Optimaler Bestellzeitpunkt: Meldebestand berechnen

Was ist der optimale Bestellzeitpunkt?

Der optimale Bestellzeitpunkt beantwortet die Frage, wann nachbestellt werden muss. Wird zu spät bestellt, reicht der Bestand nicht bis zum Eintreffen der Lieferung, und es entsteht eine Fehlmenge. Wird zu früh bestellt, liegt die Ware länger im Lager und bindet Kapital und Lagerfläche. Optimal ist der Zeitpunkt, an dem der verbleibende Bestand genau den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit plus den Sicherheitsbestand deckt.

Abzugrenzen ist die optimale Bestellmenge. Sie legt fest, wie viel bestellt wird, der Bestellzeitpunkt legt fest, wann. Beide Größen zusammen bilden die Bestellpolitik eines Artikels und sind Teil des Bestandsmanagements.

Wie berechnet man den Bestellzeitpunkt mit dem Meldebestand?

Im Bestellpunktverfahren wird der Bestellzeitpunkt über den Meldebestand festgelegt, auch Bestellpunkt oder Bestellbestand genannt. Die übliche Formel lautet:

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Sicherheitsbestand

Sinkt der verfügbare Bestand auf oder unter den Meldebestand, wird bestellt. Die Größen im Einzelnen:

• Tagesverbrauch: durchschnittliche Abgangsmenge pro Arbeitstag, ermittelt aus Vergangenheitswerten oder einer Prognose, siehe Bedarfsermittlung.
• Wiederbeschaffungszeit: Zeit von der Bestellauslösung bis zur Verfügbarkeit im Lager. Sie umfasst die interne Bearbeitung, die Lieferzeit des Lieferanten, den Transport sowie Prüfung und Einlagerung im Wareneingang.
• Sicherheitsbestand: Reserve für Verbrauchsspitzen und Lieferverzögerungen. Er soll im Normalfall nicht angegriffen werden.

Beispiel: Bestellzeitpunkt berechnen

Ein Großhändler verkauft von einem Artikel im Durchschnitt 40 Stück pro Arbeitstag. Von der Bestellung bis zur Einlagerung vergehen zehn Arbeitstage. Der Sicherheitsbestand ist auf 150 Stück festgelegt. Der Meldebestand beträgt damit 40 × 10 + 150 = 550 Stück. Sobald der Bestand auf 550 Stück fällt, erzeugt das Warenwirtschaftssystem einen Bestellvorschlag. Verläuft alles nach Plan, trifft die Ware ein, wenn der Bestand den Sicherheitsbestand von 150 Stück erreicht.

Was ist der Unterschied zwischen Bestellpunktverfahren und Bestellrhythmusverfahren?

Beim Bestellpunktverfahren ist die Bestellung ereignisgesteuert: Bestellt wird, sobald der Meldebestand erreicht ist. Der Zeitpunkt ist variabel, die Menge häufig fest. Das Verfahren setzt voraus, dass der Bestand laufend fortgeschrieben wird. Es eignet sich für Artikel mit schwankendem Verbrauch und für hochwertige Artikel, bei denen hohe Bestände teuer sind.

Beim Bestellrhythmusverfahren wird in festen Abständen bestellt, zum Beispiel jeden Montag. Die Bestellmenge richtet sich nach dem aktuellen Bestand und füllt bis zu einem festgelegten Höchstbestand auf. Das Verfahren ist einfach zu organisieren und erlaubt es, Bestellungen bei einem Lieferanten zu bündeln. Weil zwischen zwei Terminen nicht reagiert wird, ist meist ein höherer Sicherheitsbestand nötig.

Welches Verfahren passt, lässt sich mit einer ABC-Analyse und einer XYZ-Analyse eingrenzen. Wert und Regelmäßigkeit des Verbrauchs zeigen, wie eng ein Artikel überwacht werden sollte.

Welche Faktoren verschieben den Bestellzeitpunkt?

• Schwankender Verbrauch: Saisoneffekte, Aktionen oder einzelne Großaufträge verändern den Tagesverbrauch. Ein fester Meldebestand muss dann regelmäßig angepasst werden.
• Unzuverlässige Lieferzeiten: Je stärker die tatsächliche Lieferzeit streut, desto höher muss der Sicherheitsbestand sein und desto früher wird bestellt.
• Transportlaufzeiten: Lange Transportwege, etwa im Seeverkehr, oder Abholungen nur an bestimmten Wochentagen verlängern die Wiederbeschaffungszeit.
• Veraltete Stammdaten: Ist im ERP-System eine falsche Lieferzeit hinterlegt, liegt auch der berechnete Bestellzeitpunkt falsch.
• Mindestbestellmengen: Sie betreffen vor allem die Bestellmenge, führen aber oft dazu, dass Bestellungen gebündelt und dadurch zu anderen Zeitpunkten ausgelöst werden.

Wie wird der Bestellzeitpunkt in der Praxis gesteuert?

In Warenwirtschafts- und ERP-Systemen wird für jeden Artikel ein Meldebestand oder ein Bestellrhythmus hinterlegt. Das System erzeugt bei Erreichen des Meldebestands einen Bestellvorschlag, den der Einkauf prüft und freigibt. Bei engen Lieferbeziehungen kann der Lieferant den Bestand des Kunden auch selbst überwachen und Nachlieferungen eigenständig auslösen. Dieses Konzept heißt Vendor Managed Inventory (VMI). Bei Just-in-Time wird der Bestellzeitpunkt nicht aus dem Lagerbestand, sondern aus dem Produktionsplan abgeleitet.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand und Mindestbestand?

Der Mindestbestand, auch Sicherheitsbestand oder eiserner Bestand genannt, ist die Reserve, die im Normalfall nicht unterschritten werden soll. Der Meldebestand liegt darüber: Er umfasst zusätzlich den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit. Beim Erreichen des Meldebestands wird bestellt, damit der Mindestbestand unangetastet bleibt.

Wie berechnet man den Sicherheitsbestand?

Ein einfacher Ansatz multipliziert den durchschnittlichen Tagesverbrauch mit der Anzahl an Tagen, die als Puffer dienen sollen. Genauere Verfahren berücksichtigen die Schwankung von Verbrauch und Lieferzeit sowie den angestrebten Lieferbereitschaftsgrad. Welcher Ansatz sinnvoll ist, hängt vom Wert und der Bedeutung des Artikels ab.

Was passiert, wenn zu spät bestellt wird?

Dann wird zunächst der Sicherheitsbestand verbraucht, im schlechtesten Fall entsteht eine Fehlmenge. Folgen sind Lieferrückstände, Produktionsunterbrechungen oder Eilbestellungen mit teuren Expresstransporten. Häufen sich solche Fälle, sollten Meldebestand und hinterlegte Lieferzeiten überprüft werden.