vergaberecht beachten. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§§ 97 ff. GWB) und die Vergabeverordnung (VgV), die Aufträge werden europaweit bekannt gemacht. Unterhalb der Schwellenwerte gilt Haushaltsrecht mit unterschiedlichen Vorgaben bei Bund und Ländern, etwa der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Fristen, Form der Angebote und Bewertungskriterien sind dort streng vorgegeben. Private Unternehmen sind grundsätzlich nicht an das Vergaberecht gebunden.

Wie bereitet sich eine Spedition auf eine Logistikausschreibung vor?

Die Spedition prüft zuerst, ob Relationen, Mengen und Anforderungen zum eigenen Netz und zu den Kapazitäten passen. Das Mengengerüst wird in die eigene Kalkulation übertragen, unklare Angaben werden in der Rückfragenphase geklärt. Ebenso wichtig sind die IT-Vorgaben: In welchem Format kommen die Aufträge, welche Statusmeldungen werden erwartet, und kann das TMS sie liefern?

Ein Beispiel: Ein Baustoffhersteller schreibt seine Teilladungen von zwei Werken in alle deutschen Postleitzahlgebiete aus. Eine regionale Spedition bietet nur auf die Gebiete, die sie mit eigenen Fahrzeugen und Partnern zuverlässig bedienen kann, statt das ganze Paket zu kalkulieren.

Häufige Fragen

Was ist ein Tender in der Logistik?

Tender ist der englische Begriff für Ausschreibung. Ein Logistik-Tender ist also eine Ausschreibung, bei der ein Unternehmen mehrere Dienstleister zur Abgabe von Angeboten für Transport- oder Lagerleistungen auffordert.

Wie lange dauert eine Logistikausschreibung?

Das hängt von Umfang und Verfahren ab. Eine Ausschreibung einzelner Transportrelationen ist deutlich schneller abgeschlossen als eine Kontraktlogistik-Ausschreibung mit Konzept, Besichtigungen und mehreren Verhandlungsrunden. Hinzu kommt die Zeit für die Einführung beim neuen Dienstleister.

Wo werden Logistikausschreibungen veröffentlicht?

Private Unternehmen laden ausgewählte Dienstleister direkt ein, etwa über eine Einkaufs- oder Ausschreibungsplattform. Öffentliche Auftraggeber machen ihre Ausschreibungen über Vergabeplattformen bekannt, oberhalb der EU-Schwellenwerte zusätzlich im Amtsblatt der EU (TED).

Wie oft sollte man Logistikleistungen ausschreiben?

Einen festen Rhythmus gibt es nicht. Anlässe können das Ende der Vertragslaufzeit, deutliche Änderungen bei Mengen oder Relationen sowie anhaltende Qualitätsprobleme sein. Zu häufige Ausschreibungen belasten die Zusammenarbeit und den eigenen Aufwand.