Pflichtenheft: Aufbau und Abgrenzung zum Lastenheft

Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Begriff aus dem Projektmanagement und der Softwareentwicklung. Die Norm DIN 69901-5 definiert es als die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts. Das Pflichtenheft beantwortet also die Frage, wie und womit ein Vorhaben umgesetzt wird. In der Logistik-IT betrifft das zum Beispiel die Einführung eines Transport Management Systems, einer Lagerverwaltung oder einer Schnittstelle zwischen zwei Systemen.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Beide Dokumente beschreiben dasselbe Vorhaben aus unterschiedlicher Sicht:

• Lastenheft: Nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages. Es beschreibt, was erreicht werden soll und wofür.
• Pflichtenheft: Die Antwort des Auftragnehmers. Es beschreibt, wie und womit die Anforderungen umgesetzt werden.

Das Lastenheft entsteht zuerst und kann die Grundlage einer Ausschreibung sein, auch bei einer Logistikausschreibung. Das Pflichtenheft setzt das Lastenheft voraus und ordnet jeder Anforderung eine Lösung zu.

Wie ist ein Pflichtenheft aufgebaut?

Eine gesetzlich vorgeschriebene Gliederung gibt es nicht. Gängige Inhalte sind:

1. Ausgangslage und Ziele des Projekts
2. Abgrenzung: was zum Lieferumfang gehört und was nicht
3. Funktionale Anforderungen: welche Funktionen das System bietet und wie sie umgesetzt werden
4. Nicht-funktionale Anforderungen wie Antwortzeiten, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Bedienbarkeit
5. Schnittstellen, Datenformate und Übertragungswege
6. Systemumgebung und Betrieb
7. Mengengerüst, zum Beispiel erwartete Zahl von Aufträgen, Nutzern oder Datensätzen
8. Zeitplan, Zuständigkeiten und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
9. Test- und Abnahmekriterien

Jede Anforderung aus dem Lastenheft sollte im Pflichtenheft wieder auftauchen. Eine durchgehende Nummerierung erleichtert die Zuordnung und später die Abnahme.

Welche rechtliche Bedeutung hat ein Pflichtenheft?

Wird das Pflichtenheft Bestandteil des Vertrags, beschreibt es die geschuldete Leistung. Bei der Abnahme wird geprüft, ob das Ergebnis den dort festgelegten Kriterien entspricht. Was nicht im Pflichtenheft steht, ist im Streitfall schwer einzufordern. Änderungen nach der Freigabe werden über ein Änderungsverfahren (Change Request) vereinbart, weil sie Aufwand, Termine und Preis verändern können. Der Auftraggeber sollte das Pflichtenheft deshalb prüfen und schriftlich freigeben, bevor die Umsetzung beginnt.

Beispiel: Pflichtenheft für eine TMS-Schnittstelle

Eine Spedition möchte Aufträge, die Kunden per E-Mail senden, ohne Abtippen in ihre Speditionssoftware übernehmen. Im Lastenheft beschreibt sie das Ziel: Auftragsdaten aus E-Mails und Anhängen sollen als Aufträge im TMS ankommen, Adressen sollen mit den Stammdaten abgeglichen werden, und ein Disponent soll jeden Auftrag vor der Übernahme prüfen.

Der Dienstleister legt im Pflichtenheft fest, wie das umgesetzt wird:

• Übertragungsweg, etwa eine API-Schnittstelle oder eine Dateiablage per SFTP
• Datenformat (XML, JSON oder CSV) und Zuordnung jedes Feldes zu den Feldern des TMS (Mapping)
• Verhalten bei Fehlern, etwa bei unbekannter Empfängeradresse oder fehlendem Pflichtfeld
• Testfälle mit echten Beispielaufträgen und Kriterien für die Abnahme

Ein solches Projekt verändert die Auftragserfassung. Die Disponenten sollten daher an Lasten- und Pflichtenheft mitarbeiten, weil sie die Sonderfälle aus dem Alltag kennen.

Wie passt ein Pflichtenheft zu agilen Projekten?

In agilen Vorgehensmodellen wie Scrum werden Anforderungen nicht vorab vollständig beschrieben, sondern in einem Product Backlog gesammelt und schrittweise verfeinert. Ein klassisches Pflichtenheft steht dazu in einem Spannungsverhältnis. Möglich ist eine Kombination: Rahmenbedingungen wie Schnittstellen, Datenformate, Datensicherheit und Abnahmekriterien werden verbindlich festgeschrieben, einzelne Funktionen im Backlog geplant.

Häufige Fragen

Wer erstellt das Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft erstellt der Auftragnehmer, also der Softwarehersteller oder Dienstleister. Er stimmt es mit dem Auftraggeber ab, der es prüft und freigibt. Das Lastenheft schreibt dagegen der Auftraggeber.

Was kommt zuerst, Lastenheft oder Pflichtenheft?

Zuerst entsteht das Lastenheft mit den Anforderungen des Auftraggebers. Darauf aufbauend erarbeitet der Auftragnehmer das Pflichtenheft mit der konkreten Umsetzung.

Ist ein Pflichtenheft rechtlich bindend?

Verbindlich wird es, wenn die Parteien es zum Vertragsbestandteil machen. Dann dient es als Maßstab, ob die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde, etwa bei der Abnahme.

Wie umfangreich muss ein Pflichtenheft sein?

Eine vorgeschriebene Länge gibt es nicht. Es muss jede Anforderung aus dem Lastenheft so konkret beschreiben, dass Umsetzung und Abnahme daran gemessen werden können. Bei einer einzelnen Schnittstelle genügt ein kurzes Dokument, bei einer TMS-Einführung wird es deutlich umfangreicher.