Zollprüfung: Außenprüfung, Beschau und Ablauf

Was ist eine Zollprüfung?

Zollprüfung ist der Oberbegriff für Kontrollen, mit denen der Zoll prüft, ob Waren richtig angemeldet und Abgaben richtig erhoben wurden. Rechtsgrundlage ist der Zollkodex der Union (UZK). Die Zollbehörden wählen Kontrollen vor allem auf Grundlage einer Risikoanalyse aus. Zeitlich lassen sich zwei Formen unterscheiden:

• Prüfung bei der Abfertigung: vor der Überlassung der Ware, nach Art. 188 UZK. Dazu gehören die Prüfung der Anmeldung und der Unterlagen, die Beschau der Ware und die Entnahme von Proben.
• Nachträgliche Zollprüfung: nach der Überlassung, nach Art. 48 UZK. Findet sie im Unternehmen statt, wird sie als Zoll-Außenprüfung oder Betriebsprüfung Zoll bezeichnet.

Daneben prüft die Zollverwaltung auch außerhalb des Zollrechts, etwa bei der Außenwirtschaftsprüfung zum Exportkontrollrecht oder durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Diese Prüfungen folgen eigenen Regeln.

Was passiert bei einer Zollbeschau?

Bei der Verzollung über das IT-Verfahren ATLAS entscheidet der Zoll, ob eine Anmeldung ohne Prüfung angenommen, nur anhand der Unterlagen geprüft oder die Ware beschaut wird. Bei der Beschau kontrolliert der Zoll, ob Art, Menge, Beschaffenheit und gegebenenfalls Ursprung der Ware mit der Anmeldung übereinstimmen. Er kann Proben nehmen und weitere Unterlagen verlangen, etwa Handelsrechnung, Packliste oder Präferenznachweis. Die Ware muss dafür am Amtsplatz, am Terminal oder an einem zugelassenen Ort zugänglich bereitstehen. Bis zur Überlassung darf sie nicht ausgeliefert werden, was die Zustellung verzögern kann.

Wie läuft eine Zollprüfung im Unternehmen ab?

1. Prüfungsanordnung: Das Hauptzollamt kündigt die Prüfung schriftlich an. Die Anordnung nennt unter anderem Prüfungsgegenstand, Prüfungszeitraum und Beginn. Aus wichtigem Grund kann eine Verschiebung beantragt werden.
2. Prüfung: Die Prüfer des Prüfungsdienstes weisen sich aus und sehen Zollanmeldungen, Buchhaltung, Verträge, Rechnungen und Daten ein.
3. Schlussbesprechung: Ergeben sich Änderungen, werden die Feststellungen besprochen (§ 201 AO).
4. Prüfungsbericht: Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten (§ 202 AO). Auf dieser Grundlage erlässt das Hauptzollamt gegebenenfalls Bescheide über Nacherhebung oder Erstattung.

Nach Art. 48 UZK darf der Zoll nicht nur beim Anmelder prüfen, sondern bei allen Personen, die an den Vorgängen geschäftlich beteiligt sind oder die Unterlagen aus geschäftlichen Gründen besitzen. Dazu können auch Speditionen gehören.

Was wird bei einer Zollprüfung kontrolliert?

• Einreihung in den Zolltarif, also die richtige Zolltarifnummer auf Basis des HS-Codes, gegebenenfalls abgesichert durch eine verbindliche Zolltarifauskunft
• Zollwert als Bemessungsgrundlage für den Einfuhrzoll, einschließlich Beförderungskosten bis zur EU-Grenze
• Ursprung und Präferenzen, etwa die Richtigkeit einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder einer Ursprungserklärung
• Einhaltung von Bewilligungen, zum Beispiel für Zolllager, Vereinfachungen oder den Status als AEO
• Vollständigkeit und Aufbewahrung der Unterlagen

Welche Rolle spielt die Spedition bei einer Zollprüfung?

Speditionen können Zollanmeldungen als Vertreter ihrer Kunden abgeben. Bei direkter Vertretung handeln sie in fremdem Namen, Anmelder ist der Kunde. Bei indirekter Vertretung handeln sie im eigenen Namen und werden selbst Zollschuldner neben dem Kunden. Fehler in Warenbeschreibung, Wert oder Tarifnummer fallen dann auch auf die Spedition zurück. Viele dieser Angaben stammen aus dem Transport- oder Zollauftrag. Deshalb sollte die Auftragserfassung zollrelevante Daten vollständig übernehmen und Rückfragen beim Kunden dokumentieren. Nach Art. 51 UZK sind die Unterlagen mindestens drei Jahre aufzubewahren, bei Überlassung in den zollrechtlich freien Verkehr oder bei der Ausfuhr gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Anmeldung angenommen wurde. Längere steuer- und handelsrechtliche Fristen gelten daneben.

Wie bereitet man sich auf eine Zollprüfung vor?

• Zuständigkeiten festlegen und einen Ansprechpartner für die Prüfer benennen
• Unterlagen für den Prüfungszeitraum vollständig und geordnet bereitstellen, auch elektronische Daten
• Stammdaten wie Tarifnummern und Ursprungsangaben vorab stichprobenartig prüfen
• den Bericht der letzten Prüfung und die daraus abgeleiteten Maßnahmen bereithalten
• bei Hinweisen auf Fehler früh steuerlichen oder zollrechtlichen Rat einholen

Häufige Fragen

Wie oft prüft der Zoll ein Unternehmen?

Einen festen Turnus gibt es nicht. Der Zoll wählt Unternehmen und Vorgänge vor allem nach Risikogesichtspunkten aus. Inhaber von Bewilligungen wie dem AEO-Status werden zusätzlich daraufhin überwacht, ob die Voraussetzungen weiter erfüllt sind.

Kann der Zoll unangekündigt prüfen?

Die Zoll-Außenprüfung im Unternehmen wird grundsätzlich mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung angekündigt. Ist der Prüfungszweck gefährdet, kann die Anordnung auch erst bei Beginn der Prüfung ausgehändigt werden. Kontrollen bei der Abfertigung, etwa eine Beschau, finden dagegen im Rahmen der Prüfung der jeweiligen Zollanmeldung statt.

Wie lange müssen Zollunterlagen aufbewahrt werden?

Nach Art. 51 UZK mindestens drei Jahre. Bei Überlassung in den zollrechtlich freien Verkehr oder bei der Ausfuhr beginnt die Frist mit dem Ende des Jahres, in dem die Zollanmeldung angenommen wurde. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen können länger sein und gelten zusätzlich.

Was passiert, wenn bei der Zollprüfung Fehler festgestellt werden?

Zu wenig erhobene Abgaben werden nacherhoben, zu viel gezahlte können erstattet werden. Besteht der Verdacht einer Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit, kann zusätzlich ein Straf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet werden.