ISO 9001 in der Logistik: Aufbau der Norm, PDCA-Zyklus, Ablauf der Zertifizierung mit Überwachungsaudits und Bedeutung für Speditionen.
DIN EN ISO 9001 ist die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie beschreibt Anforderungen an Prozesse, Verantwortlichkeiten und laufende Verbesserung, damit ein Unternehmen seine Leistungen verlässlich nach den Anforderungen der Kunden erbringt. Speditionen können sich nach ISO 9001 von akkreditierten Stellen zertifizieren lassen, etwa weil Verlader ein Zertifikat verlangen.
DIN EN ISO 9001 ist die international verbreitete Norm für Qualitätsmanagementsysteme (QM-Systeme). Sie legt fest, welche Anforderungen eine Organisation erfüllen muss, um Produkte und Dienstleistungen verlässlich so zu erbringen, wie Kunden und gesetzliche Vorgaben es verlangen. Die Norm ist branchenneutral und gilt für Industriebetriebe ebenso wie für eine Spedition, einen Lagerbetreiber oder einen Softwareanbieter.
Der Name zeigt die Herkunft: ISO steht für die internationale Norm, EN für die Übernahme als europäische Norm und DIN für die deutsche Ausgabe. Inhaltlich sind die Fassungen gleich. Verbreitet ist die Ausgabe ISO 9001:2015; die Norm wird in größeren Abständen überarbeitet. Abzugrenzen ist sie von ISO 9000, die Grundlagen und Begriffe beschreibt, aber keine zertifizierbaren Anforderungen enthält. Für Logistikdienstleister mit Lebensmitteln gibt es zusätzlich branchenspezifische Standards wie IFS Logistics, die auf Produktsicherheit und Hygiene ausgerichtet sind.
Die Norm folgt der einheitlichen Grundstruktur der ISO-Managementsystemnormen mit zehn Abschnitten. Die Anforderungen stehen in den Abschnitten 4 bis 10:
Ein Qualitätsmanagementhandbuch schreibt die Ausgabe von 2015 nicht mehr vor. Gefordert ist dokumentierte Information in dem Umfang, den die Prozesse des Unternehmens tatsächlich brauchen.
Kern der Norm ist der prozessorientierte Ansatz. Ein Unternehmen beschreibt seine Abläufe als zusammenhängende Prozesse mit Eingaben, Ergebnissen, Verantwortlichen und Kennzahlen. In einer Spedition sind das etwa Auftragsannahme, Disposition, Transportdurchführung, Schadenbearbeitung und Abrechnung.
Gesteuert werden die Prozesse über den PDCA-Zyklus:
Hinzu kommt das risikobasierte Denken: Risiken und Chancen, die die Qualität beeinflussen, sollen früh erkannt und mit Maßnahmen hinterlegt werden. Für Speditionen gehören dazu zum Beispiel der Ausfall eines Subunternehmers oder Fehler bei der Übernahme von Daten aus Kundenaufträgen.
Die Zertifizierung ist freiwillig. Durchgeführt wird sie von Zertifizierungsstellen, die in Deutschland von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditiert sind. Der übliche Ablauf:
Das Zertifikat gilt damit drei Jahre, setzt aber voraus, dass die jährlichen Überwachungsaudits bestanden werden. Werden schwerwiegende Abweichungen nicht behoben, kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat aussetzen oder zurückziehen.
Gesetzlich vorgeschrieben ist die Norm für Speditionen nicht. Verlader aus Industrie und Handel können ein gültiges Zertifikat verlangen, etwa als Mindestkriterium in einer Logistikausschreibung. Auch Lieferantenbewertungen und Rahmenverträge fragen danach.
Im Betrieb wirkt die Norm vor allem über klare Zuständigkeiten und messbare Ziele. Kennzahlen können etwa Termintreue, Schadenquote oder Zahl der Reklamationen sein, wie sie unter Lieferqualität beschrieben sind. Ein Zertifikat sagt allerdings nur aus, dass ein QM-System besteht und angewendet wird. Es garantiert nicht, dass jede Sendung fehlerfrei ankommt.
Die ISO 9001 verlangt, dass ein Unternehmen die Anforderungen des Kunden prüft, bevor es eine Leistung zusagt. In der Spedition beginnt das bei der Auftragserfassung: Abhol- und Lieferadresse, Termine, Gewichte und Sonderanforderungen müssen vollständig und richtig im Transport-Management-System stehen. Fehler an dieser Stelle setzen sich in Disposition, Frachtpapieren und Abrechnung fort und tauchen später als Reklamation auf.
Ein nachvollziehbarer, festgelegter Erfassungsprozess erleichtert deshalb auch das Audit. GM-DocuStream liest Aufträge aus PDF-Anhängen, Excel-Listen und Freitext in E-Mails, gleicht Adressen mit den Stammdaten des TMS ab und übergibt jeden Auftrag erst nach Prüfung und Freigabe durch den Disponenten an das TMS.
Ein Zertifikat nach ISO 9001 gilt drei Jahre. Voraussetzung ist, dass in den beiden Jahren nach der Erstzertifizierung jeweils ein Überwachungsaudit bestanden wird. Vor Ablauf der drei Jahre folgt ein Rezertifizierungsaudit, mit dem ein neuer Zyklus beginnt.
Die Kosten hängen vor allem von der Zahl der Auditstunden ab, die die Zertifizierungsstelle nach Unternehmensgröße, Zahl der Standorte und Umfang des QM-Systems festlegt. Hinzu kommt der interne Aufwand für Aufbau und Pflege des Systems und gegebenenfalls für externe Beratung. Verbindliche Preise nennen die Zertifizierungsstellen im Angebot.
Nein, ein Gesetz schreibt die Zertifizierung nicht vor. Verlader können sie aber zur Bedingung für eine Zusammenarbeit oder für die Teilnahme an Ausschreibungen machen.
ISO 9001 regelt das Qualitätsmanagement, ISO 14001 das Umweltmanagement. Beide Normen haben dieselbe Grundstruktur und lassen sich daher in einem gemeinsamen Managementsystem zusammenführen und gemeinsam auditieren.
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