Kapazitätsplanung in der Logistik: Planungsebenen, Kapazitäten in Lager und Transport, Abgrenzung zur Disposition und wichtige Kennzahlen.
Die Kapazitätsplanung ist die Abstimmung der verfügbaren Kapazitäten an Fahrzeugen, Personal, Rampen und Lagerplätzen auf den erwarteten Bedarf. Sie legt fest, welche Leistung ein Logistikbetrieb in einem Zeitraum erbringen kann, und gleicht Engpässe und Überkapazitäten aus. Sie findet auf strategischer, taktischer und operativer Ebene statt.
Die Kapazitätsplanung, englisch Capacity Planning, stimmt das Leistungsvermögen eines Betriebs auf den erwarteten Bedarf ab. Kapazität bezeichnet die Leistung, die eine Ressource in einem bestimmten Zeitraum erbringen kann, etwa ein Fahrzeug, eine Schicht im Lager oder ein Rampentor. Die Planung vergleicht den Kapazitätsbedarf mit dem Kapazitätsangebot und gleicht Abweichungen aus. Dieser Schritt heißt Kapazitätsabgleich.
Der Kapazitätsbedarf ergibt sich aus Mengenprognosen und vorliegenden Aufträgen, also aus der Bedarfsermittlung. Die Kapazitätsplanung ist ein Teil des umfassenderen Ressourcenmanagements, das neben der Menge auch Beschaffung, Pflege und Kontrolle der Ressourcen umfasst.
Strategisch geht es um langfristige Entscheidungen: Standorte, Größe von Lager und Umschlaghalle, Größe des eigenen Fuhrparks und das Verhältnis von eigenen zu fremden Fahrzeugen. Taktisch werden Kapazitäten für die kommenden Monate angepasst, etwa durch Schichtmodelle, Aushilfen, Mietfahrzeuge oder Rahmenvereinbarungen mit Subunternehmern für saisonale Spitzen. Operativ wird für die nächsten Tage geplant: Schichtbesetzung, Fahrzeugbereitstellung und kurzfristiger Zukauf von Laderaum, zum Beispiel über eine Frachtbörse.
Ein Beispiel: Eine Stückgutspedition erwartet vor Feiertagen deutlich mehr Sendungen als üblich. Sie plant eine zusätzliche Schicht im Umschlag, vereinbart mit Subunternehmern weitere Nahverkehrsfahrzeuge und vergibt die Rampenzeitfenster für die Hauptläufe neu. Nach den Feiertagen werden die Zusatzkapazitäten wieder abgebaut.
Reicht die Kapazität nicht aus, gibt es zwei Ansatzpunkte. Entweder wird die Kapazität erhöht, etwa durch Überstunden, Zusatzschichten, Leiharbeit oder fremde Fahrzeuge. Oder der Bedarf wird angepasst, indem Termine verschoben, Zeitfenster neu verteilt oder Aufträge an Partner abgegeben werden. Die Betriebswirtschaft unterscheidet bei der Kapazitätsanpassung zeitliche Anpassung (längere Arbeitszeit), intensitätsmäßige Anpassung (höheres Arbeitstempo) und quantitative Anpassung (mehr oder weniger Ressourcen). Bei Überkapazität gilt der umgekehrte Weg: zusätzliche Aufträge oder Rückladungen akquirieren oder Kapazität abbauen.
Die Kapazitätsplanung stellt Ressourcen im Voraus bereit. Die Disposition setzt sie täglich ein: Sie ordnet Aufträge konkreten Fahrzeugen und Fahrern zu, plant Touren und reagiert auf Störungen. Die Disposition arbeitet also innerhalb der vorhandenen Kapazität. Reicht diese nicht aus, wird kurzfristig nachgesteuert, etwa durch Zukauf von Laderaum. Beide Aufgaben können in einer Hand liegen, folgen aber unterschiedlichen Fragen: Wie viel wird bereitgestellt, und wofür wird es eingesetzt?
Ein Auslastungsgrad nahe der vollen Kapazität lässt keinen Puffer für Eilaufträge, Fahrzeugausfälle oder Verzögerungen. Wie viel Reserve sinnvoll ist, hängt vom Betrieb und seinen Kunden ab. Für die kurzfristige Planung ist entscheidend, dass Aufträge früh und vollständig im Transport Management System (TMS) stehen. Je später die Auftragserfassung erfolgt, desto später erkennt die Planung einen Engpass.
In Speditionen, die Aufträge per E-Mail, als PDF-Anhang oder als Excel-Liste erhalten, kann GM-DocuStream die Erfassung unterstützen. Die Software liest die Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und Freitext in E-Mails, gleicht die Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt jeden Auftrag nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten per API oder als XML-, JSON- oder CSV-Datei per SFTP an das TMS.
Der Auslastungsgrad ist die genutzte Kapazität geteilt durch die verfügbare Kapazität, multipliziert mit 100. Wird ein Fahrzeug an vier von fünf geplanten Einsatztagen genutzt, liegt seine zeitliche Auslastung bei 80 Prozent. Die Kennzahl lässt sich für Fahrzeuge, Lagerplätze, Rampen oder Personal bilden.
Das hängt von der Organisation ab. Strategische Entscheidungen über Standorte und Fuhrparkgröße trifft die Geschäftsführung oder Niederlassungsleitung. Die taktische und operative Planung liegt bei Disposition, Lagerleitung und Personaleinsatzplanung.
Bei voller Auslastung führt jede Störung, etwa ein Fahrzeugausfall, ein krankheitsbedingter Ausfall oder ein Eilauftrag, sofort zu Verspätungen. Eine Reserve hält den Betrieb lieferfähig. Wie groß sie sein sollte, hängt von Auftragsschwankungen und Kundenanforderungen ab.
Im Transport bildet ein Transport Management System Aufträge, Fahrzeuge und Fahrer ab. Im Lager übernimmt ein Lagerverwaltungssystem die Platz- und Bestandsführung, ergänzt um Personaleinsatzplanung. In der Produktion werden Kapazitäten mit ERP-Systemen oder Advanced Planning Systems geplant.
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