API-Schnittstelle in der Logistik: wie REST-APIs und Webhooks funktionieren, Unterschied zu EDI und Dateischnittstellen, Einsatz bei Auftrag und Tracking.
Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ist eine definierte Programmierschnittstelle, über die zwei Softwaresysteme direkt Daten austauschen. In der Logistik verbindet sie etwa Versandsysteme, TMS, Lagerverwaltung und Portale von Kunden und Frachtführern, damit Aufträge, Statusmeldungen und Tracking-Daten ohne manuelle Erfassung übertragen werden.
Eine API-Schnittstelle legt fest, wie ein Programm Daten von einem anderen anfordern oder an es senden kann: welche Adresse aufgerufen wird, welche Felder eine Nachricht enthält und wie die Antwort aussieht. API steht für Application Programming Interface, auf Deutsch Programmierschnittstelle. Der Ausdruck „API-Schnittstelle“ enthält das Wort Schnittstelle damit zweimal, hat sich im Sprachgebrauch aber durchgesetzt. Anders als bei einer Bedienoberfläche greift kein Mensch auf das System zu, sondern ein anderes Programm. In der Logistiksoftware verbinden APIs zum Beispiel Versandsysteme, TMS, Lagerverwaltung, Telematik und Kundenportale. Anbieter beschreiben ihre API in einer technischen Dokumentation, etwa nach dem Standard OpenAPI.
REST-APIs nutzen das Webprotokoll HTTPS. Ein System schickt eine Anfrage an eine festgelegte Adresse, den Endpunkt, etwa um einen Transportauftrag anzulegen oder den Status einer Sendung abzurufen. Die Daten werden etwa im Format JSON oder XML übertragen. Die HTTP-Methode bestimmt die Aktion: GET liest Daten, POST legt neue Datensätze an, PUT oder PATCH ändern sie. Der Zugriff wird über API-Schlüssel oder Verfahren wie OAuth 2.0 abgesichert.
Statt in festen Abständen nachzufragen, ob sich etwas geändert hat (Polling), kann ein System auch über Webhooks informiert werden. Dabei ruft das sendende System bei einem Ereignis selbst eine vorher hinterlegte Adresse auf, zum Beispiel wenn eine Sendung zugestellt wurde. So kommen Statusänderungen ohne Verzögerung und ohne unnötige Abfragen im empfangenden System an.
EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den Austausch strukturierter Geschäftsnachrichten nach festen Standards. Beispiele sind EDIFACT-Nachrichten wie IFTMIN für Transportaufträge und IFTSTA für Statusmeldungen sowie im deutschen Speditionsnetz das Fortras-Format für Bordero- und Statusdaten. EDI-Nachrichten können als Datei übertragen und in Intervallen verarbeitet werden. Jede Verbindung wird zwischen den Partnern abgestimmt und getestet.
Eine API arbeitet dagegen nach dem Prinzip Anfrage und Antwort. Das aufrufende System erfährt sofort, ob ein Auftrag angenommen wurde oder welche Fehler er enthält. Der Aufbau der Daten ist dabei nicht zwingend branchenweit genormt, sondern kann vom jeweiligen Anbieter festgelegt werden. Beide Verfahren bestehen nebeneinander.
Systeme in Speditionen tauschen Daten auch über Dateischnittstellen aus. Ein System legt eine Datei im Format CSV, XML oder JSON in einem Verzeichnis ab, etwa auf einem SFTP-Server, und das andere System holt sie in festen Abständen ab und importiert sie. Das Verfahren ist einfach umzusetzen. Nachteile sind die zeitliche Verzögerung und die fehlende direkte Rückmeldung, ob ein Datensatz fehlerfrei verarbeitet wurde.
Ein Beispiel: Das ERP eines Herstellers sendet jeden Versandauftrag per API an das TMS der Spedition und erhält sofort die Auftragsnummer zurück. Sobald der Fahrer die Zustellung meldet, informiert das TMS das ERP per Webhook. Wo viele Systeme verbunden sind, kann eine Middleware die Übersetzung zwischen Formaten und die Überwachung der Datenflüsse übernehmen.
Vor der Umsetzung sollte geklärt sein, welche Daten in welche Richtung fließen, welches System führend ist und wie Fehler behandelt werden. Wichtig sind eine aktuelle Dokumentation, eine Testumgebung, eine Versionierung der Schnittstelle und eine Überwachung, die abgelehnte oder fehlende Nachrichten meldet. Sorgfalt braucht auch die Zuordnung der Felder, etwa bei Packstückarten, Lademitteln oder Adressformaten.
Eine Schnittstelle überträgt nur, was vorher strukturiert erfasst wurde. Kommen Aufträge per E-Mail, PDF oder Excel, muss die Auftragserfassung sie zuerst in Daten umwandeln. GM-DocuStream liest solche Aufträge aus, gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt jeden Auftrag nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS.
Ein API-Schlüssel ist eine lange Zeichenfolge, mit der sich ein aufrufendes System gegenüber einer API ausweist. Der Anbieter kann damit steuern, wer welche Daten abrufen darf. Der Schlüssel muss wie ein Passwort geschützt werden.
Nein, beide Verfahren werden parallel genutzt. EDI-Standards wie EDIFACT oder Fortras sind in Netzen und Kundenbeziehungen etabliert. APIs kommen dort hinzu, wo Daten sofort benötigt werden oder neue Plattformen angebunden werden.
SOAP ist ein älteres Protokoll für Webservices, das Nachrichten in einem fest definierten XML-Format austauscht. REST ist ein schlankerer Architekturstil, der direkt auf HTTP aufsetzt und Daten etwa im Format JSON überträgt.
Das eigene TMS muss eine API bereitstellen oder ansprechen können, oder es wird eine Middleware zwischengeschaltet. Dazu kommen die Dokumentation des Partners, Zugangsdaten für Test- und Produktivumgebung und eine Abstimmung, welche Felder wie zugeordnet werden.
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