Auftragseingang automatisieren in der Spedition: So eliminierst du manuelle Erfassung ohne Systemwechsel

In vielen Speditionen beginnt der Tag gleich: E-Mails öffnen, PDFs lesen, Daten ins TMS abtippen, Rückfragen klären, Dateien ablegen. Das wirkt „normal“ – ist aber einer der teuersten und fehleranfälligsten Prozesse im Betrieb.

Denn manueller Auftragseingang kostet jeden Tag Zeit, macht die Disposition langsam und erzeugt Fehler, die später richtig Geld kosten: falsche Adressen, unvollständige Referenzen, fehlende Zeitfenster, falsche Zahlungsinformationen oder schlicht falsch interpretierte Leistungsdaten.

Die gute Nachricht: Auftragseingang lässt sich heute automatisieren – ohne Systemwechsel und ohne Kunden in Portale zu zwingen. Der Schlüssel ist ein Ansatz, der zur Realität in der Logistik passt: E-Mail-First.

Warum manueller Auftragseingang so teuer ist (und warum das oft unterschätzt wird)

Manuelle Erfassung frisst nicht nur Minuten, sondern auch Fokus. Typische Effekte im Alltag:

• Disponenten verlieren Zeit, weil sie zwischen Mail, PDF, Excel, Telefon und TMS springen.
• Fehler werden spät entdeckt – oft erst bei der Abholung, im Umschlag oder in der Abrechnung.
• Rückfragen explodieren, weil Informationen fehlen oder falsch verstanden wurden.
• Skalierung ist unmöglich: Mehr Aufträge = mehr Köpfe, statt mehr Output.

Viele Unternehmen versuchen das Problem mit „mehr Struktur“ zu lösen: Formulare, Portale, Vorgaben für Kunden. Das scheitert fast immer an der Praxis. Kunden arbeiten unterschiedlich, Zeitdruck ist hoch – und am Ende landet der Auftrag doch wieder per Mail.

E-Mail-First statt Portal-Zwang: Automatisierung, die in der Praxis funktioniert

Der realistische Weg ist: Der Kunde bleibt bei seinem gewohnten Kanal (E-Mail mit PDF/Excel oder Text im E-Mail-Body) – und die Automatisierung passiert im Hintergrund.

Ein moderner Auftragseingangsprozess kann so aussehen:

1. E-Mail kommt rein (mit PDF, Excel oder Text)
2. Automatische Klassifikation: Was ist das? Auftrag, Änderung, Storno, Rückfrage?
3. Datenextraktion aus Anhang und E-Mail-Text
4. Validierung & Plausibilität (z. B. Postleitzahl/Ort, Datumslogik, Pflichtfelder)
5. Stammdaten-Matching (Kunde, Absender, Empfänger, Lade-/Entladestellen)
6. Übergabe ans TMS zur Anlage oder als Vor-Erfassung
7. Kurze Bestätigung statt kompletter Neuerfassung

Das Ergebnis: Aus „abtippen“ wird „prüfen & bestätigen“.

Was muss eine KI im Speditionsalltag wirklich können?

Viele Tools können „Dokumente lesen“. In der Logistik reicht das nicht. Denn Aufträge sind selten sauber und standardisiert.

Eine sinnvolle Lösung muss unter anderem:

• unterschiedliche Layouts verstehen (Kundenformulare, freie PDFs, Tabellen, Scans)
• Tabellen & Positionsdaten zuverlässig extrahieren (Sendungen, Packstücke, Gewichte)
• Logik aus dem Kontext ableiten (z. B. Referenzen, Tourhinweise, Sondervereinbarungen)
• Stammdaten robust matchen (auch wenn Schreibweisen variieren)
• Fehler sichtbar machen, statt sie „still“ zu übernehmen
• direkt ins bestehende System integrieren (CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog, …)

Genau an diesen Punkten scheitern viele generische Lösungen, die eher auf „Rechnungslesen“ ausgelegt sind.

Typische Quick Wins: Was Speditionen nach 2–4 Wochen merken

Wenn Auftragseingang sauber automatisiert wird, zeigen sich meist sehr schnell messbare Effekte:

• spürbar weniger Tippaufwand im Backoffice
• schnellere Auftragsanlage → bessere Reaktionszeit gegenüber Kunden
• weniger Rückfragen, weil Pflichtfelder und Plausibilitäten geprüft werden
• weniger Fehlerkosten, weil falsche Daten früher auffallen
• bessere Transparenz: Welche Kunden liefern welche Qualität? Wo entstehen Engpässe?

Wichtig: Automatisierung heißt nicht „Blindflug“. Der beste Ansatz ist ein Assistenzmodus, bei dem das Team weiterhin die Kontrolle behält – aber die Vorarbeit abgenommen bekommt.

Der sichere Einstieg: Automatisieren ohne Risiko (Assistenzmodus)

Viele Geschäftsführer haben einen berechtigten Einwand:

„Ich will nicht, dass eine KI automatisch falsche Daten ins TMS bucht.“

Musst du auch nicht.

Ein sauberer Einstieg sieht so aus:

• KI bereitet den Auftrag vollständig vor
• Das Team sieht alle extrahierten Felder + Hinweise
• Mit einem Klick wird bestätigt und ans TMS übergeben

So überzeugt man intern, ohne operative Risiken zu erhöhen – und kann später Schritt für Schritt weiter automatisieren.

Fazit: Auftragseingang ist der beste Startpunkt für echte Prozessautomatisierung

Wenn du in der Spedition einen Prozess automatisierst, sollte es der sein, der:

• täglich stattfindet,
• viele Minuten pro Vorgang frisst,
• Fehler teuer macht,
• und die Disposition direkt beeinflusst.

Auftragseingang erfüllt alle vier Punkte.

Wer hier von manueller Erfassung auf „prüfen statt tippen“ umstellt, gewinnt sofort Kapazität – ohne neue Portale, ohne Systemwechsel, ohne Chaos im Team.

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