Code of Conduct: Verhaltenskodex in der Logistik

Was ist ein Code of Conduct?

Ein Code of Conduct, auf Deutsch Verhaltenskodex oder Verhaltensrichtlinie, abgekürzt CoC, ist ein Regelwerk, in dem ein Unternehmen festlegt, wie sich seine Mitarbeiter und Geschäftspartner verhalten sollen. Er fasst gesetzliche Pflichten und eigene Grundsätze in verständlichen Regeln zusammen. Zu unterscheiden sind zwei Formen:

• Interner Verhaltenskodex: gilt für Geschäftsleitung und Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.
• Lieferantenkodex (Supplier Code of Conduct): richtet sich an Lieferanten und Dienstleister, also auch an Speditionen und Frachtführer.

Ein Code of Conduct ist ein Baustein eines Compliance-Managements, aber kein Nachweis dafür, dass die Regeln eingehalten werden. Für solche Nachweise gibt es Audits und Zertifizierungen, siehe Compliance-Zertifikat. Ein Unternehmensleitbild beschreibt dagegen Werte und Ziele, ohne konkrete Verhaltensregeln festzulegen.

Was steht in einem Code of Conduct?

• Korruption: Regeln zu Geschenken, Einladungen und Zuwendungen, auch gegenüber Disponenten und Einkäufern von Kunden.
• Kartellrecht: keine Absprachen über Preise, Gebiete oder Kunden und kein Austausch wettbewerbsrelevanter Informationen mit Wettbewerbern, etwa bei Ausschreibungen.
• Arbeitsbedingungen: Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, Einhaltung von Mindestlohn und Arbeitszeitrecht, im Transport auch der Lenk- und Ruhezeiten, Schutz vor Diskriminierung.
• Arbeits- und Gesundheitsschutz: sichere Arbeitsplätze in Lager und Umschlag, Schulungen, Schutzausrüstung.
• Umweltschutz: Einhaltung von Umweltvorschriften, sparsamer Ressourceneinsatz, Erfassung von Emissionen, siehe Umweltschutz in der Logistik.
• Weitere Themen: Datenschutz und Vertraulichkeit, Geldwäscheprävention, Sanktionen und Exportkontrolle, Interessenkonflikte.
• Meldewege: Kontaktstelle für Hinweise auf Verstöße. Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ohnehin eine interne Meldestelle einrichten.

Viele Kodizes verweisen auf internationale Rahmenwerke wie die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) oder die Prinzipien des UN Global Compact.

Warum verlangen Verlader einen Code of Conduct von Speditionen?

Industrie und Handel prüfen ihre Lieferketten zunehmend auf Risiken für Menschenrechte und Umwelt. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet größere Unternehmen, solche Risiken in ihren Lieferketten zu ermitteln und ihnen vorzubeugen. Zur Lieferkette im Sinne des Gesetzes gehören auch Dienstleistungen wie Transporte. Ein Lieferantenkodex ist für Verlader ein Weg, ihre Erwartungen an Dienstleister verbindlich zu machen. Daneben spielen eigene Compliance-Regeln und die Erwartungen von Kunden und Investoren eine Rolle.

In der Praxis begegnet der Code of Conduct Speditionen vor allem in der Logistikausschreibung und beim Lieferantenonboarding. Er wird als Anlage zum Rahmenvertrag vereinbart oder separat unterschrieben. Typische Bestandteile sind neben den Verhaltensregeln Auditrechte, die Pflicht zur Weitergabe an eigene Subunternehmer, Mitwirkung bei Abhilfemaßnahmen und Kündigungsrechte bei Verstößen.

Was sollten Speditionen vor der Unterschrift prüfen?

• Verbindlichkeit: Wird der Kodex Vertragsbestandteil, und welche Folgen hat ein Verstoß?
• Weitergabepflichten: Muss die Spedition die Regeln an Frachtführer weitergeben und deren Einhaltung kontrollieren? Das betrifft vor allem Ladungen, die über Partner oder den Spotmarkt vergeben werden.
• Audits und Nachweise: Wer trägt die Kosten von Kontrollen, welche Unterlagen sind vorzulegen?
• Verhältnis zum Rahmenvertrag: Widerspricht der Kodex vereinbarten Haftungsregeln oder Geschäftsbedingungen wie den ADSp?

Hat die Spedition einen eigenen Verhaltenskodex, kann sie ihn dem Kunden vorlegen und abgleichen, ob er die Anforderungen bereits abdeckt.

Wie setzt eine Spedition einen eigenen Code of Conduct um? Ein Beispiel

Eine mittelständische Spedition erhält von mehreren Industriekunden Lieferantenkodizes. Statt jeden einzeln zu beantworten, erstellt die Geschäftsleitung einen eigenen Kodex. Er regelt unter anderem, welche Einladungen von Frachtführern Disponenten annehmen dürfen, wie mit Preisinformationen von Wettbewerbern umgegangen wird und welche Nachweise Subunternehmer zu Lizenz, Versicherung und Mindestlohn vorlegen müssen. Die Mitarbeiter werden geschult, Hinweise gehen an eine benannte Meldestelle.

Regeln zum Ordnungsverhalten der Mitarbeiter können der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Verstöße gegen einen verbindlich eingeführten Kodex können arbeitsrechtliche Folgen bis zur Abmahnung oder Kündigung haben.

Häufige Fragen

Ist ein Code of Conduct Pflicht?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu einem Verhaltenskodex gibt es nicht. Viele Kunden verlangen aber, dass Dienstleister einen eigenen Kodex haben oder ihren Lieferantenkodex anerkennen. Ohne diese Anerkennung ist die Teilnahme an manchen Ausschreibungen nicht möglich.

Ist ein Code of Conduct rechtlich verbindlich?

Das hängt davon ab, wie er vereinbart wird. Ist ein Lieferantenkodex Vertragsbestandteil, sind seine Pflichten Vertragspflichten. Für Mitarbeiter wird ein interner Kodex verbindlich, wenn er wirksam eingeführt ist, etwa über Arbeitsvertrag, Weisung oder Betriebsvereinbarung.

Was ist der Unterschied zwischen Code of Conduct und Compliance?

Compliance bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln insgesamt. Der Code of Conduct ist ein Instrument dafür: Er beschreibt die Regeln. Zur Compliance gehören zusätzlich Risikoanalyse, Schulungen, Kontrollen und Meldewege.

Was passiert bei einem Verstoß gegen einen Lieferantenkodex?

Die Folgen ergeben sich aus dem Vertrag. Üblich sind die Aufforderung zur Abhilfe, zusätzliche Kontrollen und bei schweren oder wiederholten Verstößen die Kündigung der Geschäftsbeziehung.