Fehlmenge: Fehlbestand, Mindermenge und Ursachen

Was ist eine Fehlmenge?

Eine Fehlmenge ist die Differenz zwischen einer Sollmenge und der tatsächlich verfügbaren oder gelieferten Menge. Der Begriff wird in drei Zusammenhängen verwendet, die sich in Ursache und Folgen unterscheiden:

• Fehlmenge in der Materialwirtschaft: Ein Bedarf, etwa aus einem Kundenauftrag oder einem Fertigungsauftrag, kann aus dem verfügbaren Bestand nicht gedeckt werden. Der Artikel ist nicht oder nicht in ausreichender Menge vorrätig.
• Fehlbestand im Lager: Der physisch vorhandene Bestand ist kleiner als der im Lagerverwaltungssystem gebuchte. Diese Abweichung wird bei der Inventur als Inventurdifferenz sichtbar.
• Fehlmenge bei der Lieferung: Es kommen weniger Packstücke oder Einheiten an, als bestellt, im Lieferschein angegeben oder im Frachtbrief aufgeführt sind. Dafür sind auch die Begriffe Mindermenge und Minderlieferung gebräuchlich.

Das Gegenstück ist die Mehrmenge oder der Überbestand. Beide Abweichungen betreffen die Bestandsgenauigkeit, die im Bestandsmanagement überwacht wird.

Was sind Fehlmengenkosten?

Fehlmengenkosten entstehen, wenn ein Bedarf nicht rechtzeitig gedeckt werden kann. Dazu gehören entgangene Umsätze, Kosten für Eilbeschaffung und Sonderfahrten, Vertragsstrafen und Stillstandskosten in der Produktion. Sie lassen sich schwer genau beziffern, sind aber eine Größe bei der Festlegung von Sicherheitsbeständen: Ein höherer Sicherheitsbestand senkt das Risiko von Fehlmengen und erhöht zugleich die Lagerhaltungskosten.

Wie entsteht ein Fehlbestand im Lager?

Ein Fehlbestand entsteht, wenn physische Bewegungen und Buchungen auseinanderlaufen. Mögliche Ursachen sind:

• Zählfehler oder Verwechslungen im Wareneingang, etwa wenn eine Teillieferung als vollständig gebucht wird
• Fehlgriffe in der Kommissionierung, bei denen der Nachbarartikel oder eine falsche Menge entnommen wird
• Bruch oder verdorbene Ware, die ausgesondert, aber nicht ausgebucht wird
• Diebstahl und Schwund
• Fehlerhafte Stammdaten, zum Beispiel eine falsche Mengeneinheit wie Stück statt Karton
• Umlagerungen, die physisch durchgeführt, aber nicht gebucht werden

Ein Fehlbestand ist besonders störend, weil das System einen Bestand ausweist, der nicht vorhanden ist. Aufträge werden auf diesen Bestand reserviert, eine Nachbestellung wird nicht ausgelöst, und die Lücke fällt erst bei der Entnahme auf.

Wie werden Fehlbestände im Lager aufgedeckt?

Fehlbestände werden durch Inventur gefunden. Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand zu einem Termin gezählt. Bei der permanenten Inventur werden die Lagerplätze über das Jahr verteilt gezählt. Eine Form davon ist die Zählung beim Nulldurchgang: Meldet das System einen leeren Platz, prüft der Mitarbeiter, ob er tatsächlich leer ist. Bei der Stichprobeninventur wird nur ein Teil der Plätze gezählt und mit statistischen Verfahren auf den Gesamtbestand geschlossen. Festgestellte Differenzen werden in der Lagerverwaltung als Inventurdifferenz gebucht. Wichtiger als die Korrektur ist die Suche nach der Ursache, damit sich die Abweichung nicht wiederholt.

Was tun bei einer Fehlmenge bei der Lieferung?

Stellt der Empfänger bei der Anlieferung fest, dass Packstücke fehlen, vermerkt er dies auf dem Abliefernachweis und lässt den Vermerk vom Fahrer gegenzeichnen. Der Vermerk nennt konkret, was fehlt, etwa Anzahl und Art der fehlenden Packstücke. Ein pauschaler Vermerk ohne diese Angaben bezeichnet den Verlust nicht deutlich.

Frachtrechtlich ist eine Fehlmenge ein teilweiser Verlust des Gutes. Für Verlust in der Zeit von der Übernahme bis zur Ablieferung haftet der Frachtführer nach § 425 HGB. Ist der Verlust äußerlich erkennbar und wird er nicht spätestens bei der Ablieferung angezeigt, wird nach § 438 HGB vermutet, dass das Gut vollständig abgeliefert wurde. Für äußerlich nicht erkennbare Verluste gilt eine Frist von sieben Tagen nach Ablieferung. Eine Anzeige nach der Ablieferung ist in Textform zu erstatten.

Ob Ware unterwegs verloren ging oder gar nicht verladen wurde, lässt sich nur klären, wenn die Packstückzahl bei der Übernahme festgehalten wurde, etwa durch Scannen der Packstücke oder durch Abgleich mit der Ladeliste.

Wie lassen sich Fehlmengen vermeiden?

• Scannen statt Tippen: Mobile Datenerfassung mit Barcode an Wareneingang, Umlagerung, Entnahme und Verladung bestätigt jede Bewegung im System.
• Kontrollen in der Kommissionierung: Scan- oder Gewichtskontrollen und eine Packkontrolle vor dem Versand verhindern, dass zu wenig Ware das Lager verlässt.
• Saubere Stammdaten: Mengeneinheiten, Umrechnungsfaktoren und Artikelnummern werden regelmäßig geprüft.
• Sicherheitsbestand und Meldebestand: Gegen Fehlmengen in der Materialwirtschaft schützt ein Sicherheitsbestand, der Schwankungen bei Bedarf und Wiederbeschaffungszeit auffängt.
• Richtige Auftragsdaten: Eine falsch erfasste Menge im Auftrag führt zu Abweichungen, die erst bei der Lieferung auffallen. Eine sorgfältige Auftragserfassung gehört deshalb zur Vermeidung.

Rechtsgrundlagen

• § 425 HGB: Haftung des Frachtführers für Verlust und Beschädigung zwischen Übernahme und Ablieferung
• § 431 HGB: Haftungshöchstbetrag des Frachtführers
• § 438 HGB: Schadensanzeige bei Verlust und Beschädigung, Fristen und Form

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Fehlmenge und Fehlbestand?

Fehlmenge ist der Oberbegriff für jede Menge, die gegenüber einer Sollmenge fehlt, etwa bei einer Lieferung oder bei einem nicht gedeckten Bedarf. Fehlbestand bezeichnet die Differenz zwischen gebuchtem und tatsächlichem Bestand an einem Lagerplatz oder im ganzen Lager.

Wer haftet für eine Fehlmenge beim Transport?

Geht Ware zwischen Übernahme und Ablieferung verloren, haftet der Frachtführer nach § 425 HGB. Die Haftung ist nach § 431 HGB der Höhe nach begrenzt. Bei äußerlich erkennbarem Verlust muss die Fehlmenge spätestens bei der Ablieferung angezeigt werden, sonst wird nach § 438 HGB eine vollständige Ablieferung vermutet.

Was ist eine Inventurdifferenz?

Eine Inventurdifferenz ist die Abweichung zwischen dem bei der Inventur gezählten Bestand und dem Buchbestand. Ist der gezählte Bestand niedriger, liegt ein Fehlbestand vor, ist er höher, ein Überbestand. Die Differenz wird gebucht, damit der Buchbestand wieder dem tatsächlichen Bestand entspricht.

Was sind Phantombestände?

Phantombestände sind Bestände, die im System ausgewiesen werden, physisch aber nicht vorhanden sind. Weil das System die Ware für verfügbar hält, löst es keinen Nachschub aus. Die Lücke zeigt sich erst, wenn ein Kommissionierer den Platz leer vorfindet.