Benchmarking: Arten, Ablauf und Kennzahlen

Was ist Benchmarking?

Benchmarking ist der systematische Vergleich der eigenen Leistung mit einem Bezugspunkt. Verglichen werden Kennzahlen, Prozesse oder Methoden. Der Bezugspunkt kann eine andere Niederlassung, ein Wettbewerber oder ein Unternehmen aus einer anderen Branche sein, das einen bestimmten Prozess besonders gut beherrscht. Diese beste Lösung wird als Best Practice bezeichnet, der Vergleichswert als Benchmark.

Benchmarking ist mehr als ein Zahlenvergleich. Entscheidend ist die Frage, warum ein anderer besser ist und was sich davon übertragen lässt. Darin unterscheidet es sich von einer reinen Konkurrenzanalyse, die Wettbewerber vor allem beschreibt. Im Logistik-Controlling ist Benchmarking ein Baustein im Regelkreis aus Ziel, Messung, Abweichung und Maßnahme.

Welche Arten von Benchmarking gibt es?

• Internes Benchmarking: Vergleich zwischen Standorten, Abteilungen oder Teams desselben Unternehmens. Die Daten sind leicht zugänglich und gleich definiert.
• Wettbewerbs-Benchmarking: Vergleich mit direkten Wettbewerbern. Die Aussagekraft ist hoch, der Zugang zu Daten aber schwierig.
• Funktionales Benchmarking: Vergleich einer Funktion mit Unternehmen anderer Branchen, die eine ähnliche Aufgabe haben, etwa Auftragsannahme, Kundenservice oder Fuhrparksteuerung.
• Generisches Benchmarking: branchenunabhängiger Vergleich grundlegender Abläufe wie Rechnungsstellung oder Personalgewinnung.

Außerdem wird zwischen Kennzahlen-Benchmarking, das Werte vergleicht, und Prozess-Benchmarking, das Abläufe im Detail untersucht, unterschieden.

Wie läuft Benchmarking ab?

1. Gegenstand festlegen: Welcher Prozess soll verglichen werden und warum?
2. Kennzahlen definieren: Jede Kennzahl braucht eine eindeutige Definition, sonst werden unterschiedliche Dinge verglichen.
3. Vergleichspartner wählen: eigene Standorte, Wettbewerber, Verbände oder Unternehmen anderer Branchen.
4. Daten erheben: aus TMS, Lagerverwaltung, Buchhaltung oder durch Beobachtung vor Ort.
5. Lücken analysieren: Wo liegen die Unterschiede, und welche Ursachen haben sie?
6. Maßnahmen umsetzen und überprüfen: Ziele festlegen, Verbesserungen einführen und die Wirkung erneut messen.

Welche Kennzahlen eignen sich für Benchmarking in Speditionen?

Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt vom Geschäftsmodell ab. In Frage kommen zum Beispiel:

• Termintreue bei Abholung und Zustellung sowie die Lieferqualität insgesamt
• Schadens- und Reklamationsquote
• Auslastung der Fahrzeuge und Anteil der Leerfahrten
• Kosten je Sendung, je Tour oder je Kilometer
• Bearbeitungszeit je Auftrag in der Auftragserfassung und in der Disposition
• Fehlerquote bei erfassten Aufträgen und Rechnungen

Allgemeine Branchenwerte ersetzen keinen sauberen Vergleich. Ein Stückgutnetz, ein Kühltransporteur und ein Containerfuhrunternehmen haben unterschiedliche Kostenstrukturen, auch wenn die Kennzahl gleich heißt.

Welche Vorteile und Grenzen hat Benchmarking?

Benchmarking macht Leistungslücken sichtbar, liefert realistische Ziele und zeigt Lösungen, die anderswo schon funktionieren. Grenzen setzen die Vergleichbarkeit, der Aufwand für die Datenerhebung und die Bereitschaft anderer Unternehmen, Daten zu teilen. Beim Austausch zwischen Wettbewerbern gilt außerdem das Kartellrecht: Wettbewerbssensible Informationen wie Preise, Konditionen oder geplante Kapazitäten dürfen nicht abgestimmt werden, siehe § 1 GWB. Eine Möglichkeit sind Branchenvergleiche, bei denen eine neutrale Stelle die Daten sammelt und nur zusammengefasst zurückgibt.

Beispiel: internes Benchmarking zwischen zwei Niederlassungen

Eine Spedition mit zwei Niederlassungen vergleicht die Bearbeitungszeit je Auftrag. An einem Standort ist sie deutlich länger. Die Analyse zeigt, dass dort viele Kunden Aufträge als PDF schicken, die abgetippt werden, während der andere Standort feste Auftragsformate mit den Kunden vereinbart hat. Der langsamere Standort übernimmt diese Vereinbarungen für seine größten Kunden und misst nach einigen Monaten erneut.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Benchmark und Benchmarking?

Ein Benchmark ist ein Vergleichs- oder Referenzwert, etwa die Termintreue des besten Standorts. Benchmarking ist der gesamte Prozess aus Vergleich, Ursachenanalyse und Verbesserung.

Ist Benchmarking mit Wettbewerbern erlaubt?

Ja, solange keine wettbewerbssensiblen Informationen wie Preise, Konditionen oder geplante Kapazitäten ausgetauscht werden. Eine Möglichkeit sind zusammengefasste, anonymisierte Daten, die eine neutrale Stelle auswertet. Im Zweifel sollte die Teilnahme rechtlich geprüft werden.

Welches Benchmarking eignet sich für den Einstieg?

Internes Benchmarking ist am einfachsten, weil die Daten im eigenen Haus liegen und gleich definiert werden können. Es setzt allerdings voraus, dass es mehrere vergleichbare Standorte oder Teams gibt.

Wie oft sollte man Benchmarking durchführen?

Eine feste Vorgabe gibt es nicht. Sinnvoll ist ein Rhythmus, der zur Kennzahl passt, und eine erneute Messung nach jeder größeren Verbesserung, damit die Wirkung sichtbar wird.